Background

Dans le cadre de son plan stratégique 2014-2017, le Bureau ONU Femmes Mali met en œuvre un Programme intitulé  « Promotion du Genre et de l’égalité des sexes dans le contexte de conflit au Mali ». L’objectif de ce programme est d’assurer la participation des femmes à la prise de décision à tous les niveaux  dans la situation actuelle du Mali, et d’appuyer la prise en compte du Genre dans la réponse humanitaire et dans la consolidation de la paix au pays.

Il comporte 5 composantes:

• Genre et gouvernance : leadership accru des femmes et participation à la résolution du conflit;
• Autonomisation économique des femmes rurales et des opératrices économiques dans le contexte de l’insécurité alimentaire et du changement climatique;
• Promotion des droits des femmes/filles affectées par le conflit et lutte contre les violences basées sur le Genre/Viols;
• Assistance psychosociale et économique aux femmes et filles déplacées;
• Prise en compte du Genre dans les programmes, politiques et budgets nationaux et dans l’action humanitaire.

Pour apporter une assistance à l’Unité des Opérations durant la mise en œuvre de ce programme,  ONU Femmes Mali cherche un personnel qualifié, disposant de solides compétences dans les domaines pre-cités. Il est ouvert à cet effet un poste d’Assistant(e) aux Opérations.

L’Assistant(e) aux Operations travaillera étroitement avec le Directeur des Opérations du Bureau Pays ainsi qu’avec les équipes des Opérations, de programmes/projets au niveau du Siège et Régional pour résoudre des questions complexes de finances et pour l’échange d’information.

Duties and Responsibilities

Résumé des principales fonctions :

• Appui Administratif;
• Appui à l’organisation, au suivi des recommandations;
• Appui Administration et exécution des opérations financières du programme;
• Facilitation de la gestion et partage de connaissances.

Appui Administratif:

• Organise les voyages et prépare les ordres de missions et tous les autres documents de voyage (visas, security clearances, vaccinations);
• Veille au respect de procédures administratives et financières de l’Organisation;
• Coordonne toutes les activités administratives en lien avec les événements, les ateliers y compris la recherche de local, les dispositions de voyage, les réservations d’hôtels, les visas, les passeports et autres documents de voyage.

Appui à l’organisation, au suivi des recommandations:

• Participer dans l’organisation et la préparation des réunions de travail ainsi que l’élaboration des procès-verbaux de réunion, en assurer le suivi des recommandations;
• Tenir à jour la Table de délégation d’Autorité du bureau lors des absences des managers;
• Tenir à jour « le mission and leave plan » du  bureau Pays;
• Apporter un appui aux staffs nécessitant un visa d’entrée dans un pays en vue d’une mission en rapport avec l’Associé Administratif,
• Apporter un appui à la cartographie des processus administratifs et la mise en œuvre des procédures internes de fonctionnement.
• Coordonner et / ou de gérer tous les services administratifs pour les événements et ateliers, y compris réservation, lieu de voyage et d'hôtel;
• Préparer les réquisitions dans Atlas et assurer son suivi;
• Assumer toutes autres fonctions demandées par le bureau relativement à l’assistance opérationnelle.

Appui Administration et exécution des opérations financières du programme:

• Examiner et vérifier les transactions financières/activités/documentation pour leur exactitude, pertinence et exhaustivité et assurer la conformité complète de services financiers et des transactions avec les règles, règlements, politiques et systèmes d'enregistrement et de notification d’ONU Femmes;
• Certifier les transactions pour l'exactitude et la régularité avant leur soumission au superviseur pour approbation et/ou action;
• Analyser / interpréter les règles et règlements financiers, ainsi que les politiques et procédures établies, et fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail de questions financières;
• Examiner les projets de partage des coûts, y compris les conditions des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources;
• Faire le suivi et assurer le fonctionnement efficace du système de gestion des ressources financières;
• Faire la gestion des processus financiers de l’environnement des affaires et élaborer le contenu des Procédures Opérationnelles Standards Internes en matière de Finances, en consultation avec le superviseur;
• Faire le suivi de la situation financière et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour la gestion / le développement de projets et informer les partenaires et les clients pour la prise des actions/décisions à temps;
• Faire la revue des rapports de progrès pour le contrôle qualité;
• Recommander et/ou mettre en œuvre des stratégies de réduction des coûts, en consultation avec la direction du bureau ;
• Faire le suivi des rapports financiers « exceptionnelles » pour les activités/transactions inhabituelles;
• Investiguer  les anomalies et rédiger les conclusions/recommandations pour le management pour action/décision dans un rapport  sur les conclusions approuvés par le superviseur et / ou de présenter des recommandations pour des actions/décisions;
• Faire le suivi et/ou prendre des mesures sur les recommandations de l'audit afin d'assurer la mise en œuvre des actions correctives;
• Appuyer la revue des rapports d'audit sur les projets exécuté par les ONG;
• Superviser et guider le personnel sous son/sa responsabilité, si applicable;
• Apporter une assistance technique et faire le suivi de la performance pour assurer l’atteinte des résultats selon les plans et les normes de redevabilité et de performance.

Facilitation de la gestion et partage de connaissances:

• Contribuer aux initiatives de formation sur les processus financiers en donnant des cours de renforcements de capacités ou en organisant des cours pour le personnel du projet;
• Documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en gestion financière et de services;
• Diffuser auprès du personnel et des partenaires en vue de renforcer les capacités et connaissances;
• Concevoir et/ou introduire des innovations dans les pratiques commerciales financières et opérationnelles et de gestion.

Impact des Résultats:

• Les résultats clés auront un impact sur l’efficience globale du Bureau Pays, en particulier en ce qui concerne la gestion des ressources financières et le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
• L’analyse précise et la présentation des informations financières renforcent la crédibilité d’ONU-Femmes pour l’utilisation des ressources financières et la gestion correcte des processus financiers;
• Les informations fournies facilitent la prise de décision par le management.

Competencies

Valeurs/ Principes:

Intégrité

• Faire preuve d’intégrité dans la défense et la promotion des valeurs de l’ONU Femmes dans les actions et les décisions, en lien avec le Code Conduite des Nations Unies.

Sensibilité culturelle/Valorisation de la diversité

• Faire montre de son appréciation de la nature multiculturelle de l’organisation et de la diversité culturelle du personnel;
• Avoir une vue internationale, apprécier les différences de valeurs et apprendre de la diversité culturelle.

Compétences de base:

Ethique et Valeurs

• Démonstration/ Sauvegarde de l’Ethique et de l’intégrité.

Connaissance de l’organisation

• Démontrer une bonne connaissance de l’organisation et avoir un sens de bon jugement;
• Développer et renforcer l’équipe / Coaching and Mentorat : auto développement, prise d’initiatives et coaching du personnel de l’équipe.

Travail en équipe

• Construire et promouvoir des équipes efficaces.

Communiquer l’information et les idées:

• Faciliter et encourager la communication ouverte au sein de l’équipe, communiquer efficacement.

Auto-gestion et intelligence émotionnelle

• Créer des énergies à travers la maitrise de soi;
• Gestion des conflits / Négocier et résoudre les désaccords;
• Partage de la connaissance / Apprentissage continue;
• Partage de la connaissance dans l’organisation et promouvoir une culture de partage de la connaissance.

Compétences Fonctionnelles

• Très bonne capacité d’analyse et portée sur les résultats;
• Approche orientée client dans le travail;
• Capacité de gérer les relations et de communiquer;
• Connaissance approfondie des procédures et règles de comptabilité financière;
• Excellente connaissance et application des technologies informatiques et systèmes de gestion;
• Capacité à faire des inputs dans les processus de gestion, d’adaptation et de mise en place de nouveaux systèmes.

Required Skills and Experience

Education:

• Niveau de fin d’étude secondaire en gestion, finances ou comptabilité ou équivalent;
• Diplôme universitaire en administration des affaires ou en administration publique est un atout, mais n’est pas obligatoire.

Experience:

• Une expérience avérée de  5 ans au moins dans la gestion financière et opérationnelle dans une grande entreprise ou organisation est requise;
• Excellente capacité en gestion et suivi de projets avec une grande capacité rédactionnelle;
• Avoir une bonne connaissance du SNU serait un atout;
• Avoir une bonne connaissance dans le suivi des projets serait un atout;
• Une connaissance approfondie d’Excel et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur Internet;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels (MS Word, Excel, etc).

Langues:

• Maitrise du Français parlé et écrit et une bonne connaissance de l'anglais sont requises.