Antecedentes

Dans le Programme cadre de coopération du PNUD avec la République Démocratique du Congo pour le cycle 2012-2017, le PNUD a adopté une approche programme reposant sur deux grands piliers notamment le Programme de Consolidation de la Paix et le renforcement de la démocratie et le Programme d’Appui à la Croissance Inclusive et au Développement Durable.
Le Programme cadre d’Appui à la Croissance Inclusive et au Développement Durable couvre la période 2012-2017 et s’articule autour de deux composantes:

• Planification et Suivi-Évaluation du Développement (PLASED);
• Moyens d’existence durables et développement local (MED);
• Changement Climatique et Économie verte (CCEV).

La mise en œuvre de ce programme est organisée à travers:

• Une Unité centrale d’appui, responsable du pilotage stratégique du programme et de la supervision de toutes les activités de mise en œuvre;
• Des Unités régionales d’appui technique, responsables de l’organisation de la mise en œuvre du programme au niveau provincial;
• Des Antennes locales d’exécution, responsables de la réalisation des activités d’appui direct aux populations bénéficiaires.

Le PNUD recrute un  commis à l’administration  pour appuyer la qualité des services administratifs dans le cadre de la mise en œuvre de son Programme de lutte contre la Pauvreté.

Deberes y responsabilidades

Sous la supervision directe de l’Associée au programme et la coordination générale du Team Leader du Pilier, le commis à l’administration à travailler en étroite collaboration avec les opérations, les projets et les autres programmes du pays afin d’appuyer la mise en œuvre du programme sur les volets administratifs.
Il/elle aura à assumer spécifiquement les tâches suivantes :
 Résumé des fonctions clefs :

• Met en œuvre de stratégies opérationnelles;
• Fournit un appui administratif et logistique;
• Fournit un appui au protocole, à la gestion des voyages staffs et autres mouvements;
• Appuie l’acquisition et le partage des connaissances;
• Met en œuvre la stratégie d’archivage et gestion des courriers.

Assurer la mise en œuvre de stratégies opérationnelles pour l’atteinte des principaux résultats suivants:

• Assurer une totale application des règles, procédures et politiques administratives du PNUD ;
• Appuie la mise en œuvre sur le plan administratif du plan de travail de l’Unité.

Fournir un appui administratif et logistique dans le cadre particulier de l’atteinte des résultats suivants :

• Arrangements relatifs aux voyages, réservations d’hôtel et autorisations de voyage ;
• Réception des colis et gestions des questions liées au dédouanement. Préparation de toute la documentation utile au suivi des expéditions et des dédouanements ;
• Appui au staff et à leurs dépendants pour l’acquisition des visa, pièces d’identités et tout autre document requis par les Nations Unies ou les autorités locales ;
• Appui administratif et logistique  pour l’organisation des conférences, ateliers et retraites ;
• Collecte des informations relatives aux DSA, agences de voyage et autre enquête administrative ;
• Préparation des correspondances de routine, fax, memoranda et rapports ;
• Reprographie et digitalisation des documents de différentes sources ;
• Archivage des documents de l’Unité en version papier et électroniquement (sharepoint) ;
• Appui à la gestion du charroi automobile.

Appuyer l’entretien du bureau et la gestion des inventaires, et plus particulièrement:

• Collecter d’information sur la gestion des biens et tenue des registres et de l’archivage pour la gestion des biens ;
• Gestion de l’archivage et des dossiers relatives à l’entretien du bureau.

Apporter un appui au renforcement et au partage des connaissances:

• Participer aux formations du staff sur la gestion opérationnelle et administrative des projets.

Impact des résultats

• L’enregistrement des données et des informations financiers fiables a un impact sur la qualité et la mise en œuvre du programme.
• Une attitude orientée vers la satisfaction des clients produira une image positive d’efficacité du PNUD dans le pays.

Competencias

Responsabilité globale et travail d’équipe :

• Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD ;
• Participe effectivement dans un environnement base sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres ;
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active.

Aptitude interactives:

• Etablit des normes et objectifs de performance et assume les responsabilités y afférentes.

Partenariat et Mise en Réseau :

• Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.

Orientation sur les Résultats:

• Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.

Innovation et Discernement:

• Contribue par des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes ;
• S’efforce de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

Communication:

• Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale

Connaissance du travail et Expertise:

• Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique ;
• Utilise la technologie de l’information comme outil et comme ressource ;
• Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.

Habilidades y experiencia requeridas

Education:

• Avoir au minimum un diplôme d’études secondaire.

Expérience:

• Avoir 4 ans d’expérience en administration, gestion des opérations ou domaines similaires;
• Avoir une expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de Bureau (MS Word, Excel, etc…), et des systèmes de gestion sur internet

Langues requises:

• Maîtrise du français et une bonne connaissance l’Anglais serait un atout.