Historique

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD -  trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, con el fin de mantener resultados de desarrollo.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia y aporta al logro del Marco de Cooperación del Sistema de las Naciones Unidas (UNDAF por sus siglas en inglés), que para el periodo 2015-2019 se concentra en los retos de la construcción de la paz y el desarrollo sostenible, con el propósito de contribuir a la transición del conflicto armado hacia un escenario de paz, bienestar y desarrollo.

El actual Plan Estratégico del PNUD para el periodo 2014-2017 “Cambiando con el Mundo” establece como visión para la organización el ayudar a los países a lograr la simultánea erradicación de la pobreza y la reducción significativa de desigualdades y exclusión. Para alcanzar este propósito el plan propone tres líneas de trabajo: desarrollo humano sostenible, gobernabilidad democrática inclusiva y efectiva, y capacidad de resiliencia. El PNUD trabaja bajo la perspectiva de desarrollo humano con objetivos transversales que apoyan la intervención tales como el desarrollo de capacidades, la cooperación Sur – Sur y la promoción de la igualdad de género. A nivel global cuenta con una Estrategia de Género 2014-2017 para asegurar que la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres -  ejes del mandato de la Organización -  se integren en todos los aspectos de su labor de apoyo a los países, considerando las necesidades diferenciadas de hombres y mujeres.

Adicionalmente, el nuevo Documento Programa País (CPD por sus siglas en inglés) del PNUD 2015-2019 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición como país de renta media-alta con la membresía de la OCDE.  El CPD propone tres prioridades de trabajo: 1) Construcción de paz y transformación pacífica de conflictividades; 2) Crecimiento inclusivo y sostenible; y 3) Gobernabilidad inclusiva para el desarrollo urbano y rural.

En ese marco, la Oficina del PNUD Colombia con presencia en 25 territorios trabaja en alianza con el Gobierno - a nivel nacional y local – el sector privado y organizaciones sociales en priorizar acciones que permitan transformar las condiciones de vida de las poblaciones más vulnerables. Actualmente enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, a otras Agencias del sistema de Naciones Unidas y a otras contrapartes, en asuntos que tienen que ver con un escenario de posconflicto en Colombia y otras iniciativas importantes para el país.

A nivel programático la oficina en Colombia está organizada en dos Clústeres y cuatro Portafolios que trabajan de manera articulada en diferentes iniciativas de desarrollo: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y, el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática y Construcción de Paz.

El (la) Auxiliar de Registro favorece con las funciones que realiza y con sus comportamientos la creación de un ambiente colaborativo, orientado a las personas, consistente con las reglas y regulaciones del PNUD, al mismo tiempo que promueve la gestión documental, los valores corporativos, la ética, los derechos humanos y el enfoque de género en la oficina.

Devoirs et responsabilités

Bajo la guía y supervisión de la Asistente de Registro, el (la) Auxiliar de Registro contribuye con sus acciones a dar soporte a la ejecución transparente y eficiente de los procesos y servicios que presta el Área de Registro y Archivo en la Oficina de País.

De conformidad con las normas y procedimientos, el (la) Auxiliar de Registro desempeña las siguientes funciones:

Genera acompañamiento técnico y de mejora:

  • Recibir, abrir, timbrar y foliar la correspondencia, de acuerdo con las funciones y responsabilidad del personal. Organizar de acuerdo con su hora de llegada. Dar prioridad a las comunicaciones que ameriten ser radicadas rápidamente.
  • Registrar, clasificar y llevar el control de la correspondencia que sale de la oficina por los diferentes medios como mensajero, correo, valija, entrega personal, casilleros. 
  • Responder a los requerimientos sobre cualquier tipo de correspondencia entrante o saliente de la oficina, asegurando estricta confidencialidad al proporcionar la información.
  • Colaborar en la preparación y despacho de la valija diplomática.
  • Preparar el reporte de la facturación generada por la empresa de correos para su entrega en la sección de Finanzas.
  • Preparar el reporte de la facturación generada por el envío de valija diplomática para su entrega en la sección de Finanzas.
  • Radicar los documentos recibidos en el software de gestión documental.  
  • Imprimir y pegar rótulo a cada documento.
  • Digitalizar los documentos y los indexa en el servidor de imágenes disponible para ello.
  • Envía electrónicamente los documentos a su (s) destinatario(s) y los distribuye al interior de la Oficina.
  • Atender consultas de información, asegurando estricta confidencialidad al proporcionar la información solicitada.
  • Brinda soporte en otras actividades propias del área de registro y archivo.

  • Asiste las acciones de Monitoreo, Evaluación y Reporte:

  • Apoyar la estrategia de Monitoreo y Evaluación, en coordinación con el/la Asistente de Registro, para la medición de impactos y resultados, consolidando información para seguimiento de las variables críticas del Área.
  • Proveer información y/o preparar los reportes requeridos en fechas acordadas
  • Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión documental.

  • Acompaña y apoya las funciones de la coordinación:

  • Preparar los informes de gestión y documentos técnicos en la periodicidad y puntualidad requerida por el/la Asistente de Registro, suministrando información veraz y de calidad.
  • Participar en las reuniones y actividades que defina el/la Asistente de Registro siguiendo las normas y procedimientos establecidos por la oficina del PNUD en Colombia.
  • Realizar las actividades administrativas y operativas que se requieran en el PNUD y el Area como parte de la ejecución del contrato, teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva en la implementación de los acuerdos contractuales. 
  • Asesorar y asumir la responsabilidad sobre los procedimientos administrativos en la implementación de las funciones asignadas, con la guía y apoyo del/la el/la Asistente de Registro

Compétences

Competencias Organizacionales:

LIDERAZGO

Toma la iniciativa

• Identifica las oportunidades y desafíos, y recomienda opciones

• Verifica las suposiciones a partir de los hechos

• Asume la responsabilidad de sus decisiones y resultados

• Comparte la información de manera proactiva, aun cuando no se le exija

INNOVACIÓN:

Busca el cumplimiento y la perfección

• Evalúa el trabajo con una mirada crítica
• Piensa con respecto a los problemas y asuntos actuales
• Participa en la planificación práctica de los procesos de trabajo o resolución de problemas

GESTIÓN DEL TALENTO:

Busca oportunidades para aprender y compartir

• Manifiesta conductas como trabajar en equipo, compartir conocimiento y mantener las relaciones

• Identifica obstáculos que puedan afectar la realización de las tareas y busca orientación de los supervisores para tratar los asuntos.

• Con base en la retroalimentación formal e informal recibida, adopta medidas para abordar áreas de mejora y crecimiento.

• Incentiva el compromiso del equipo

• Produce ideas y enfoques nuevos asociados a su función

• Distingue objetivamente las personas con alto desempeño de aquellas con escaso desempeño.

• Expresa su aliento a aquellos que se esfuerzan por desarrollarse o que muestran mejoras.

COMUNICACIÓN:

Escucha, está dispuesto a convertirse en vocero experto, comparte información

• Aprende a transmitir conocimiento constructivo a los demás

• Presenta análisis coherentes

• Añade rigor y conocimiento técnico experto a las discusiones

• Se representa a sí mismo y trabaja conforme a estándares profesionales adecuados

• Está dispuesto a expresar ideas nuevas

• Productivo ante situaciones exigentes

• Demuestra su deseo de apoyar a los colegas mediante la ayuda activa a los demás.

ENTREGA DE RESULTADOS

Lleva a cabo su trabajo conforme a métodos establecidos

• Cumple las metas y cronogramas de entrega de productos o servicios

• Acoge el aumento de responsabilidades y se desafía a sí mismo para sobresalir

• Asume la responsabilidad por los resultados de su propio trabajo

• Entrega resultados siempre que no haya obstáculos importantes; sigue reglas y procedimientos

• Busca oportunidades para mejorar el desempeño en su área específica de experiencia o ámbito de control.

Competencias Funcionales:

INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS BÁSICO

  • Genera nuevas ideas y enfoques, investiga las mejores prácticas y propone nuevas formas más eficaces de hacer las cosas
  • Documenta y analiza estrategias innovadoras y nuevos enfoques

ORIENTACIÓN AL CLIENTE

  • Establecimiento de relaciones efectivas con clientes
  • Investiga las posibles soluciones a las necesidades y los informes de los clientes internos y externos y reporta de vuelta de forma concisa y adecuada
  • Organiza y prioriza el cronograma de trabajo para satisfacer las necesidades del cliente y los plazos definidos
  • Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con los clientes internos y externos

CONSTRUCCIÓN DE ALIANZAS ESTRATÉGICAS

  • Mantenimiento de una red de contactos
  • Mantiene una red de contactos establecida para el intercambio de información general y para permanecer actualizado en asuntos relativos a esas alianzas

Qualifications et expériences requises

Educación:

  • Requerido: Técnico(a) o Tecnólogo (a) en gestión documental
  • Deseable:  Profesional en Ciencias de la información (Bibliotecología y Archivística)

Experiencia:

  • Requerido: Experiencia mínima dos (2) años en manejo y gestión de correspondencia y archivo

Otros Requisitos:

  • Requerido: Conocimientos y manejo de herramientas ofimáticas; internet, intranet
  • Deseable: Conocimiento y manejo de software de gestión documental

Idiomas:

  • Requerido: Fluidez en español hablado y escrito
  • Deseable:  Conocimientos básicos de ingles

Importante

Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/P11_Personal_history_form-es.docx

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.