Associé/e Finances


Location : DAKAR, SENEGAL
Application Deadline :15-Apr-21 (Midnight New York, USA)
Time left :3d 15h 54m
Type of Contract :FTA Local
Post Level :GS-7
Languages Required :
English   French  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
01-Jun-2021
Duration of Initial Contract :12 mois (renouvelables si fonds disponibles)


UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background

1. CONTEXTE

Le Bureau pour la coordination des affaires humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance.
Le Bureau régional de OCHA pour l’Afrique de l’ouest et du centre (ROWCA) est basé à Dakar, au Sénégal, depuis novembre 2003. Sa zone de couverture comprend au total vingt-quatre pays dont certains disposent d’un bureau de pays OCHA (Burkina Faso, Burundi, Cameroun, Mali, Niger, Nigeria, République centrafricaine, République démocratique du Congo et Tchad), tandis que le reste n’a pas de présence OCHA permanente. Le Bureau régional basé à Dakar est susceptible d’intervenir dans tous les pays sous sa zone de couverture.
Dans la région, OCHA fournit des services de coordination pour renforcer la réponse stratégique à la crise humanitaire dans la région. OCHA coordonne l'action humanitaire pour veiller à ce que les personnes touchées par la crise reçoivent l'assistance et la protection dont elles ont besoin. Il soutient les États et équipes humanitaires pays dans les activités de préparation et de réponse aux crises et accroît les capacités des bureaux pays. OCHA s’engage également avec les gouvernements, les partenaires extérieurs et les organisations régionales, comme la CEDEAO et la CEEAC, en vue de développer et de favoriser les réseaux régionaux de coordination. Le bureau régional s’exprime au nom des personnes les plus touchées par les crises humanitaires dans la région, et réalise un important travail de sensibilisation et de plaidoyer. 
L’Unité Administration et Finance est le service en charge des opérations à OCHA ROWCA. Elle apporte un soutien opérationnel à toutes les autres unités du bureau régional, ainsi qu’aux bureaux pays de la sous-région. Elle participe à l’élaboration des stratégies opérationnelles de déploiements et d’intervention d’urgence.

2. CONTEXTE ORGANISATIONNEL ET RAPPORTS HIERARCHIQUES

L’Associé/e Finances travaillera à l’Unité Administration et Finances du Bureau régional OCHA qui couvre le bureau de Dakar ainsi que d’éventuels HATs, et rendra compte à l’Analyste Financier/ère.
Le/La titulaire du poste sera principalement en charge des activités qui se rapportent à la gestion des ressources financières telles que décrites ci-dessous. Il travaillera sous la supervision directe de l’Analyste Financier/ère  et en étroite collaboration avec le Chef de l’Unité Administration et Finances pour la résolution de problèmes relatifs à la gestion financière, au monitoring budgétaire de ROWCA, et apportera son appui pour la résolution des problèmes rencontrés par les bureaux pays dans le domaine de la finance.
Il/Elle promouvra une éthique de services axée sur la satisfaction du client tout en respectant les règles, règlements et procédures des Nations Unies.


Duties and Responsibilities

3. FONCTIONS ET RESPONSABILITES

L’Associé/e Finances s’acquittera des tâches suivantes :

  • Procéder aux paiements des factures dans UMOJA (création de MIR7, MIR4) ;
  • Créer des MIGO (goods received) dans UMOJA ;
  • Préparation des demandes de paiements par autorisation financière à la réception des documents requis, à envoyer au Pnud
  • Procéder aux reversements en espèces et par chèques dans le compte du PNUD (gestion des deposits) en préparant toute la documentation à envoyer au Pnud ;
  • Effectuer un classement régulier des dossiers de travail, physique et électronique ;
  • Assister à la préparation du budget en rapport avec le planning des activités et les règles et procédures financières en vigueur ;
  • Apporter un appui à l’élaboration des demandes d’autorisations financières trimestrielles en rapport avec le budget approuvé ;
  • Assister au monitoring des dépenses en rapport avec les autorisations financières approuvées tout en s’assurant que les transactions financières sont conformes aux règles et procédures financières des Nations Unies ;
  • Mettre en œuvre des activités planifiées et budgétisées ;
  • Assister à la préparation des rapports financiers requis par le Chef d’Unité ;
  • Appuyer Assistants Administratifs et Financiers des HATs et des Country Offices en vue d’une gestion efficiente des autorisations financières mises à leurs dispositions ;
  • Assister à l’appui fourni aux Responsables des Programmes en vue de l’élaboration des projets de budget répondant aux normes requises au sein de l’organisation ;
  • Gérer la petite caisse de ROWCA ainsi qu’assister les petites caisses des HATs en s’assurant de leur ouverture, de leur fonctionnement optimal et de leur clôture dans le respect des règles et procédures en vigueur 
  • Vérifier mensuellement les IOVs du Bureau de Dakar et des HATs en collaboration avec le PNUD et faire des propositions de correction pour les anomalies éventuelles relevées ; 
  • Apporter un appui à la vérification périodique des tableaux de suivi budgétaires tenus par les Assistants Financiers des HATs ; Analyser hebdomadairement la consommation budgétaire du Bureau Régional en relevant les points saillants nécessitant une prise de décision du Chef de l’Unité Administration et Finances ;
  • Rechercher des solutions réalistes et conformes aux règles et procédures en vigueur aux Nations Unies, en vue d’améliorer en permanence le rendement des services financiers de l’organisation ;
  • Procéder à l’archivage et la mise à jour régulière des règles et procédures financières en vigueur ;
  • Mettre en œuvre des recommandations faites par les auditeurs ; 
  • Superviser partiellement le/la Commis Administratif/ve ;
  • Effectuer toute autre tâche demandée par l’Analyste Financier/ère.


Competencies

4. VALEURS et COMPETENCES-CLES / TECHNIQUES

Valeurs fondamentales :

  • Intégrité
  • Professionnalisme
  • Respect de la diversité

Compétences-clé :

  • Aptitude à la communication
  • Esprit d’équipe
  • Aptitude à planifier et à organiser
  • Sens de responsabilités
  • Créativité
  • Souci du client
  • Volonté de perfectionnement
  • Ouverture à la technologie

Compétences techniques :

  • Bonne connaissance des règles administratives et financières en vigueur aux Nations Unies ;
  • Bonnes aptitudes en matière de gestion comptable, budgétaire et financière ;
  • Capacité à élaborer et à assurer le monitoring de plusieurs budgets ;
  • Rigueur dans la gestion des ressources, biens, équipements, matériels de bureau et des bâtiments en s’appuyant scrupuleusement sur les règles et procédures édictées en la matière.


Required Skills and Experience

5. QUALIFICATIONS DE RECRUTEMENT

  • Etre titulaire du diplôme du Baccalauréat ;
  • Etre titulaire d’un diplôme en Finance, Comptabilité, Administration des Affaires ou Gestion des Entreprises ou des projets ;
  • Avoir au moins sept années d'expérience pertinente dans le domaine de l’Administration et de la Gestion des finances ;
  • Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Powerpoint, Access, etc.) ;
  • Une connaissance du système des Nations Unies serait souhaitable ;
  • Une connaissance du ERP UMOJA est souhaitable ;
  • Etre capable de travailler dans un environnement sous pression.

6. LANGUES

  • Parfaite maîtrise du Français, lu, écrit et parlé.
  • Bonne connaissance de l’Anglais, lu, écrit et parlé.

7. CANDIDATURES

Les personnes intéressées enverront leurs dossiers de candidature (lettre de motivation + formulaire P.11 entièrement rempli et signé) à l’adresse suivante : http://jobs.undp.org.

Les candidatures féminines sont encouragées.

Les dossiers de candidatures reçus après la date limite de dépôt ne seront pas acceptés.
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

  • NB : Merci de noter que OCHA est dans un environnement non-fumeur.

 

 



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