Antecedentes

Sous la responsabilité générale de la Chargée des opérations et sous la supervision directe du Responsable Logistique le/la stagiaire exécutera les tâches financières du Bureau en assurant une utilisation transparente des ressources financières et l’intégrité des services financiers.

Le/la stagiaire au Service ‘Logistique’ est invité à promouvoir une approche client en totale adéquation avec les règles et procédures du PNUD, et travaillera en étroite collaboration avec les Opérations, le Programme et les équipes de projets du Bureau. 

Deberes y responsabilidades

Sous la supervision directe du Responsable Logistique, le/la Stagiaire effectuera entre autres, les tâches suivantes :   Sous la supervision directe du Responsable Logistique, le/la Stagiaire effectuera entre autres, les tâches suivantes :   

• Participer à la gestion administrative : (i) établissement des ordres de mission ; (ii) établissement des notes verbales pour les demandes d’exonérations des biens et équipements du Bureau, ainsi que de visas ; (iii) photocopie et archivage électronique des documents administratifs ; (iv)  
• Participer aux activités de gestion de stock du Bureau (fournitures de bureau et carburant) : (i) réalisation des exercices d’inventaire devant être réalisés durant chaque semestre ; (ii) établissement des rapports internes de gestion des stocks de fourniture de Bureau ; (iii) établissement des rapports du stock de carburant du bureau ; etc.
• Participer aux activités de gestion des biens et équipements, conformément aux règles et procédures de gestion des biens du PNUD  : (i) identification du détenteur/trice de chaque bien ; (ii) localisation de chaque bien ; (iii) Etiquetage des biens ;(iv) Préparation des documents de transfert interne et externe, etc ; (v) Etablissement du rapport d’inventaire des biens durables et équipements dont le cout d’achat est inférieur à 5000 $, par unité.
• Participer à la gestion des transports : (i) planification des chauffeurs pour le déplacement du personnel à Conakry, et à l’intérieur du pays.
• Participer à la gestion des véhicules : (i) établissement des demandes de travail pour les entretiens et réparations des véhicules du Bureau ‘PNUD Guinée’ ; (ii) établissement des rapports de gestion du carburant pour les véhicules du Bureau.
• Participer à la gestion des voyages, conformément aux règles et procédures applicables en la matière : (i) réalisation des demandes de réservation de billets d’avion ; (ii) identification du trajet direct et économique ; (iii) établissement des tableaux d’analyse ; (iv) traitement des demandes de calcul de DSA pour les staffs du Bureau.
• Assurer toutes autres tâches à la demande de l’Organisation ;

Competencias

Compétences liées au PNUD :

• Démontrer son intégrité par le respect des valeurs et de l’éthique des Nations Unies;
• Respecter les différences culturelles, de genre, de religion, de race, d’âge et de nationalité;
• Traiter ses collègues équitablement et sans favoritisme;

Compétences liées au poste :

• Favoriser la gestion de la connaissance au PNUD et un environnement d’apprentissage dans le bureau par sa propre conduite et son comportement;
• Faciliter et promeut le partage des connaissances et la pratique de l’apprentissage dans le Bureau.;
• Bonne capacité en nouvelle technique de gestion de l’information;
• Démontrer son ouverture d’esprit et sa capacité aux changements;
• Approfondir continuellement ses connaissances relatives aux questions de développement.et participer activement à un ou plusieurs groupes de pratiques.

Le/la stagiaire devra avoir des compétences en matière de :

• Recherche, analyse, synthèse et traitement d’informations ;
• Rédaction et communication;
• Dynamisme, esprit d'équipe et d’initiative;
• Travail d'équipe; 
• Respect de la diversité et tact;

Programmes informatiques de la suite MS Office.

Habilidades y experiencia requeridas

Formation :

• Être étudiant/e en Logistique & Transport, Comptabilités et/ou Finances, Administration des Affaires, gestion des Entreprises, etc ou titulaire d’un Diplôme universitaire Bac + 3 dans les disciplines sus indiquées, ou similaires de moins d'un an.

Expérience :

• Une expérience dans les domaines cités sera un atout.
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc) ; (ii) et  Internet.

Langue : 

• Français courant et débutant/e en Anglais.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Conditions:

• Le PNUD n'est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours du stage et , par conséquent, le/la stagiaire devra fournir une preuve d'inscription à un régime d'assurance-santé;
• Le PNUD ne traite pas avec les autorités de l'immigration et que, par conséquent, le/la stagiaire sera responsable d'obtenir les visas nécessaires. Le PNUD ne peut me soutenir que par la fourniture de la lettre d'invitation pour l'obtention des visas, si nécessaire.
• Le ou la stagiaire perçoit une indemnité mensuelle de stage selon la grille en vigueur fixé par le Siège et toutes les charges liées au stage sont à la charge du stagiaire;
•  Le/la  stagiaire accumulera des congés au rythme d'un jour et demi par mois. Tout jour de congé accumulé non utilisé à la fin du stage sera perdu. Toute absence injustifiée pendant la période de stage dépassant un total de neuf jours sera déduite de l'allocation mensuelle ;
• Le stage au PNUD ne garantit pas systématiquement un emploi à la fin du stage.

Les stagiaires doivent :

• Respectez toutes les règles, réglementations, instructions, procédures et directives applicables du PNUD.
• Fournir au bureau d'accueil une copie de tous les documents préparés par eux pendant le stage.
• À la demande du PNUD, le/la stagiaire doit aider à garantir les droits de propriété et à les transférer au PNUD conformément aux exigences de la loi applicable.
• Respecter l'impartialité et l'indépendance exigées de l'Organisation des Nations Unies et du bureau d'accueil et ne solliciter ni accepter d'instructions concernant les services rendus en vertu de la convention de stage de la part d'un gouvernement ou d'une autorité extérieure aux Nations Unies.
• Sauf autorisation contraire de l'office récepteur, il /elle ne peut à aucun moment communiquer aux médias ou à toute institution, personne, gouvernement ou toute autre partie extérieure, les informations dont il/elle a eu connaissance du fait de son association avec l'Organisation des Nations Unies,
• Le/La stagiaire ne peut pas utiliser les informations sans l'autorisation écrite du bureau récepteur, et ces informations ne peuvent jamais être utilisées à des fins personnelles. Ces obligations s'appliquent également après la fin du stage au PNUD.
• Le/La stagiaire doit s'abstenir de tout comportement qui aurait des effets négatifs sur l'Organisation des Nations Unies et ne s'engagera dans aucune activité incompatible avec les buts et objectifs des Nations Unies.
• Le /la stagiaire s’engage à se conformer aux règles et aux règlements du système des Nations Unies.
• Intégrité : Possède la capacité de travailler avec honnêteté, ouverture et impartialité et démontre le respect des valeurs et normes d’éthique des Nations Unies.
• Professionnalisme : Possède la capacité de travailler de façon calme, avec compétence et engagement, honore ses engagements, respecte les délais et atteint ses résultats.

• Respect de la diversité : Démontre la capacité de travailler avec efficacité, avec respect, avec une sensibilité et une adaptabilité conséquente aux différences culturelles, de genre, de religion, d’âge, de race, et de nationalité.

• Clause de confidentialité : Considérant que la salle radio traite des informations sensibles et confidentielles, tout opérateur radio doit être discret, vigilant, attentif et éveillé durant les heures de service ; Les données sur le personnel des NU, leurs déplacements, de même que toute information sensible liée au travail des staffs doivent demeurer confidentielles et ne doivent être en aucun cas publiées, divulguées, transférées, copiées, partagées ou communiquées par quelque moyen que ce soit (humain, mécanique ou électronique) ; Aucune information ne doit être transmise à quiconque sans l’autorisation écrite du RR, de son Adjoint ou leurs remplaçants ; Tout écart ou non-respect de cette clause se traduira par des mesures disciplinaires et/ou administratives pouvant aller jusqu’au renvoi immédiat et définitif du staff concerné.