1. 

Organizar, concertar y dar cumplimiento, ante el PNUD y ante la SEMS, a las actividades administrativas del Programa Construye T para la gestión oportuna de los recursos presupuestales necesarios para el cumplimiento del plan de trabajo anual elaborado.

2. 

Gestionar y realizar ante el PNUD los procesos administrativos necesarios para el desarrollo del proyecto asegurando el cumplimiento de la normatividad del PNUD en la implementación del proceso administrativo y de gestión del Programa Construye T.

3. 

Implementar mecanismos administrativos, financieros y humanos para asegurar el manejo transparente, imparcial y oportuno de los recursos conforme a los principios establecidos por el PNUD, así como por las modalidades de ejecución correspondientes al proyecto.

4. 

Asesorar en aspectos contables, financieros y organizacionales a la Junta del proyecto y al Asociado en la Implementación.

5. 

Conjuntamente con la Coordinación Técnica del Programa, elaborar los presupuestos anuales del proyecto para su aprobación por la Junta del Proyecto y atender solicitudes puntuales de información del Asociado en la Implementación.

6. 

Elaborar los informes financieros y de avance (trimestral, anual y final) y presentar un informe financiero de la situación del proyecto en la(s) reunión(es) tripartita(s) y/o reuniones a la Junta del Proyecto, cuando le sea requerido

7. 

Responsable de los procesos administrativos de contratación de personal y licitaciones.

8. 

Preparar y analizar las solicitudes de desembolso, prestando asistencia a las OSC/instituciones académicas y consultores con el fin de familiarizarlos con las políticas y procedimientos a utilizar para el uso de los recursos y la presentación de la información de índole financiera y programática.

9. 

Colaborar con auditores y firmas consultoras en el análisis de los informes, programas de trabajo, calidad de los datos y otros aspectos relacionados con la auditoría externa. Dar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de los auditores externos.

10. 

Garantizar el cumplimiento de la normatividad del PNUD en la ejecución del proyecto.

11. 

Formar parte del Equipo Técnico nacional y participar en las reuniones de la Junta del Proyecto.

12. 

Gestionar la organización de actividades, información y eventos dentro del marco del proyecto.

13. 

Establecer una estrecha vinculación con el área de programas para el apoyo en la gestión, administración y reporte de los recursos para el seguimiento del proyecto.

Actividades

Resultados Esperados

Organizar, concertar y dar cumplimiento ante el PNUD y el Asociado en la Implementación de todas las actividades administrativas del programa Construye T para la gestión oportuna de los recursos presupuestales necesarios para el cumplimiento de los objetivos y programas de trabajo.

Gestión oportuna de solicitudes y requerimientos para el logro de una administración y manejo eficiente de los recursos en el marco de las actividades de los proyectos, con base en la normatividad vigente en el PNUD, poniendo especial enfoque a anticiparse a cualquier solicitud.

Tener un control de los pagos

Llevar el control de las adquisiciones de compra de equipo, insumos y papelería (plan de adquisiciones)

Llevar control sobre gastos de viajes

Asegurar el cumplimiento de la normatividad del PNUD en la implementación de los procesos contables y administrativos en la gestión del Programa Construye T.

Informes financieros y procesos administrativos desarrollados en tiempo y forma.

Trámites y gestiones hechas en tiempo y forma

Realizar conciliaciones de los gastos realizados para determinar a qué cuenta se han cargado y establecer la liquidez del mismo.

Realizar las revisiones presupuestales de acuerdo a las necesidades del proyecto.

Estar a cargo del programa financiero, prestando asistencia en las decisiones que se tomen.

Tener un control de los recursos por cada donante.

Alimentar el sistema de monitoreo diseñado para el proyecto.

Monitoreo constante del sistema de gestión ATLAS.

Elaborar con base en los lineamientos y normatividad del PNUD, la estructura del presupuesto, plan de adquisiciones y plan de trabajo del proyecto.

Estructura presupuestal, plan de adquisiciones y plan de trabajo entregados en tiempo y forma.

Tener un control sobre la logística cotidiana del proyecto.

Informar de manera oportuna los obstáculos enfrentados para el cumplimiento de las actividades, para facilitar su inmediata atención.

Estrecha comunicación para la toma de decisiones en términos financieros y sustantivos.

Hacer recomendaciones oportunas relacionadas al manejo presupuestal, proponiendo alternativas que permitan el uso eficaz y eficiente de recursos.

Elaborar informes financieros trimestrales, anuales y finales del proyecto.

Informes entregados en tiempo y forma al PNUD y al Asociado en la Implementación.

Monitorear (a través de reportes de seguimiento) de la situación financiera, el ritmo del gasto y el cumplimiento del plan general de adquisiciones y contrataciones de los proyectos.

Apoyo en la elaboración de reportes ad hoc.

Organizar los procesos de selección del personal y consultorías requeridas en el marco del proyecto.

Apoyo en el proceso de selección, contratación y seguimiento de consultorías en tiempo y forma.

Definir y elaborar solicitudes de contrato, de enmiendas o finiquitos del personal del proyecto así como de las y los consultores que participan en el mismo.

Formalizar el trámite de contratación de personal y consultorías; así como supervisar que los avances y trabajos cumplan con los requerimientos establecidos en los términos de referencia.

Asesorar a las Organizaciones de la Sociedad Civil  (OSC)/instituciones académicas y consultores en los procedimientos administrativos y financieros requeridos para el uso de los recursos y su adecuada comprobación.

Elaboración de formatos, guías y manuales.

Colaborar en los procesos de auditoría externa.

Documentación completa del proyecto y seguimiento para el cumplimiento de las recomendaciones.

Ser responsable del archivo administrativo del proyecto.

Archivo completo y debidamente ordenado.

Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos completos y ordenados de la documentación administrativa y entregables del proyecto, así como de otros documentos requeridos por PNUD.

Realizar inventarios físicos y controlar el uso, funcionamiento y conservación de mobiliario y equipo del proyecto.

Inventarios debidamente registrados y actualizados.

Formar parte del Equipo Técnico Nacional y participar en las reuniones de la Junta del Proyecto.

Seguimiento de acuerdos y presentación de informes financieros para apoyar la toma de decisiones.

Competencias esenciales

Nivel Requerido

A: Alto    B: Medio   C: Bajo

Orientación al desempeño

A

Orientación al cliente

A

Orientación al cambio

A

Liderazgo

A

Efectividad Organizacional

A

Habilidad Estratégica

A

Otras competencias necesarias para desempeñar el puesto, por ejemplo: Ético, Honesto, Responsable, Flexible, Imparcial, Comprometido, Iniciativa, Criterio para la toma de decisiones, Preciso, Concentración.

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS

Experiencia de 5 años o más en la administración de recursos para programas gubernamentales y/o multilaterales en proyectos de desarrollo. (Deseable)

Conocimientos teóricos y prácticos en procedimientos contables y financieros.

Deseable conocimiento de sistemas Enterprise Resource Planning (ERP).

Elaboración y comprobación de conciliaciones bancarias, proyecciones presupuestales.

HABILIDADES REQUERIDAS

Análisis de información, elaboración y análisis de estados financieros, control de gestión, experiencia contable, sistematización de procesos y procedimientos. Capacidad analítica. 

Capacidad para trabajar bajo presión, con orientación a resultados, en equipo y con buenas relaciones interpersonales.

Maestria en ciencias económico - admnistrativas  (administración, contaduría, finanzas, entre otras) deseable

MANEJO DE PC Y PAQUETERÍA

Paquetería MS Office

VIAJES REALIZADOS

- Ocasionalmente