Historique
Le PNUD cherche à constituer un roster d'Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (e) pour ne pas avoir à lancer des appels à candidatures au coup par coup dans l'urgence.
Pour cela le Bureau lance un appel à candidatures pour le poste ci dessus decrit afin de mener un processus concurentiel qui sera valable pour une durée de 2 ans.
Les candidats seront classés par ordre des dix meilleurs candidats qui auront obtenus une moyenne generale superieure ou égale à 10/20 aux divers tests.
Devoirs et responsabilités
L’assistant(e) administratif et financier de projet sera recruté(e) localement sur la base d'un processus concurrentiel ouvert. Il / Elle sera responsable de la gestion administrative et financière des activités du projet. L’assistant(e) rendra compte au Chef du projet.
Sous l’autorité de l’expert national/chef du projet, l’assistant administratif et financier est appelé à remplir, de façon spécifique, les tâches principales suivantes :
- Collecter, enregistrer et conserver toutes les informations concernant les activités du projet;
- Contribuer à la préparation et à la mise en œuvre des rapports d’activités;
- Suivre les activités du projet, les budgets et les dépenses financières ;
- Conseiller les parties prenantes du projet sur les procédures administratives applicables et s’assurer de leur correcte mise en œuvre ;
- Aider à la préparation des plans de travail annuel et des autres processus de planification financière et opérationnelle ;
- Assister pour les achats et les processus de recrutement ;
- Préparer des requêtes de paiement pour les dépenses de fonctionnement, les salaires, les assurances etc. ;
- Suivre les décaissements effectués pour le projet ;
- Assurer la correspondance quotidienne pour le projet et contribuer à la communication, avec le (la) chargé (e) de communication du PNUD ;
- Réception, tri et distribution de la correspondance pour le projet ;
- Préparation de la correspondance de routine et des notes soumises à signature du Directeur National du projet
- Préparer, avec l’équipe projet,l'organisation logistique des réunions, des formations et des ateliers;
- Gérer les agendas et organiser les visites de terrain, les rendez-vous et les réunions en interne comme à l’extérieur et assurer la rédaction des comptes-rendus des réunions ;
- Gérer le système d’archivage du projet ;
- Assurer le suivi et l’inventaire des biens et équipements du projet ;
- Effectuer toutes les autres activités, même non inscrites dans le plan de travail,requises par le Ministère de tutelle et le PNUD nécessaires pour l’atteinte des objectifs fixés.
Compétences
- Excellentes capacités pour le travail d’équipe avec de bonnes relations interpersonnelles ;
- Capacité à gérer une grande charge de travail avec peu de supervision ;
- Capacité de travailler sous la pression et avec des courts délais ;
- Capacité à répondre à des demandes supplémentaires dans des délais courts ;
- Capacité à travailler dans un environnement multi-culturel ;
- Faire preuve de sensibilité et d'adaptabilité en ce qui concerne les questions culturelles, de genre, de religion, de nationalité, de différence d’âge.
Qualifications et expériences requises
Formation :
- Le ou la candidat(e) recherché(e) doit être titulaire d’un diplôme universitaire d’au moins Bac+4 en gestion, économie, finances ou autres domaines pertinents par rapport à la mission.
Expérience :
- Au moins 3 ans d'expérience en gestion administrative et / ou financière;
- Une expérience dans la gestion de budget de projet et dans le suivi des dépenses financières, et dans le suivi des processus d’achat et d’attribution de marchés ;
- Une capacité avérée à communiquer efficacement avec les différentes parties prenantes, planifier et d'organiser des réunions et / ou ateliersavec les différentes parties prenantes ;
- Des compétences en informatique, en particulier la maîtrise de toutes les applications et logiciels de MS Office.
Langues :
- Excellente connaissance du français à l’écrit écrit et parlé ;
- Bonne connaissance de l’anglais, écrit et parlé.
Autre :
- Les candidats doivent obligatoirement être de nationalité comorienne ;
- Grande disponibilité ;
- Les candidats doivent être libres de tout engagement.