Antecedentes
Los candidatos que aplicaron previamente a esta vacante, no requieren volver a enviar su solicitud.
La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) fue establecida en 1997 para abordar los aspectos interrelacionados del control de drogas, la prevención del crimen y el terrorismo internacional en el contexto del desarrollo sustentable y la seguridad humana. UNODC se financia principalmente a través de contribuciones voluntarias, especialmente gubernamentales. Su función primordial es promover la ratificación e implementación de los tratados internacionales, reformas legislativas e institucionales y llevar a cabo proyectos de cooperación técnica para monitorear, prevenir y contrarrestar la producción, el tráfico ilícito y el uso indebido de drogas así como la delincuencia organizada.
Deberes y responsabilidades
Funciones/Resultados Esperados:
Bajo la supervisión directa del Analista de Finanzas, Administración y Recursos Humanos, el/la Asistente tendrá las siguientes funciones principales:
- Aplicar apropiadamente las reglas y regulaciones de Naciones Unidas en todos los procesos ejecutados en la Unidad Central Administrativa;
- Asistir al punto focal entre el PNUD y UNODC, específicamente con las unidades de Finanzas, Recursos Humanos y Operaciones;
- Apoyar en el registro tanto físico como digital de todos los procesos administrativos de ROPAN, tanto de la Oficina como de todos los programas existentes;
- Apoyar a los funcionarios internacionales, nuevo personal, expertos y consultores en los procedimientos básicos financieros y en los requisitos para tramitación de pagos, títulos, cuentas bancarias y otros requisitos relacionados con cuentas y finanzas;
- Efectuar pagos dentro del sistema FOML (Field Office Management Ledger) para la Oficina Regional y el Programa PANV28, asegurando la precisión de los pagos sobre la base de FRP (Formulario de Solicitud de Pago) y Certificados de Pagos y coordinar con las oficinas nacionales del PNUD para sus expediciones;
- Registrar pagos en ATLAS (Sistema Financiero de agencias UN) y reproducir reporte de pagos semanalmente, así como dar seguimiento a los mismos según sea necesario;
- Prestar asistencia en la emisión de documentos financieros: Solicitud de pagos, solicitudes de adelanto de viáticos, cálculo de horas extras, etc. tanto en efectivo como a través de transferencias bancarias;
- Mantener el registro del libro de gastos de la caja menuda;
- Asistir las revisiones anuales físicas del inventario de la oficina y de los proyectos, en conjunto con el personal de los proyectos;
- Apoyar en la preparación de casos al Property Survey Board para dar de baja equipos del inventario de la oficina y de los proyectos / programas;
- Apoyar los procesos de reclutamiento y contratación de nuevo personal en coordinación con la oficina del PNUD.
Monitorear y consolidar el reporte de asistencia del personal de UNODC ROPAN; - Mantener organizados los archivos del personal y de la Unidad Central de Administración.
- Proporcionar a la organización apoyo logístico para eventos especiales y conferencias llevadas a cabo por UNODC en la región;
- Realizar cualquier otra función relacionada al puesto a petición de la Representación Regional.
Impacto de Resultados:
Logro efectivo y eficiente de los procesos operativos en la implementación y desarrollo de todas las actividades administrativas, financieras y de recursos humanos de la Oficina Regional para Centroamérica y el Caribe en Panamá.
Competencias
Integridad:
- Compromiso con los valores y principios de Naciones Unidas e integridad personal.
Compromiso:
- Con la visión, misión y metas estratégicas de la organización.
Sensibilidad:
- Adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.
Respeto a la diversidad:
- Trabajar efectivamente con personas de cualquier raza, género, creencias, etc.
Orientación al cliente:
- Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de su unidad de trabajo y con los clientes internos y externos;
- Responde prontamente a las necesidades de los clientes.
Enfoque de resultados:
- Demuestra habilidad para identificar problemas y proponer soluciones;
- Capacidad de planificación y organización; preparación de reportes;
- Capacidad de síntesis;
- Responde efectivamente a la retroalimentación.
Trabajo en equipo:
- Actitud proactiva y afinidad por un estilo de trabajo participativo, demostrando apertura al cambio y habilidad para manejar temas complejos;
- Capacidad de relacionarse con los demás y de trabajar en equipo en un ambiente de trabajo multi-cultural y sentido del respeto por la diversidad.
Habilidades y experiencia requeridas
Educación:
- Licenciatura en Administración, Finanzas, Contabilidad o áreas afines.
Experiencia:
- Al menos 5 años de experiencia en asistencia de proyectos y/o en áreas de finanzas y administración;
- Dos años de experiencia en asistencia a proyectos en temas de recursos humanos en el Sistema de Naciones Unidas altamente deseable;
- Un (1) año de experiencia en áreas de recursos humanos como contrataciones de personal, manejo de beneficios y/o temas relacionados;
- Preferiblemente con conocimientos de Peoplesoft y/o ProFi;
- Dominio de programas informáticos básicos de oficina (Windows, Word, Excel, Lotus Notes, Power Point, etc).
Idiomas requeridos:
- Excelente dominio de los idiomas Español e Inglés.
Nacionalidad:
- Solo podrán aplicar a esta vacante ciudadanos panameños o personal internacional con permiso de trabajo vigente en el país.
Nota:
La versión electrónica del formulario de antecedentes personales de las Naciones Unidas (P11) y más información sobre el puesto puede ser descargado desde el anuncio de la vacante que ha sido publicado en http://www.regionalcentrelac-undp.org/es; Puede ir a "Herramientas", seleccione "Empleos y pasantías en El Centro Regional”.
Aplicaciones recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Solo aquellos candidatos que clasifiquen en la lista corta serán contactados.