Background

L’absence d’un système complet et intégré d’enregistrement des faits d’état civil a été et reste une entrave aux efforts de développement, empêchant le Cameroun d’améliorer l’efficacité de ses services publics et de disposer des données nécessaires pour alimenter les programmes de développement liés aux Objectifs de Développement Durable (ODD), définis lors de l’Assemblée Générale de l’ONU en septembre 2015.

Relativement au contexte camerounais, l’offre de service en matière d’état civil semble ne pas donner entièrement satisfaction, les usagers n’y recourant que de manière accidentelle, sans chercher outre mesure à s’approprier les enjeux qui s’y rapportent. Face à une telle situation le Gouvernement du Cameroun, à la suite d’une étude diagnostic sur son système d’état civil, a mis sur pied le Programme de Réhabilitation de l’Etat Civil du Cameroun (PRE2C) qui a jeté les bases juridiques et organisationnelles pour un nouveau système, et a érigé la mise en œuvre des principes du Programme Africain d’Amélioration Accélérée d’Enregistrement et de Production des Statistiques des Faits d’état Civil comme une priorité nationale.

A cet effet, le Président de la République a promulgué la Loi n°2011/011 modifiant et complétant certaines dispositions de l’Ordonnance n°81-02 du 29 juin 1981 portant organisation de l’état civil et diverses dispositions relatives à l’état des personnes physiques. Cette Loi apporte d’importantes innovations dans le système national de l’état civil, tant au niveau de l’état des personnes qu’au niveau institutionnel. Le Bureau National de l’Etat Civil (BUNEC), Etablissement Public Administratif, est désormais la cheville ouvrière du nouveau système d’état civil dont l’organisation et le fonctionnement ont été fixés par le Décret n°2013/031 du 13 février 2013 du Président de la République, dont les activités ont été lancées en 2016.

Dans l’exercice de ses missions statutaires et la réalisation de ses activités visant la réforme de l’état civil, des institutions internationales, les services de coopération bilatérale, les Partenaires Techniques et Financiers, notamment le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) ont décidé d’accompagner le BUNEC. Ainsi, le PNUD a reçu de la République du Japon un financement destiné à la mise en œuvre du Projet « Legal Identity for All » s’exécutant sur une durée de douze mois, dans huit (08) communes de la Région de l’Extrême-Nord, il dispose de six composantes dont la dernière est relative à l’intégration du système d’état civil avec celui de la gestion de l’identité assuré par la Délégation Générale à la Sûreté Nationale.

Duties and Responsibilities

L’équipe technique du Projet mise en place au niveau de Yaoundé et les experts du PNUD siégeant dans le cadre de cette activité seront chargés d’accompagner le consultant dans la réalisation de sa prestation. A cet effet, elle aura pour missions de:

  • Valider la méthodologie proposée par le consultant;
  • Assurer le cadrage méthodologique de l’activité;
  • Faciliter l’accès aux données disponibles au niveau des institutions publiques requises pour la bonne réalisation de l’activité;
  • Assurer le suivi et la bonne exécution de la mission;
  • Prendre en charge les frais de prestation du consultant chargé de réaliser l’activité;
  • Veiller au respect des délais contractuels.

Résultats attendus:

  • Le système d’information définissant les mécanismes d’interopérabilité entre le système de l’état civil (BUNEC) et de l’identité (DGSN) est formalisé ;
  • Le processus de partage du fichier de l’état civil détenu par la DGSN est connu;
  • Les modalités de mise sur pied d’une base de données commune sont connues;
  • La volumétrie de la base des données d’état civil détenue par la DGSN est connue;
  • Les champs indexés des actes de naissance de la base de données présents à la DGSN sont répertoriés;
  • Les différents scénarios d’authentification des actes d’état civil à travers les services de l’identité de la DGSN au BUNEC sont connus et formalisés;
  • La durée moyenne d’authentification ainsi que l’impact sur la validité du récépissé de la CNI sont connus;
  • Le coût de la mise en œuvre et de l’animation de la plateforme de l’interopérabilité entre le BUNEC et la DGSN est connu.

Livrables attendus:

  • Une note méthodologique pour la réalisation de l’étude;
  • Le calendrier de déroulement de la prestation;
  • Le rapport final de l’étude incluant
    • Le document d’analyse et de conception de l’interopérabilité des deux systèmes;
    • La conception de la base de données d’interopérabilité;
    • Les TDR pour le recrutement d’un consultant qui sera en charge de la mise en œuvre de l’interopérabilité. 
    • Présentation PowerPoint résumant le rapport.

Méthodologie:

Pour la réalisation de cette consultation, le consultant va travailler sous la coordination de l’équipe technique mise en place par le Projet pour suivre et valider les différents résultats (intermédiaires et final). 

Les principales étapes de la réalisation de ladite consultation porteront entre autres sur:

  • L’élaboration d’une note méthodologique pour la réalisation de la consultation;
  • La validation de la note méthodologique par l’équipe technique;
  • La collecte des différentes données;
  • La présentation et la validation de l’étude.

Competencies

Corporate:

• Démontre l'intégrité en modélisant les valeurs et les normes éthiques des Nations Unies;

• Promeut la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD

• Affiche la sensibilité et l'adaptabilité de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d'âge

• Traite toutes les personnes de façon équitable sans favoritisme

Technique:

  • Exécuter de façon efficace et efficiente les activités visant l’atteinte du résultat final escompté;
  • Être motivé et démontrer une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre;
  • Être capable d’exécuter plusieurs tâches en même temps et de travailler sous pression et sans préavis;
  • Avoir une expérience professionnelle d’au moins 05 années dans le domaine de la mise sur pied des systèmes d’information;
  • Justifier de l’assistance d’une expertise sur les questions et problématiques juridiques notamment en matière d’état civil, de préservation et de sécurisation de la nationalité camerounaise;
  • Avoir des connaissances du système des Nations Unis en général et du PNUD en particulier;
  • Avoir une forte capacité d’écoute et disposer d’une aptitude à faire des analyses, des synthèses et à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives;
  • Avoir une capacité à planifier et à organiser son propre travail dans le respect des délais;
  • Disposer d’excellentes capacités rédactionnelles et de production de documents de qualité;
  • Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique et des Logiciels sous Office;
  • Démontrer de bonnes aptitudes en communication écrite et orale.
  • Démontrer de la rigueur dans le travail ainsi qu’une grande disponibilité et flexibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.

Communication : Excellentes compétences rédactionnelles et de communication orale particulièrement des présentations PowerPoint.

Professionnalisme:

  • Aptitude démontrée dans la réflexion analytique et synthétique;
  • Excellentes capacités d'organisation, de rédaction et de rapportage;
  • Capacité de travailler de façon autonome, planifier, hiérarchiser et livrer les tâches dans les délais impartis;
  • Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collaborateurs, les partenaires nationaux et internationaux ainsi que toutes personnes ressources, autres acteurs clés et parties prenantes impliqués dans l’exécution des travaux de la mission de consultation.

Travail en équipe:

  • Ouverture d’esprit et capacité à recevoir/intégrer les feedbacks;
  • Capacité à travailler sous pression;
  • Capacité à travailler dans un environnement multiculturel, sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité.

Required Skills and Experience

Education :

  • Être titulaire d’un BAC + 5 (Master 2 ou diplôme équivalent) dans la conduite des projets informatiques, Système d’Information ou Analyse et Conception des données.

Expériences professionnelles :

  • Avoir une expérience professionnelle avérée d’au moins 05 années dans le domaine de la mise sur pied des systèmes d’information;
  • Justifier de l’assistance d’une expertise sur les questions et problématiques juridiques notamment en matière d’état civil, de préservation et de sécurisation de la nationalité camerounaise; 
  • Avoir une bonne expérience dans l’élaboration des études similaires d’envergure nationale.
  • Avoir effectué au moins deux (02) similaires d’évaluation au niveau national, régional ou international;
  •  Avoir une connaissance des règles et procédures du PNUD en matière d’évaluation et /ou avoir effectué une mission d’évaluation pour le PNUD serait un atout;

Langue :

  • Parfaite maîtrise de la langue française (écrit et oral)
  • Familiarité avec l’anglais est un atout.

Informatique : maîtrise des logiciels sous Office. 

COMPOSITION DU DOSSIER DE SOUMISSION

Une proposition technique incluant obligatoirement :

  • Une lettre de motivation adressée au Représentant Résident du PNUD au Cameroun;
  • Les contacts (adresse mail et téléphone) de trois personnes de références pouvant témoigner de vos qualités professionnelles et morales;
  • Une note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les motivations de la candidature;
  • Justifier de l’assistance d’une expertise sur les questions et problématiques juridiques notamment en matière d’état civil, de préservation et de sécurisation de la nationalité camerounaise;
  • Une brève présentation de l’approche méthodologique et de l’organisation de la mission envisagée
  • Un curriculum vitae.

Une offre financière incluant : les honoraires du/de la consultant(e), précisant, sur la base de l’approche forfaitaire, le montant des indemnités journalières, le nombre de jours de travail prévus, sur la base de produits/livrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs), même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat.

CRITERE D"EVALUATION

L’évaluation des offres se déroule en deux temps. L’évaluation des propositions techniques est achevée avant l’ouverture et la comparaison des propositions financières.

La proposition technique sera évaluée sur son degré de réponse par rapport aux termes de référence et sur la base des critères suivants:

Notation de l’offre technique (100 points)

  • Détenir un diplôme d’études supérieures BAC+5 en système d’information, conduite et gestion des projets informatique (20 points);
  • Soumettre un dossier technique complet de qualité, cohérente, pertinente et en adéquation avec les Termes de Référence de la consultation (15 points);
  • Justifier de 5 ans au minimum d’expérience professionnelle avérée dans les domaines liés à la mise sur pied des systèmes d’information (30 points);
  • Justifier de la mise en place d’un système d’information décisionnel (15 points);
  • Justifier avoir effectué au moins deux études (02) similaires d’évaluation au niveau national, régional ou international (10 points);
  • Justifier de l’assistance d’une expertise sur les questions juridiques notamment en matière d’état civil, de préservation et de sécurisation de la nationalité camerounaise (10 points);

 Modalite de paiement des honoraires:

Les modes de paiement seront les suivants:

  • 30% à la remise du Rapport initial relatif à l’approche méthodologique (y compris le plan de travail détaillé et le calendrier de la mission);
  • 30% à la remise du rapport du Rapport provisoire de l’évaluation
  • 40 % à la remise de la version finale validée du Rapport d’évaluation intégrant les contributions (commentaires, remarques, amendements) émanant de l’équipe de la Coordination Nationale Climat et du PNUD.