Historique

Le Conseil Exécutif/d’Administration du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique 1 qui couvre la période 2014-2017 afin de permettre au PNUD de mieux faire face aux nouveaux défis de développement en taillant sur mesure les services qu’il offre aux différents pays dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédent. Cette adaptation par le réalignement des Programmes de Pays requiert la transformation de l’efficacité institutionnelle en améliorant le système de gestion des ressources aussi bien financières qu’humaines, afin d’atteindre les résultats de façon durable dans les limites des flux de ressources prévues.
 
A cet effet, les Bureaux de Pays ont dû subir un test de Viabilité et d’Efficacité financière (FSE) qui permet de s’assurer que les bureaux extérieurs disposent des compétences requises pour mettre en œuvre les Programmes des Pays au cours du prochain exercice biennal 2014-2015.
 
 Sous l’autorité et la supervision directe du DPA/P, l’Assistant(e) RBM et Contrôle travaille en étroite collaboration d’une part avec les équipes des Opérations, du Programme et des projets et  du Bureau pays et d’autre part avec le personnel des autres agences des Nations Unies, pour assurer une prestation uniforme des services.

Devoirs et responsabilités

Résumé des Fonctions clés:
  • Mise en œuvre des politiques de l’Organisation en matière de Gestion axée sur les Résultats (RBM);
  • Contribuer à la gestion effective et efficace des  projets afin d’accélérer la Mise en œuvre des résultats du Programme;
  • Contribuer au contrôle effectif de l’Assurance Qualité du Programme;
  • Contribuer au renforcement  et au partage des connaissances et à leur diffusion.
Assurer la mise en œuvre des politiques de l’Organisation en matière de Gestion axée sur les Résultats (RBM), se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:
  • Pleine conformité des activités du Programme avec les règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies/du PNUD en matière de Gestion axée sur les Résultats;
  • Participation effective à la conceptualisation des processus opérationnels administratifs du Bureau Pays et mise en œuvre des procédures d’utilisation (SOPs) internes pour garantir l’intégration des politiques organisationnelles en matière de Gestion Axée sur les Résultats (RBM);
  • Révision et coordination du plan de travail annuel de projet (AWP) pour garantir la cohésion ainsi que le respect strict des normes RBM comme les indicateurs SMART et les directives de Transfert des Fonds Harmonisé (HACT);
  • Revue/contrôle régulier des documents du Programme/projet pour garantir leur conformité aux principes/directives de l’Organisation en matière de Gestion Axée sur les Résultats (RBM);
  • Participation aux sessions des groupes de travail sur l’UNDAF et l’UNCT sur la Gestion axée sur les Résultats (RBM)  à la demande du DCD–P.
Garantir une gestion effective et efficace des  projets en vue de l’Accélération de l’Exécution des  Projets, en focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:
  • Collaborer avec les Assistant(es) au Programme pour veiller à ce que les données sur les projets soient enregistrées sous ATLAS, dans le réseau intranet de l’Organisation ainsi que dans les espaces du programme/projets;
  • Travailler en étroite collaboration avec l’Unité des Opérations pour préparer les rapports périodiques sur l’état d’Exécution du Programme en vue de faire le suivi avec les Chargés de Programme et les  Responsables/Gestionnaires du Projet;
  • Compilation et préparation de documents d’information et de présentation, des statistiques, des informations et des documents de référence à l’intention du senior management  (DPA–P) pour les besoins des réunions et des missions;
  • Aider le DPA–P dans la coordination et les opérations dans le but d’accélérer l’exécution du programme.
Apporter une assistance effective pour garantir l’assurance qualité du Programme, en se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:
  • Vérification/authentification des documents des projets nouvellement élaborés, des Accords/Conventions de Contribution, des Lettres  d’ Ententes ainsi que tous les autres instruments/modalités de programmation permettant des engagements avec la contrepartie nationale ou les partenaires d’exécution/de mise en œuvre;
  • Coordination de la logistique liée à l’organisation de la revue du Plan d’Action annuel du Programme du Pays (CPAP);
  • Contribution considérable aux préparatifs et sessions de revue des différents aspects de la Gestion axée sur les Résultats (RBM);
  • Coordination des visites effectuées dans le cadre du programme de  mise en œuvre du plan assurance HACT;
  • Vérification/authentification de tous les Plan de travail annuels avant leur soumission à la haute direction du bureau en vue de leur  / validation/ Approbation;
  • Collaboration avec l’Unité des Operations en qualité de point focal pour toutes les questions de gestion programme/projet (budget, révisions des Plans Annuels de Travail, questions de financement du programme);
  • Fournir les  services de secrétariat au DPA – P pour les besoins des exercices de revue programmatique, l’élaboration du Plan de Travail Intégré (IWP),et  des Rapports Annuels Axés sur les Résultats (ROAR);
  • Contribuer à toutes les activités du Bureau Pays relatives à la performance du pays, tels que le suivi des  indicateurs des tableaux de bord équilibrés (BSC) sur la gestion du Programme/projet, l’indice composite de Performance du Bureau Régional pour l’Afrique (RBA Ranking ), et tous les outils de l’Organisation nouvellement conçus pour l’exécution du Programme du Bureau Pays, Gestion et définition des objectifs;
  • Procéder à la vérification des données enregistrées dans le système ERP (Planification des Ressources de l’Entreprise) pour s’assurer de l’exactitude et de la plénitude des données sur le projet;
  • Contribuer à la préparation des exercices d’audit NIM et DIM. Servir de point focal pour le suivi du processus de validation des rapports préliminaires et de la mise en œuvre des recommandations faites suite à l’audit du programme.
Contribuer au renforcement et au partage des connaissances  au niveau du Bureau Pays, en se focalisant sur les résultats ci-après:
  • Organisation de sessions de formation et partage d’information (sessions d’apprentissage)  à l’intention du personnel chargé des opérations/ des projets/programmes sur les politiques de gestion axée sur les  résultats (RBM);
  • Synthèse des leçons apprises et les meilleures pratiques liées au programme et la gestion axée sur les résultats (RBM);
  • Contributions appréciables aux réseaux des connaissances et aux communautés de pratiques.

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité globale du Bureau Pays relativement à l’exécution du Programme ainsi que sur la mise en œuvre réussie des stratégies du Programme. L’analyse et la fourniture d’informations exactes contribuent au renforcement des capacités du Bureau et à la valorisation de l’image du PNUD comme contributeur efficace au développement du pays. Les informations fournies facilitent la prise de décisions par les Responsables de l’Organisation.  

Compétences

Compétences relatives à la fonction:

Plaidoyer:
Préparation des données en vue d’un plaidoyer
  • Identifier et fournir des informations pertinentes à l’intention de plusieurs catégories de publics en vue du plaidoyer des priorités des Nations Unies;
  • Maintenir un réseau fonctionnel de contacts avec plusieurs catégories de partenaires afin d’assurer une meilleure connaissance de l’agenda de développement des Nations Unies et d’appuyer les efforts de plaidoyer.
 Gestion et développement des Programmes axés sur les Résultats:
  • Niveau: Contribuer à l’atteinte des résultats grâce à des activités de recherche et d’analyse primaires
  • Favoriser des liens entre les programmes de recherche à l’aide des activités du programme qui permettent d’identifier les points d’intégration critiques;
  • Assurer le suivi des étapes spécifiques de la mise en œuvre des projets/programmes;
  • Analyser la situation du pays afin d’identifier les opportunités de développement du projet;
  • Participer à l’élaboration de propositions liées au projet et garantir la rigueur requise pour la conception et la mise en œuvre d’approches dont l’efficacité est prouvée et faire des propositions en conséquence.
Développement de partenariats stratégiques:
Conserver un réseau de contacts
  • Entretenir  un réseau de contacts bien défini dans le but de diffuser les informations d’ordre général et rester en phase sur les questions sur le partenariat;
  • Analyser et sélectionner les éléments qui permettent de renforcer les alliances stratégiques avec les partenaires et les parties prenantes.
Innovation et Marketing des Nouvelles approches:
Améliorer les processus ou les produits
  • Emettre de nouvelles idées et tracer de nouvelles voies en vue d’une mise en place de pratiques encore plus efficaces;
  • Documenter et analyser les stratégies innovatrices/les meilleures pratiques/les nouvelles approches.
Promotion de l’Apprentissage et de la Diffusion des Connaissances au sein de l’Organisation:
Recherche et Analyse de Base
  • Emettre de nouvelles idées et approches, rechercher les meilleures pratiques et proposer de nouvelles voies en vue d’une mise en place de pratiques encore plus efficaces;
  • Documenter et analyser les stratégies innovatrices et les nouvelles approches.
Connaissances du Travail/Expertise technique:
Connaissance de base sur la fonction
  • Connaître les concepts et principes de base du secteur d’activité du poste ou d’un domaine technique connexe;
  • Avoir des connaissances de base sur les politiques et procédures de l’Organisation relatives au poste et les appliquer de façon cohérente dans l’exécution de ses tâches professionnelles;
  • S’efforcer d’actualiser les connaissances du travail à l’aide de programmes de perfectionnement personnel et d’autres moyens d’apprentissage;
  • Avoir une bonne connaissance des technologies de l’information et les appliquer dans le cadre de l’exécution des tâches qui lui sont assignées;
  • Faire preuve d’une compréhension et d’une connaissance approfondie des directives et outils de gestion de projet existants et les utiliser constamment dans le cadre de l’exécution des tâches qui lui sont assignées.
Orientation Client:
Entretenir des bonnes relations avec la clientèle
  • Toujours rechercher des solutions aux éventuelles préoccupations des clients internes et externes et rendre compte en temps utile et de manière appropriée;
  • Organiser et prioriser les calendriers de travail compte tenu des besoins des clients et des échéances;
  • Etablir, et entretenir des relations solides au sein de l’Unité de travail ainsi qu’avec les clients internes et externes.
Compétences relatives à l’Organisation:
  • Promotion de l’éthique et de l’intégrité;
  • Faire preuve de connaissances et de jugement éclairés sur l’Organisation;
  • Perfectionnement personnel, esprit d’initiative;
  • Avoir un esprit d’équipe et agir en bon membre d’équipe en facilitant le travail d’équipe;
  • Faciliter et encourager une communication transparente au sein de l’équipe grâce à une communication effective, en réagissant positivement par rapport aux critiques et aux divergences de points de vue;
  • Création de synergies grâce à une bonne maîtrise de soi;
  • Gestion des conflits;
  • Apprentissage et diffusion des connaissances et encourager l’apprentissage des autres. Il incombe à tout membre du personnel d’assurer la promotion de l’apprentissage/la gestion des connaissances;
  • Prise de décisions éclairées et transparentes.

Qualifications et expériences requises

Education:

  • Niveau secondaire avec, de préférence, une spécialisation en Certification Comptabilité et Finances;
  • Diplôme de niveau universitaire en Administration des Affaires ou en Administration Publique, en Economie, en Sciences politiques ou sociales serait souhaité mais n’est pas une exigence;
  • Formation et certification Prince2, RMG.

Expérience:

  • Avoir au moins 7 ans d’expérience en administration ou gestion de programme, avec des responsabilités croissantes, au  plan national ou international;
  • Connaissances avérées en  informatique et en Logiciels de Bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissances avancées sur les logiciels de tableurs et de base de données;
  • Bonne connaissance des systèmes de gestion en ligne.

Niveau de Langue requis:

  • Bonne maîtrise du français et de l’anglais (écrit  et parlé).