Background

Sous la supervision directe du Conseiller Principal en Sécurité, l’Associé Administratif et Financier met en œuvre des stratégies et systèmes de gestion administratives et financières, fournit un appui administratif aux membres du personnel de l’unité de sécurité du système des Nations Unies.
Il/Elle est responsable de la revue des procédures et donne des conseils sur l’utilisation des procédures administratives.  Il promeut une approche orientée vers le client.
Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les Opérations, le Programme et les équipes de projets du bureau et le personnel des agences du système des Nations Unies afin de résoudre des problèmes complexes liés aux aspects administratifs.
 

Duties and Responsibilities

Resultats attendus:

• Mise en œuvre des stratégies en matière de gestion administrative de l’unité;
• Supervision du bon fonctionnement du matériel et équipement du bureau;
• Appui à l’administration du personnel de l’unité;
• Assistance en matière de la gestion administrative et financière;
• Facilitation du développement et du partage des connaissances.

Assurer la mise en œuvre des stratégies en matière de gestion administrative de l’unité, dans l’optique d’atteindre les résultats suivants :

• Conformité des transactions de l’unité de sécurité avec les normes, directives et procédures du PNUD en matière de gestion administrative et financière;
• Contribution à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan annuel relatif à l’unité de sécurité;
• Appui à l’utilisation de la fonctionnalité « Atlas » en vue de l’amélioration des résultats et des services aux clients.

Assurer la disponibilité et le bon fonctionnement du matériel et équipement de l’unité, dans l’optique d’atteindre les résultats suivants :

• Bon fonctionnement (installation, exploitation et maintenance) de tout le matériel informatique ou autres et acquisition de consommables informatiques ;
• Procède à l’acquisition du matériel et consommables de l’unité et en assure la garde ;
• Tient à jour l’inventaire des équipements et en assure le suivi.

Appui à l’administration du personnel de l’unité, dans l’optique d’atteindre les résultats suivants :

• Suivi quotidien de la présence du personnel (congés, missions, Rest and Recuperation, maladies) et tient à jour les fiches de présence ;
• Apporte un appui dans les processus de renouvellement de contrats par la préparation à bonne date, des correspondances y relatives ;
• Réponse aux besoins et questions du personnel de l’unité de sécurité concernant leurs requêtes diverses quotidiennes ;
• Maintient en place un système de suivi des questions relatives aux ressources humaines de l’unité.

Fournir une assistance administrative et financière, dans l’optique d’atteindre les résultats suivants :

• Assure le suivi du budget annuel de l’unité ;
• Prépare les réquisitions relatives aux missions et aux acquisitions et en assure le suivi avec les services des opérations du PNUD ;
• Initie les paiements par la création des vouchers pour les requêtes de paiement de l’Unité.

Fourniture d’avis et d’aide pour l’acquisition de nouveaux matériels et équipements : 

• Tenue à jour d’un inventaire du matériel ;
• Organise les voyages du personnel de la sécurité ;
• Assistance à l'occasion des recrutements, formations et autres activités de l’unité ;
• Appui dans la préparation et l’organisation des réunions impliquant les questions de sécurité;
• La rédaction des lettres administratives et la saisie des documents internes de l’Unité en cas de besoin;
• Tenue d’une bibliothèque de documents de référence relatifs à la sécurité.

Assurer la facilitation du développement et du partage des connaissances, dans l’optique d’atteindre les résultats suivants :

• Identification et promotion des différents systèmes administratifs pour une gestion optimale des contenus, la gestion et le partage des connaissances, et la mise à disposition des informations ;
• Participation à l’organisation de la formation du personnel de l’unité sur les questions de sécurité ;
• Synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques dans son domaine;
• Contribution solide à des réseaux de partage des connaissances et à des cercles de professionnels.

Impact des resultats:

•  un impact sur la précision et la mise en œuvre de l'ensemble de programme de sécurité de l'ONU au niveau du pays.

Competencies

Compétences générales :

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD ;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles :
Gestion et Apprentissage de la Connaissance:

• Partager les connaissances et l’expérience ;
• Contribuer aux domaines de pratiques du PNUD et travailler activement vers un apprentissage et un développement personnel continu;
• Travail actif aux fins d’un apprentissage et un développement personnel continu dans un ou plusieurs domaines de pratique, action sur les plans d’apprentissage et application des compétences nouvellement acquises;
• La capacité à fournir des services-conseils.

Développement et Efficacité Opérationnelle :

• Capacité à gérer et exécuter les transactions et processus financiers;
• Capacité à extraire, interpréter et analyser les données, et résoudre les problèmes;
• Capacité à exécuter des tâches à caractère confidentiel et gérer un gros volume de travail;  
• Bonnes connaissances des règles et règlements financiers et comptables;
• Maîtrise du Guide de gestion des résultats et de la boîte à outils;
• Excellentes connaissances en informatique, Word, Excel, Power point, et Atlas;
• Capacité à contribuer à la réorganisation des procédures de travail et à la mise en œuvre du nouveau système;
• Aptitude à travailler dans un environnement stressant, multiculturel, multi-ethniques sans distinction de race;
• Aptitude à travailler sous pression tout en restant positif même en dehors des heures de travail.

Gestion et Leadership :

• Soucieux(se) du résultat pour le client;
• Aborder son travail avec dynamisme et une attitude positive et constructive;
• Être calme, savoir se maîtriser et être de bonne humeur même lorsqu’il/elle subit la pression;
• Faire preuve d’ouverture au changement;
• Répondre positivement au retour d’information et aux points de vue différents.
   

Required Skills and Experience

Education: 

• Minimum un diplôme de l’enseignement secondaire ou diplôme équivalent avec une formation en administration, finance ou gestion;
• Un diplôme universitaire en administration, gestion ou finances est souhaité;
• Avoir une certification PRINCE en gestion des projets et programmes.

Experience/Aptitudes: 

• Minimum de 6 années d’expérience professionnelles pertinente dans le domaine d’assistance aux programmes, de l’administration, de la gestion et des finances au niveau national;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, Power Point etc.), et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de bases de données, expérience des systèmes de gestion sur Internet Connaissance du logiciel ATLAS serait un atout.

Aptitudes linguistiques: 

• Parfaite maitrise du français;
• Bonne connaissance de l'anglais souhaité.