Background
Sous la direction générale du Directeur Pays Adjoint/Opérations et sous la supervision directe du chargé des opérations, et en étroite collaboration avec tous les membres de l’unité des services généraux, le stagiaire exercera les fonctions d’aide à la préparation des bons de commande de services divers et de toute autre tâche logistique ayant trait à l’acquisition et aux services généraux. Accessoirement il peut être appelé en appui au chargé des voyages ou de l’administration en cas de besoin.
Duties and Responsibilities
Fonctions principales :
- Appui les Services Généraux dans la clôture des comptes, à l’organisation d’ateliers et à l’archivage électronique des contrats de Consultants et les POs.
- Prépare les autorisations de voyage pour les fonctionnaires et participants à des conférences/séminaires et les ordres de mission pour les fonctionnaires en mission sur le terrain. S’occupe des réservations auprès des compagnies aériennes et des agences de voyage ;
- Assure la distribution des fournitures au personnel et prépare le rapport mensuel sur l’utilisation des fournitures et élabore la liste des articles à commander ;
- Prépare le draft des rapports hebdomadaires (activités de la section, fournitures de bureau et carburant) à présenter au management après compilation ;
- Assiste les Services Généraux dans les tâches relatives aux acquisitions;
- Fournit au service des Finances les copies des bons de commande avec les autorisations permettant le paiement des factures ;
- Mise à jour de la base de données des IC dans le SharePoint et archivage électronique des dossiers dans la même base ;
- Archivage des POs dans SharePoint ;
- Assume toute autre tâche entrant dans le cadre de ses compétences.
Impact des Résultats
Les résultats clés ont un impact sur l’exécution rapide des activités du bureau.
Competencies
Compétences intrinsèques :
- Démontrer l’engagement aux missions, visions et valeurs des Nations Unies;
- Faire preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences culturelles, de genre, race, nationalité et d’âges.
Compétences fonctionnelles :
- Développement et Efficacité Opérationnelle;
- Capacité d'entamer plusieurs activités spécialisées dans les domaines des acquisitions de biens et de services.
Leadership et Autogestion :
- Focalise sur les résultats pour le client;
- Travaille avec énergie et une attitude positive et constructive;
- Reste calme, sous contrôle et de bonne humeur même sous pression;
- Démontre une ouverture au changement;
- Répond positivement aux opinions divergentes.
Required Skills and Experience
Formation :
- Le/ La Stagiaire doit être inscrit (e) à l’université (programmes d’études supérieures/ 2ème diplôme universitaire (Maîtrise ou équivalent) en Administration, Économie ou Gestion ;
- Ou être inscrit(e) à la dernière année universitaire d’un premier diplôme universitaire (licence ou équivalent) dans les mêmes catégories d’études ;
- Ou avoir obtenu un diplôme universitaire (tel que défini ci-dessus) moins d’un an avant le début du stage.
Informatique :
- Maitrise des logiciels du pack Microsoft word;
- Usage courant de l'internet.
Langues :
- Maitrise du français ;
- Une bonne connaissance de l'anglais serait un atout.
Conditions :
Le PNUD ne paiera pas pour le stage et tous les frais qui y sont liés doivent être pris en charge par le stagiaire ou l’institution qui le parraine ;
Le PNUD n'est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours du stage ;
Le stagiaire doit fournir une preuve d’inscription à un régime d'assurance-santé ;
Le PNUD ne traite pas avec les autorités de l'immigration et que, par conséquent, le stagiaire est responsable pour obtenir les visas nécessaires;
Le PNUD ne peut que soutenir par la fourniture de la lettre d'invitation pour l'obtention des visas, si nécessaire.
La/le candidat (e) doit rediger un court rapport sur sa mission avant la fin du stage et le soumettre au Departement concerné *
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.