UNDP Jobs - 101930- 06 Stagiaires - Appui Administratif et Financier -

06 Stagiaires - Appui Administratif et Financier - PALAT/Fonds Mondial PNUD

Location :

N'Djamena, CHAD

Type of Contract :

Internship

Starting Date :

15-Oct-2021

Application Deadline :

23-Sep-21 (Midnight New York, USA)

Post Level :

Intern

Duration of Initial Contract :

4 mois

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Le PNUD contribue à travers ses différents projets, à la réalisation des objectifs de développement durable permettant aux individus de vivre une vie saine et de promouvoir le bien être à tous les âges.Selon les résultats de l’enquête nationale, ENIPT de 2017 sur les indicateurs du paludisme au Tchad, le paludisme représente le premier problème de santé publique au Tchad. Il s’agit du premier motif de consultation (40,6 %), de la première cause d’hospitalisation (36,26 % et de la première cause de décès hospitaliers (35,98 %). 75 % des décès touchent les enfants de moins de 5 ans et les femmes enceintes. Le projet PALAT, œuvre dans les activités de lutte contre le paludisme et il intervient dans plusieurs districts pour mener des activités de sensibilisation et de distribution des moyens de prévention du paludisme. Cela nécessite la participation de plusieurs acteurs sur le terrain qui doivent être payés à la fin de leur prestation.

Afin de répondre au mieux à son mandat, le projet PALAT a besoin de procéder au traitement des paiements selon le délai minimum requis malgré le volume des demandes reçues.

Dans ce contexte, il est fait appel à la demande de services de 6 stagiaires qui pourront étoffer l’équipe des finances du projet pour les appuis administratif et financiers détaillés ci-après.

Le recrutement de 6 stagiaires en appui administratif et financier vise à assurer l’appui au PALAT un projet du PNUD pour la lutte anti paludique au Tchad financé par le Fonds Mondial dans le but d’accélération la lutte contre le paludisme.

Duties and Responsibilities

Sous la responsabilité du Spécialiste en Finances et sous la supervision directe du point focal paiement mobile, les stagiaires administratifs (ves) et financiers (ères) assurent l’appui pour les services administratifs et financiers notamment en matière de rapprochement des listes de présence versions papiers et le Fichier de Saisie des Données (FSD) pour le PALAT.

Ils (ou elle) assistent les superviseurs dans la mise en forme finale des documents et courriers importants. Ils sont est également chargé(e) de faire une première vérification des états de paiement avant la version finale revue par le point focal.

Il/elle est chargé spécifiquement de :

Faire le rapprochement/pointage entre les pièces justificatives et le FSD
Vérifier les rapports financiers conformément aux plans de travail annuel. Il attirer l’attention de ses superviseurs sur des problèmes éventuels constatés.
Assister les spécialistes et les analystes du projet dans l’élaboration des budgets, saisie des opérations dans le progiciel de gestion des projets du PNUD (Atlas).
Aider les partenaires agents du MSP à entrer en possession de leurs reliquats des missions.
Assurer la tenue et la mise à jour du fichier de saisie des données (FSD) et tableau de réconciliation des avances faites pour le paiement mobile.
Assurer, en relation avec les assistant administratif des projets, et les services généraux, la gestion des contrats, assurer le classement et l’archivage des pièces justificatives financières, correspondances administratives et documents des projets.
Assurer la tenue à jour, en relation avec les assistants administratifs et financier du fichier des actifs du projet.
Appuyer les finances du PALAT dans l’organisation des activités de campagne de distribution de masse telle que la CDM, la CPS et autres dans la collecte, la vérification et l’analyse des pièces justificatives

Competencies

Faire preuve d’une grande capacité d’organisation personnelle et de fortes aptitudes à réaliser des résultats objectivement mesurables, parfois sous forte pression ; Savoir faire preuve de diplomatie et d’une capacité d’intégrer professionnellement à un environnement multiculturel.

Disposer de bonnes capacités d’analyse et de synthèse des documents administratifs et de programme (plans de travail, budgets, études et rapports) ainsi que des bonnes aptitudes rédactionnelles en Français, la possession des compétences en Anglais constituant un atout ;
Etre familier et disposer d’un niveau de rendement professionnel élevé dans l’utilisation des logiciels de la suite bureautique Microsoft (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, etc.)

Les stagiaires assurent l’effectivité des résultats suivants :

La collecte et réception effective des pièces justificatives
Saisie, vérification et analyse dans le FSD des informations requises dans les délais ;
Les requêtes des missions sont préparées, approuvés et mis en œuvre conformément aux délais de réalisation des missions et ateliers.
La documentation papier est tenue en bon ordre sous forme papier et électronique.
Un appui administratif est fourni en cas de besoin au Projet

Required Skills and Experience

Formation :

Diplôme universitaire (Bac + 3) en administration, gestion, sciences économiques ou tout autre diplôme dans un domaine similaire.

Expérience :

Avoir passé des stages dans le SNU ou tout autre organisation/entreprise/ONG serait un atout.

Les personnes intéressées doivent attacher les documents suivants :

Une demande de stage
Curriculum Vitae prouvant une expérience dans des domaines similaires
Des copies des diplômes
Une copie de la pièce d’identité

Conditions :

Le PNUD n'est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours du stage et , par conséquent, le stagiaire devra fournir une preuve d'inscription à un régime d'assurance-santé;
Le PNUD ne traite pas avec les autorités de l'immigration et que, par conséquent, le stagiaire sera responsable d'obtenir les visas nécessaires. Le PNUD ne peut me soutenir que par la fourniture de la lettre d'invitation pour l'obtention des visas, si nécessaire.
Le ou la stagiaire perçoit une indemnité mensuelle de stage selon la grille en vigueur fixé par le Siège et toutes les charges liées au stage sont à la charge du stagiaire;
Le/la stagiaire accumulera des congés au rythme d'un jour et demi par mois. Tout jour de congé accumulé non utilisé à la fin du stage sera perdu. Toute absence injustifiée pendant la période de stage dépassant un total de neuf jours sera déduite de l'allocation mensuelle ;
Le stage au PNUD ne garantit pas systématiquement un emploi à la fin du stage.