Assistant Finances


Location : Dakar, SENEGAL
Application Deadline :25-Mar-21 (Midnight New York, USA)
Additional Category :Management
Type of Contract :FTA Local
Post Level :GS-5
Languages Required :
English   French  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
15-May-2021
Duration of Initial Contract :1 year renewable, subject to satisfactory performance and funding
Expected Duration of Assignment :1 year renewable, subject to satisfactory performance and funding

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background

Sous l’autorité du Directeur Régional de l’ONUDC pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre et sous la supervision directe du Chargé des Opérations, l’Assistant(e) Financier(ère) fournit des services financiers de qualité, veille à l'exactitude et la cohérence des transactions. L'Assistant(e) Financier(ère) favorise une approche axée sur le client conformément aux règles et procédures de l’ONUDC.


Duties and Responsibilities

L’Assistant(e) Financier(ère) aura pour tâche le suivi de tous les projets de l’ONUDC en Afrique de l’Ouest et du Centre ayant reçus des fonds de la part de donateurs spécifiquement établis. Il/Elle contribuera également aux activités quotidiennes de l’Unité Finances du Bureau Régional.

Résumé des fonctions clés :

  • Mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière
  • Support de la Comptabilité et administratif
  • Gestion de la trésorerie des Projets suivis
  • Renforcement et partage des connaissances
  1. Assure la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière, en veillant à l’atteinte du résultat suivant :  
  2. La conformité des processus financiers et des dossiers financiers aux règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies et de l’ONUDC.
  3. Apporte un appui comptable et administratif aux Projets suivis, en veillant à l’atteinte des résultats suivants :
  4. Maintenir un système de contrôle des dépenses internes ;
  5. Exécuter toutes les tâches administratives nécessaires au déboursement des fonds liés aux contributions des donateurs spécifiquement établis ;
  6. Contrôler et enregistrer toutes les dépenses liées aux projets de l’ONUDC financés par ces donateurs, en veillant à leur correcte attribution selon les termes des accords de financement ;
  7. Etablir un système d’archivage des documents financiers pour chaque projet suivi ;
  8. Aider à la préparation de tous les rapports financiers requis par la mise en œuvre des projets suivis ;
  9. Tenir informer les Coordinateurs de Projets sur l’état de financement et de déboursement des projets suivis.
  10. Contribuer aux activités quotidiennes de l’Unité Financière de l’ONUDC ;
  1. Assure le bon fonctionnement du système de gestion de trésorerie, en veillant à l'atteinte des résultats suivants:
  1. Revoir, en temps opportun, les décaissements de fonds assignés au personnel dans le cadre des activités de projets et s’assurer que les documents comptables requis soient soumis pour réconciliation.
  2. Gérer la petite caisse et soumettre mensuellement un rapport financier sur la situation des décaissements;
  3. Préparer rapidement et de manière précise les rapprochements bancaires.
  4. Initier les virements bancaires.
  5. Supporte le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, en veillant à l’atteinte des  résultats suivants:
  6. Participer aux formations pour le personnel des Projets
  7. Contribuer aux réseaux et communautés d’échange des pratiques et connaissances.
  8. Exécuter toute autre tâche fixée dans le domaine d’expertise.

Impact des resultats

Les résultats clés ont un impact sur l'exécution de la gestion des services financiers des Projets de l’ONUDC, en termes de qualité et de précision du travail. L’enregistrement des données exactes et la présentation des informations financières ainsi qu’une approche axée sur le client renforcent les capacités de l’ONUDC à gérer efficacement les ressources financières.


Competencies

COMPETENCES FONCTIONNELLES :

Etablir des partenariats

Niveau 1.1: Maintien des informations et des bases de données

  1. Suivi et rapports sur les ressources mobilisées.

Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

Niveau 1.1: Recherche et analyse de base

  1. Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage de l'apprentissage et des connaissances.

Connaissance du Travail / Expertise Technique

Niveau 1.1: Connaissances fondamentales des processus, méthodes et procédures

  1. Comprend les principaux processus et méthodes de travail liés à la position (gestion des ressources financières) ;
  2. Avoir des connaissances de base des politiques et procédures organisationnelles liées à la gestion des ressources financières et les applique de manière consistante dans l’exécution de ses fonctions ;
  3. S’efforce de maintenir à jour ses connaissances de la fonction, par l'étude et d'autres moyens d'apprentissage ;
  4. Démontre de très bonnes connaissance des outils informatiques et utilisation des logiciels multimédia, ainsi que d’autres applications.

Promouvoir le changement et développement organisationnel

Niveau 1.1: Présentation des informations sur les meilleures pratiques du changement organisationnel

  1. Aptitudes à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

Concevoir et mettre en œuvre des systèmes de gestion

Niveau 1.1: Collecte des données et mise en œuvre des systèmes de gestion

  1. Utilise des bases de données et autres systèmes de gestion de l'information ;
  2. Fait des recommandations relatives aux procédures et la mise en œuvre des systèmes de gestion du travail.

Orientation axée sur le client

Niveau 1.1: entretenir des relations efficaces avec les clients

  1. Reporte régulièrement aux clients internes et externes;
  2. Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre, dans les délais, aux besoins des clients ;
  3. Répond rapidement aux besoins des clients rapidement.

Promouvoir la responsabilité et la gestion axées sur les résultats

Niveau 1.1: Collecte et diffusion de l'information

  1. Maintien des bases de données ;
  2. Prépare dans les délais les données à rapporter.

COMPETENCES CORE :

Professionnalisme : Bonne connaissance de la gestion financière ; Sens éthique fort ; Capacité à porter un bon jugement et à prendre les décisions permettant l’atteinte des objectifs.

Planification et Organisation : Capable d’établir des priorités et de planifier ; Coordonner et suivre les plans de travail ; Prioriser les besoins selon les exigences et capacité à travailler avec des délais courts.

Communication : Capable de rédiger de manière claire et concise et à communiquer de façon effective, y compris en ce qui concerne la rédaction de rapports.

Travail d’équipe : Compétences interpersonnelles prouvée et aptitudes à établir et à maintenir des relations de travail effectives avec des personnes dans un environnement multiculturels et multiethnique, avec un respect pour la diversité ; Habilité à rester calme en toutes circonstances.


Required Skills and Experience

Education :

  • Diplôme de niveau secondaire en Comptabilité, Administration publique ou dans d’autres domaines pertinents.

Expérience Professionnelle :

  • Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle, de préférence dans un environnement international, dans les domaines de la comptabilité ou de l’administration financière. Une expérience professionnelle antérieure dans le système des Nations Unies est considérée comme un atout fort.
  • Expérience du système Atlas et du système Umoja de l’ONUDC considérée comme un atout.

Connaissances technologiques :

  • Maîtrise de l’informatique et de l’utilisation de logiciels et autres applications pertinentes, telles les logiciels de calcul, de graphique, de tableur et autres applications statistiques, Internet, etc.

Langues :

  • Les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies sont l’anglais et le français. Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français est exigée.
  • Une bonne compréhension de l’anglais est également requise.



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