Chargé(e) National(e) de l’Administration et des Approvisionnements


Location : DAKAR, SENEGAL
Application Deadline :15-Apr-21 (Midnight New York, USA)
Time left :2d 8h 43m
Type of Contract :FTA Local
Post Level :NO-C
Languages Required :
English   French  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
01-Jun-2021
Duration of Initial Contract :12 mois (renouvelables si fonds disponibles)


UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background

1. CONTEXTE

Le Bureau pour la coordination des affaires humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance.

Le Bureau régional de OCHA pour l’Afrique de l’ouest et du centre (ROWCA) est basé à Dakar, au Sénégal, depuis novembre 2003. Sa zone de couverture comprend au total vingt-quatre pays dont certains disposent d’un bureau de pays OCHA (Burkina Faso, Burundi, Cameroun, Mali, Niger, Nigeria, République centrafricaine, République démocratique du Congo et Tchad), tandis que le reste n’a pas de présence OCHA permanente. Le Bureau régional basé à Dakar est susceptible d’intervenir dans tous les pays sous sa zone de couverture.

Dans la région, OCHA fournit des services de coordination pour renforcer la réponse stratégique à la crise humanitaire dans la région. OCHA coordonne l'action humanitaire pour veiller à ce que les personnes touchées par la crise reçoivent l'assistance et la protection dont elles ont besoin. Il soutient les États et équipes humanitaires pays dans les activités de préparation et de réponse aux crises et accroît les capacités des bureaux pays. OCHA s’engage également avec les gouvernements, les partenaires extérieurs et les organisations régionales, comme la CEDEAO et la CEEAC, en vue de développer et de favoriser les réseaux régionaux de coordination. Le bureau régional s’exprime au nom des personnes les plus touchées par les crises humanitaires dans la région, et réalise un important travail de sensibilisation et de plaidoyer. 

L’Unité Administration et Finance est le service en charge des opérations à OCHA ROWCA. Elle apporte un soutien opérationnel à toutes les autres unités du bureau régional, ainsi qu’aux bureaux pays de la sous-région. Elle participe à l’élaboration des stratégies opérationnelles de déploiements et d’intervention d’urgence.

Dans le cadre de la nouvelle délégation d’autorité d’OCHA en Procurement, il a été assigné un rôle de « Buyer » à ROWCA avec les fonctions de Buyer, Buyer Supervisor et Buyer Approver. Le plafond actuel pour ces acquisitions autorisées en « High Value Procurement » est de 50.000 USD.

2. CONTEXTE ORGANISATIONNEL ET RAPPORTS HIERARCHIQUES

Le/la Chargé(e) national(e) de l’Administration et des Approvisionnements travaillera à l’Unité Administration du Bureau régional OCHA qui couvre le bureau de Dakar et les autres bureaux de la sous-région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre, et rendra compte au Chef de l'Unité et à la hiérarchie des Buyers à Genève.

Le/La titulaire du poste sera principalement en charge des activités qui se rapportent à l’administration de ROWCA et à la gestion des achats en « High Value Procurement » telles que décrites ci-dessous, et supervisera les tâches du personnel d’appui de l’Administration et des Achats. Il/Elle collaborera étroitement avec le Chef de l’Unité pour la résolution de problèmes complexes relatifs à la gestion administrative, au suivi des autres bureaux, etc.

Il/Elle promouvra une éthique de services axée sur la satisfaction du client tout en respectant les règles, règlements et procédures des Nations Unies.


Duties and Responsibilities

FONCTIONS ET RESPONSABILITES

Le/la Chargé(e) national(e) de l’Administration et des Approvisionnements assurera spécifiquement les responsabilités suivantes :

  • Contribuer à la mise en place des règles et procédures visant à assurer une gestion efficiente des ressources de l’organisation ;
  • Rechercher et recommander des solutions réalistes et conformes aux règles et procédures en vigueur aux Nations Unies, en vue d’améliorer en permanence le rendement des services financiers de l’organisation.
  • Assurer le bon archivage et la mise à jour régulière des règles et procédures financières en vigueur dans le cadre des fonctions liées aux approvisionnements. 
  • Assister à la mise en œuvre des recommandations faites par les auditeurs.
  • Planifier, élaborer et gérer tous les aspects d'approvisionnement et contractuels des projets de grande complexité liés à l'approvisionnement régional d'OCHA en services et produits divers (par exemple, technologies de l'information, équipements et instruments électroniques, véhicules, médicaments, denrées alimentaires, matériaux d'entretien des bâtiments, fournitures de bureau, construction, meubles, etc.), en tenant compte des conditions économiques et des réalités locales- Conseiller les unités requérantes et les entités bénéficiaires sur toute la gamme des problèmes d'approvisionnement, en fournissant un soutien et des conseils à toutes les étapes du cycle d'approvisionnement.
  • Formuler des stratégies et concevoir des solutions innovantes pour résoudre les problèmes / conflits pour les projets d'approvisionnement complexes.
  • Établir et maintenir un programme de travail et un calendrier pour les contrats en cours et les nouveaux projets.
  • Signer les commandes d'achat jusqu'à la limite autorisée selon la délégation d’autorité et, dans le cas où le montant dépasse le pouvoir de signature autorisé, transférer les soumissions pour examen et approbation par les fonctionnaires autorisés.
  • Effectuer des études de marché pour se tenir au courant des développements du marché ; rechercher et analyser des données statistiques et des rapports de marché sur la situation mondiale des produits de base, les modes de production et la disponibilité des biens et services. 
  • Identifier les nouvelles technologies et les nouveaux produits / services, évaluer et recommander les sources d'approvisionnement potentielles et participer à l'intégration des résultats de la recherche dans le programme d'approvisionnement. 
  • Superviser le respect des accords contractuels, recommander des modifications et des extensions de contrats, et conseiller les parties concernées sur les droits et obligations contractuels. 
  • Préparer divers documents, contrats, communications, lignes directrices, instructions, etc. liés à l'approvisionnement.
  • Prendre en charge la préparation de divers rapports selon les besoins de la hiérarchie.
  • Fournir des conseils et superviser/former le personnel nouveau / débutant.
  • Assurer la supervision des Assistants/Associés Administratifs du bureau ROWCA ;
  • Assurer le back-up du Chargé National de l’Administration et des ressources humaines de ROWCA en son absence ;
  • Assurer l’intérim du Chef de l’Unité Administration et Finances en son absence ;
  • Effectuer toute autre tâche demandée par le Chef d’Unité Administration et Finances ou par le Chef du Bureau Régional, ou par la hiérarchie des Buyers à Genève.


Competencies

4. VALEURS et COMPETENCES-CLES / TECHNIQUES

Valeurs fondamentales :

  • Intégrité
  • Professionnalisme
  • Respect de la diversité

Compétences-clés :

  •  Aptitude à la communication
  •  Esprit d’équipe
  •  Aptitude à planifier et à organiser
  •  Sens des responsabilités
  •  Créativité
  •  Souci du client
  •  Volonté de perfectionnement
  •  Ouverture à la technologie

Compétences techniques :

  • Bonne maitrise de l’ERP SAP/UMOJA ;
  • Bonne connaissance des règles administratives et financières en vigueur aux Nations Unies ;
  • Rigueur dans la gestion des ressources, biens, équipements, matériels de bureau et des bâtiments en s’appuyant scrupuleusement sur les règles et procédures édictées en la matière.
  • Bonne connaissance du Manuel de Procurement UN. 


Required Skills and Experience

5. QUALIFICATIONS DE RECRUTEMENT

  • Etre titulaire d’un diplôme universitaire :
  • Master+ 5 ans d’expérience et/ou
  • Licence + 6 ans d’expérience et/ou
  • Baccalauréat + 7 ans d’expérience
  • de préférence en Administration des Affaires, Comptabilité, Finance ou Gestion des Entreprises ou des projets. Un diplôme universitaire (Master) dans un autre domaine sera considéré en cas d’une expérience pertinente de gestion d’au moins 4 ans.
  • Avoir au moins 2 années d'expérience pertinente au niveau national ou international dans le domaine de l’Administration dans une agence des Nations Unies ou dans une ONG internationale.
  • Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Access, Excel, Word, Powerpoint, etc)
  • Une bonne connaissance du système des Nations Unies serait souhaitable.
  • Une bonne connaissance de l’ERP SAP est indispensable.
  • Une connaissance de l’ERP UMOJA serait souhaitable.
  • Avoir au moins un certificat ou diplôme en « Procurement ».
  • Etre capable de travailler dans un environnement sous pression.
  • Etre de nationalité Sénégalaise.

6. LANGUES

  • Maîtrise du Français, écrit et parlé.
  • Maîtrise de l’Anglais, écrit et parlé.

7. CANDIDATURES

Les personnes intéressées enverront leurs dossiers de candidature (lettre de motivation + formulaire P.11 entièrement rempli et signé) à l’adresse suivante : http://jobs.undp.org.

Les candidatures féminines sont encouragées.

Les dossiers de candidatures reçus après la date limite de dépôt ne seront pas acceptés.
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

NB : Merci de noter que OCHA est dans un environnement non-fumeur.



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