Background

Le Service d’appui aux projets (SAP) a été créé en janvier 2013 dans le but d’apporter un appui opérationnel aux Projets du Bureau Pays du PNUD en Tunisie et de faciliter une meilleure répartition de la charge de travail et une amélioration de la mise en œuvre des projets. Son appui couvre  la gestion de Ressources Humaines pour les aspects liés aux contrats de services, des achats de biens et services et de travaux  et la gestion de contrats y afférents, et la gestion de Services financiers dédiés aux projets.

Sous la tutelle et la supervision directe de l’Associée aux achats, l'Assistant (e) aux achats est chargé (e)  de fournir les services d’achats selon les standards qualitatifs requis. L’Assistant aux Achats est chargé de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client, et conforme aux règlements et procédures du Service d’appui aux projets (SAP).

L'Assistant aux Achats collabore étroitement avec les équipes, des programmes et des projets, du SAP des opérations du bureau pays en vue de résoudre des problèmes financiers complexes et de pourvoir des informations.

C’est dans ce contexte que le  SAP recrute deux (2)  Assistants(es) aux achats  pour appuyer la mise en œuvre de ses activités conformément aux politiques et procédures du PNUD.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions principals :

• Contribuer à la gestion et à la mise en place des stratégies opérationnelles;
• Contribution à l’organisation des procédures d’achat et mise en œuvre de processus d’achats;
• Mise en œuvre de la stratégie de sourcing;
• Gestion et suivi de contrats (travaux, services);
• Facilitation du développement des connaissances et du partage des connaissances.

Assure la gestion et la mise en place des  stratégies opérationnelles avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants :

• Stricte conformité des activités d’achat avec les règles, régulations, politiques et stratégies des NU et du PNUD tout en intégrant son travail au système d’organisation interne du SAP , au fonctionnement adéquat d’un système de gestion d’achat orientée vers la satisfaction du client.

Organise des procédures d’achat pour les projets NIM/DIM en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :

• Contribuer à la préparation du plan d’achat pour le bureau et au suivi de son exécution;
•  Mener des processus d’achat y inclus la préparation et la conduite des RFQs, ITBs ou RFPs, la réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation préliminaire;
• Préparer des Ordres et Contrats d’achat dans et hors Atlas (bon de commandes manuels si requis),  la création des vendors dans Atlas, maintien du système d’archivage pour l’unité. Profil de buyer dans Atlas;
• Soumettre des processus d’achats aux différents comités d’approbation des marchés ;
• Entreprendre des actions correctives en temps opportun sur les POs compte tenu des erreurs de vérification du budget et d’autres problèmes liés au suivi des indicateurs de performance du bureau;
• Contribuer à la mise à jour des données pour assurer le recouvrement des coûts dans Atlas pour les services fournis par le SAP aux projets (DPC) ;
• Tenir à jour le tableau de bord des achats sur Sharepoint.

Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement en mettant l'accent sur la réalisation du résultat suivant :

• Procéder régulièrement à la mise à jour du fichier de fournisseurs ;
• Initier des appels à manifestation d’intérêt ou des pré-qualifications de fournisseurs ;
• Assurer le suivi,  la mise à jour,  du tableau de bord des fournisseurs ayant reçu une référence négative sur SharePoint.

Assure l’organisation des services logistiques et de voyages avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants :

• Organisation des voyages y inclus l’achat de billets, le calcul des DSA, la préparation des « Purchase Order »; les arrangements relatifs aux expéditions/frêt; l’entretien des véhicules; les arrangements liés à l’utilisation/location de salles de conférence (séminaires/ateliers…) si requis ;
• Organisation des ateliers, formations et de toute la logistique y afférent pour les projets.

Assure la facilitation du développement et du partage des connaissances au sein du SAP et du bureau pays avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants:

• Organisation et participation à des formations sur l’achat en faveur du personnel des projets;
• Contributions significatives aux réseaux de connaissances et communautés de pratiques.

Competencies

Compétences générales :

• Démontre un engagement à la mission, la vision et aux valeurs du PNUD;
• Fait preuve d’une sensibilité et d’une adaptabilité par rapport à la culture, au genre, à la religion, la race, la nationalité et à l’âge.

Compétences fonctionnelles :

Partenariats stratégiques : Maintenir les informations et les bases de données

•  Analyse l'information générale et mise à jour des bases de données fournisseurs pour appuyer les initiatives de renforcement de partenariat.

Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances : la recherche de base et l'analyse

• Recherche les meilleures pratiques et propose de nouveaux moyens plus efficaces de mener ses tâches dans le sens d’une meilleure efficacité.

Connaissance de Travail / Expertise Technique : la connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures

•  Comprend les principaux processus et méthodes de travail requis pour occuper cette position;
•  Dispose des  connaissances de base en matière de politiques et procédures organisationnelles relatives aux achats et les applique uniformément dans l’exercice de sa fonction;
• Aptitude à  améliorer ses connaissances grâce à  l'auto-apprentissage ou tout autre moyen d'apprentissage mis à sa disposition par l’organisation;
•  Démontre une bonne connaissance des technologies de l'information et l'applique à ses  tâches quotidiennes.

Promouvoir le changement  et le développement organisationnels 

• Aptitude à identifier les problèmes et à proposer des solutions appropriées.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion: Collecte de données et la mise en œuvre de systèmes de gestion

• Utilisation information / bases de données / d'autres systèmes de gestion de l'information.

Orientation client: entretenir des relations efficaces avec les clients

• Fournit des rapports aux clients internes et externes en temps opportun et de manière appropriée;
• Organise et hiérarchise les horaires et priorise ses tâches pour répondre aux besoins et aux délais des clients et de l’organisation;

• Promouvoir la redevabilité et la gestion axée sur les résultats: Collecte et diffusion de l'information

• Rassemble et diffuse des informations sur les meilleures pratiques dans la redevabilité et  les systèmes de gestion axée sur les résultats

Compétences de base:

•  Sens de l'éthique et de l'intégrité;
• Démontrer la connaissance de l'organisation et faire preuve de bon jugement;
• Auto-développement et Prise d’initiative;
• Agir comme membre d'équipe et facilitateur du travail en équipe;
• Faciliter et encourager la communication ouverte au sein de l'équipe, communiquer efficacement;
• Créer des synergies;
• Gestion des conflits et bonne maîtrise de soi;
• Promouvoir l'apprentissage et la gestion des connaissances. Le partage étant  la responsabilité de chaque membre du personnel;
• Prise de décision transparente et éclairée.

Required Skills and Experience

Education :

• Un diplôme universitaire  de Licence en Affaires ou en Administration Publique ou tout autre domaine pertinent ;
• Avoir des certificats du Programme de certification en achats du PNUD serait un atout considérable.

Expérience professionnelle :

•  Justifier d’une expérience professionnelle confirmée d’au moins deux (2) ans ;
• Une expérience pertinente dont la majorité dans le domaine des achats est requise ;
• Un diplôme de technicien supérieur en achats ou logistique combiné avec 4  ans d’années d’expérience professionnelle pertinente serait accepté;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.);
• Avoir une connaissance avancée des systèmes d’achat informatisés, et une expérience dans le traitement des  systèmes de gestion Web.

Exigences Linguistiques:

• Une parfaite maîtrise du Français à la fois orale et écrite, est requise ;
• Bonne connaissance de l’arabe est requise ;
•  Connaissances Générales en Anglais,  capacité de travailler en anglais.

Soumission:

Il est indispensable que les candidatures envoyées précisent la date de début et de fin de chaque expérience (jj/mm/aaaa), les fonctions exactes occupées, le nom des entreprises pour lesquelles vous avez travaillé et le diplôme universitaire (établissement, nature, niveau).

Il est fortement  encouragé d'envoyer votre candidature sous  format PNUD à savoir le  Personal History Form (P11) pour service contract que vous pouvez télécharger directement à partir de ce lien http://www.tn.undp.org/content/tunisia/fr/home/operations/jobs.html.

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Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.