Antecedentes

Au regard des activités de plus en plus croissante de OCHA, le management afin de mieux répondre aux besoins du bureau a décidé de recruter un Assistant Administratif qui sera en charge de la gestion courante des activités liées à l’Administration, de la gestion du stock et matériels de bureau, préparatifs des réunions, dossiers d’achats.

Deberes y responsabilidades

Sous la supervision directe de l’Associe Administratif et Logistique, le titulaire exécutera les tâches suivantes:

Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Le respect intégral des règles, règlements, politiques et stratégies dans les activités administratives OCHA;
• Contribuer à la préparation des plans de travail administratifs axés sur les résultats de l'équipe.

Fournit un appui administratif et logistique, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Réception des expéditions, contribue aux arrangements de dédouanement, la préparation des documents pour les envois de OCHA (réceptions / expéditions). Préparation de tous les documents nécessaires, la mise en œuvre des actions de suivi, la rédaction de la correspondance liée aux expéditions / dédouanement;
• Assurer les arrangements de voyage, et assurer la préparation des autorisations de voyage;
• Soutien aux membres du personnel pour les arrangements des demandes de visas, cartes d'identité et d'autres documents, conformément aux exigences de l'Organisation des Nations Unies et le gouvernement national;
• Soutien administratif à l'organisation des conférences, des ateliers, des retraites;
• Assister dans la préparation des correspondances de routine, des notes et des rapports;
• Assurer la réception des requêtes provenant de diverses sources;
• Vérification des cahiers de bord des véhicules et préparer des rapports d'historique de véhicules et projet de plans d'entretien.

Competencias

Valeurs Intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l'ONU;
• Favoriser la vision, la mission, et les buts stratégiques d’UNOCHA;
• Démontrer sa capacité d'exercer dans un environnement ne tenant pas compte de la différence culturelle, de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité;
• Établir des bonnes relations avec les partenaires et produit des réponses rapides et adéquates;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d'initiative développé.

Compétences Fonctionnelles:

Aptitudes opérationnelles:

• Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles;
• Capacité à établir des priorités et à anticiper;
• Prudence, courtoisie et discrétion;
• Aptitude établir des bonnes relations avec les partenaires/collègues et produire des réponses rapides et adéquates.

Professionnalisme:

• Capacité à faire preuve de discernement dans le contexte des tâches assignées, le travail sous pression, à l’occasion des grands événements;
• Fierté de son travail, fait preuve de compétence professionnelle, est conscient et efficace dans le respect des engagements, pour des motifs professionnel plutôt que personnels;
• Persévérer face aux obstacles et aux difficultés et garder son calme dans les situations stressantes. 

Communication:

• Parle et écrit avec clarté et efficacité ; est à l’écoute des autres;
• Interprète correctement les messages des autres et réagit de façon appropriée;
• Pose des questions pour obtenir des éclaircissements sur les sujets pertinentes.

Planification et Organisation:

• Développe des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies convenues;
• Identifie les activités et taches prioritaires et modifie les priorités selon les besoins; 
• Suit l’exécution des plans et actions si nécessaires et utilise le temps efficacement.

Orientation client:

• L'une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes fournir un service fiable et efficace. Le contact facile, la courtoisie et le sens du tact sont primordiaux.

Esprit d'équipe:

• Le poste requiert une collaboration avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs fixés et être à l'aise dans un environnement multiculturel.

Habilidades y experiencia requeridas

Education:

• Diplôme de niveau secondaire. Formation dans le domaine de l’administration, comptabilité, gestion, logistique ou autres domaines  en rapport avec la fonction serait un atout.

Expérience:

• 4 années d’expérience professionnelle dans la gestion administrative, la logistique, et/ou dans un poste similaire;
• Expérience professionnelle dans une agence des Nations Unies, comme personnel régulier ou consultant serait un atout;
• Connaissance des questions administratives est un avantage;
• Excellente connaissance en utilisation des machines et équipements de bureau photocopieur, imprimante, scan, etc.
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau et d’acquisition (MS Word, Excel, etc.) et des systèmes de gestion sur internet.

Langues Requises:

• Bonne connaissance du français.