Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Le Bureau coordonne une réponse humanitaire efficace et fondée sur des principes et veille à ce que les secours atteignent rapidement les populations dans le besoin. Le Fonds Humanitaire de la RDC géré par le Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) est un mécanisme commun de financements regroupant plusieurs pays donateurs, créé en 2006 pour allouer des fonds aux interventions les plus urgentes permettant de sauver des vies en RDC. Combinant souplesse et orientation stratégique, le Fonds garantit l’allocation et le décaissement des ressources en temps voulu afin de permettre une réponse humanitaire flexible et efficace. Le Fonds contribue aussi au renforcement du leadership du Coordonnateur Humanitaire et des mécanismes de coordination humanitaire.

Ce poste est initialement basés à Kinshasa mais il peut, à l’avenir, être transféré dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation.

Sous latutelle du Chef de Bureau OCHA RDC, la direction de la cheffe de l'Unité de Financement Humanitaire (UFH) en RDC et la supervision directe du Chargé des Finances, l’Associe (e) aux Finances contribue à la mise en œuvre globale du cadre de redevabilité du FH RDC, et travaille en étroite collaboration avec la Chargée des Finances, le Charge des Finances Assistant, les collègues du Programme et du Suivi et Rapportage au sein de l'UFH ainsi que le personnel de coordination du cluster pour aider à la mise en œuvre du cadre de redevabilité du FH RDC, avec une attention particulière sur la conformité et les vérifications financières.

Dans l’exercice de ses fonctions, il/ ele doit être digne de confiance et faire preuve d’une grande discrétion, faisant preuve d’un sens élevé de responsabilité.

Duties and Responsibilities

  • Administrer et mettre en ouevre les services financiers de programme et opérationnel;
  • Examiner et vérifier les transactions / activités / documentation financières pour en vérifier l'exactitude, la pertinence et l'exhaustivité et garantir la pleine conformité des transactions et des services financiers aux règles, règlements, politiques et systèmes d'enregistrement et de reporting de l’UFH en rapport avec le FH RDC;
  • Certifier l'exactitude et la pertinence des transactions avant de les soumettre au superviseur pour approbation et / ou action;
  • Analyser / interpréter les règles et réglementations financières, ainsi que les politiques et procédures établies, et fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail de problèmes financiers / programmatiques aux partenaires;
  • Préparer / réviser les versions préliminaires des accords de subvention, y compris les examens de due diligence;
  • Recueillir et préparer des rapports pour examen;
  • Surveiller et mettre en place un fonctionnement efficace et correct du système de gestion financière;
  • Gérer le mappage des processus opérationnels financiers et l'élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard internes dans admin / finance, en consultation avec le superviseur;
  • Surveiller la situation financière et mettre en œuvre des projets et mécanismes de contrôle et tenir les parties prenantes et les clients informés des actions / décisions en temps opportun;
  • Examiner les rapports d'état pour le contrôle de la qualité;
  • Recommander et / ou mettre en œuvre des stratégies d'économie et de réduction des coûts, en consultation avec la direction du bureau;
  • Suivre et / ou prendre des mesures sur les recommandations de l'audit pour assurer la mise en œuvre des actions correctives;
  • Participer à l'examen des rapports d'audit sur les projets exécutés par les partenaires;

  • Appuyer l’UFH dans la revue et l’administration des projets;

  • Recueillir, vérifier et présenter des informations et des données approfondies pour la planification des montants alloués et la formulation des plans de travail du programme, des documents d'allocation, des modalités de mise en œuvre et des modalités d'exécution;

  • Saisir / réviser les données dans le GMS pour les nouveaux projets et contrôler le statut;

  • Tenir les parties prenantes et les clients informés des actions et / ou décisions en temps opportun;
  • Recueillir et préparer régulièrement des données à partir du système de suivi des contributions des donateurs;
  • Fournir des informations / conseils aux partenaires de mise en œuvre sur la mise en œuvre courante des projets;
  • Garder une trace de l'utilisation appropriée et opportune des ressources financières;
  • Vérifier l'exactitude des rapports, le cas échéant.
  • Prendre les mesures appropriées pour assurer l'exactitude et la livraison en temps voulu des informations;
  • Fournir des informations pour l'audit des projets et la mise en œuvre des recommandations d'audit;
  • Participer à la mise en œuvre du mécanisme de contrôle des projets en surveillant la préparation des budgets;
  • Participer à la préparation d'un rapport narratif / financier mandaté avec exactitude et dans les délais impartis et à sa soumission à la section CBPF et aux autres parties prenantes;
  • Participer à la préparation des extensions de coûts sans frais pour les projets partenaires et autres demandes de révision en consultation avec les membres de l'équipe concernés et / ou les autres parties prenantes concernées;
  • Suivre des demandes d’extension de coûts sans frais et de révision;
  • Aider l'unité des financements humanitaires dans le fichage et la conservation des fichiers électroniques et physiques de manière systématique et disponible pour tous les projets financés par le FH RDC, ainsi que toute autre documentation clé et correspondance liée au fonctionnement du Fonds;
  • Soutenir (et accompagner si nécessaire) le gestionnaire de fonds et / ou le responsable du suivi et des rapports dans la préparation logistique et technique des missions sur le terrain, des conférences, des réunions et des événements en rapport avec l’UFH;
  • Assister l’UFH dans la production de produits d'information pour la production de graphiques d'informations, de rapports, de dossiers de synthèse et de toute autre publication;
  • S'acquitter d'autres tâches à la demande du gestionnaire de fonds et chef de l’UFH;
  • Faciliter le renforcement des capacités et le partage des connaissances;
  • Contribuer aux initiatives de formation sur les processus financiers en organisant des formations et / ou en organisant des événements et des activités de formation et d’information;
  • Capturer, synthétiser et / ou codifier les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de gestion et de services financiers;
  • Diffuser aux clients et aux parties prenantes, le cas échéant, pour renforcer les capacités et les connaissances. Concevoir et / ou introduire des innovations dans les pratiques opérationnelles et la gestion des opérations financières.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

- La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports.

Required Skills and Experience

Education: Un diplôme de fin d’Etudes Secondaires exigé.

Justifier d’un diplôme universitaire préférablement sciences de Gestions, Administration des affaires/ publique, finances, comptabilités ou tout autre domaine aparrenté ainsi qu’une certification nationale ou internationale spécialisée en comptabilité et/ou en finances souhaité.

Expérience: Minimum sept ans d’expérience professionnelle en administration, finances et/ ou comptabilité.

Un diplôme de fin d’études universitaires (second cycle) assorti de quatre ans d’expérience professionnelle avérée/ vérifiée dans le domaine est un critère d’éligibilité.

Une expérience professionnelle antérieure avec le système des Nations- Unies ou ONGs Internationales dans le domaine est un atout majeur.

Connaissance dans la gestion des ressources humaines, des achats et des lois et réglementations locales.

Autres aptitudes : Compétences fonctionnelles :

  • Connaissance approfondie des règles et règlements financiers et des principes comptables.
  • Excellentes connaissances et compétences d’application des outils informatiques et des systèmes de gestion.
  • Capacité à contribuer à la réingénierie des processus opérationnels et à la mise en œuvre de nouveaux systèmes.
  • Très bonnes compétences analytiques et orientation vers les résultats.
  • Approche client axée sur le travail.
  • Compétences pour gérer les relations et communiquer.

Compétences de base :

  • Démontrer / sauvegarder l'éthique et l'intégrité.
  • Démontrer ses connaissances et son jugement.
  • Développement personnel, prise d'initiative.
  • Agir en tant que joueur d'équipe et faciliter le travail d'équipe.
  • Faciliter et encourager la communication ouverte au sein de l'équipe, communiquer efficacement.

Autres compétences?:

  • Aptitude à hiérarchiser plusieurs tâches dans un environnement comportant de nombreuses ????interruptions.
  • Capacité à travailler avec des équipes multiculturelles et des professionnels internationaux.
  • Disponibilité et aptitude au voyage.

Capacité à travailler sous pression

Connaissances linguistiques

  • Maîtrise parfaite du français écrit et parlé?;
  • Bonne connaissance professionnelle de l’Anglais?;
  • Avoir une bonne connaissance des langues locales

Pour postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien:?«?https://jobs.undp.org/cj_job_edit.cfm?job_id=99568», un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences? et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer.? Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade de recrutement.