Jobs - 80317- Assistant(e) administratif (ve) et financier(e)

Assistant(e) administratif (ve) et financier(e)

Location :

Dakar, Senegal

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

Application Deadline :

08-Aug-18 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

6 months

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Structure administrative et rattachement hiérarchique
Ce poste est situé à Dakar, Sénégal. Le titulaire du poste travaillera sous la supervision directe du Coordinateur du projet conjoint de l’ONUDC et du HCDH de « renforcement des capacités des Etats de l’Afrique de l’Ouest pour développer une réponse basée sur les droits de l’Homme au trafic de migrants et pour répondre efficacement aux violations des droits de l’Homme liées à la migration irrégulière », basé au sein du Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest du Haut-Commissaire des Nations Unies aux Droits de l’Homme à Dakar, Sénégal. Le titulaire du poste travaillera sous la supervision générale du Représentant du Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest du Haut-Commissaire des Nations unies aux Droits de l’Homme, basé à Dakar.

Duties and Responsibilities

Responsabilités
Dans les responsabilités qui lui seront attribuées, le titulaire du poste sera en charge de la gestion administrative et financière du projet, sous l’étroite supervision du spécialiste droit de l’Homme et coordinateur du projet du Haut-Commissariat aux Droits de l’Homme basé à Dakar, Sénégal et sous la supervision générale du Représentant du Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest du Haut-Commissaire des Nations unies aux Droits de l’Homme, basé à Dakar. En particulier, le titulaire sera responsable des tâches spécifiques suivantes :

Sur le plan administratif

Tenir le secrétariat lors des différentes réunions du projet et d’en rédiger les procès-verbaux ;
Accueillir et orienter les interlocuteurs et collaborateurs du projet ;
Préparer les correspondances, courriers ou tout autre document qui lui sera soumis (saisie, impression, photocopie, reliure, etc.) ;
Classer et archiver les documents, gérer et sauvegarder la documentation physique et informatique ;
Veiller à la bonne exploitation des moyens et outils de fonctionnement du projet ;
Rechercher et mettre en forme l'information produite par le projet ;
Contribuer à la préparation des activités du projet ;
Effectuer les réservations de vol et préparation des missions des collaborateurs du projet ou de tout autre interlocuteur du projet en cas de besoin
Intégrer tout changement administratif dans Umoja (voyages notamment)

Sur le plan financier

Tenir la comptabilité et les documents comptables
Elaborer des rapports comptables conformément aux recommandations du manuel de procédure des Nations Unies
Assurer l’exhaustivité et l’exactitude des comptes comptables
Assurer l’approvisionnement et la gestion des fournitures de Bureau
Préparer les appels d’offre aux fournisseurs et intégrer les changements nécessaires dans Atlas
Recueillir les informations sur les renseignements de prix ;

Sur le plan financier, l’assistant (e) sera appuyé (e) par l’assistante financière du HCDH/BRAO.

Le titulaire entretiendra des rapports avec:

Des homologues, des fonctionnaires, le personnel technique du Secrétariat et des fonds, programmes et institutions spécialisées des Nations-Unies ; des hauts fonctionnaires au sein des gouvernements nationaux, des organisations internationales, des consultants.

Competencies

Compétences

Compétences démontrées en matière d’analyse conceptuelle et d’évaluation et aptitude à effectuer de manière indépendante des travaux d’étude et d’analyse en identifiant les problèmes, en formulant des avis et en présentant des conclusions et des recommandations
Excellente communication et bonnes relations interpersonnelles
Capacités à établir et à entretenir de bonnes relations de travail.

Required Skills and Experience

Education

BAC plus grade universitaire ou équivalent en gestion administrative, financière et comptable ou
Etudes secondaires + cinq ans d'expériences en gestion administrative, financière et comptable

Expérience

Expérience professionnelle d’au moins cinq ans dans les domaines mentionnés ci-dessus
Qualité de rédaction, organisation rigoureuse et preuve d’un très bon sens de la communication
Bonne connaissance en comptabilité
Excellente connaissance de la suite Microsoft Office, Logiciels Excel, Word, Power Point, des bases de données

Compétences Linguistiques

Maîtrise du français et bonne connaissance en Anglais avec une aptitude à rédiger de manière claire et concise et à communiquer oralement de manière efficace

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.