Antecedentes

ONU MUJERES es la Entidad de las Naciones Unidas para la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. En julio de 2010, la Asamblea General de las Naciones Unidas creó ONU MUJERES, la Entidad de la ONU para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de la Mujer. Al hacerlo, los Estados Miembros de la ONU dieron un paso histórico en la aceleración de los objetivos de la Organización en materia de igualdad de género y de empoderamiento de la mujer.

Las principales funciones de ONU MUJERES son: 1) Dar apoyo a las entidades intergubernamentales como la Comisión de la Condición Jurídica y Social de la Mujer en su formulación de políticas y estándares y normas mundiales, 2) Dar asistencia a los Estados Miembros para implementar esos estándares, dando cuando sea necesario el apoyo técnico y financiero adecuado para ayudar a los países que lo soliciten, así como para establecer alianzas eficaces con la sociedad civil; y 3) Hacer que el sistema de la ONU rinda cuentas de sus compromisos en materia de igualdad de género, incluyendo el monitoreo continuo de los progresos dentro del sistema.

Los programas de ONU Mujeres en Colombia se enmarcan en la propuesta de acción estratégica de ONU Mujeres en los niveles global y regional, integrando elementos particulares que se consideran necesarios para un mayor nivel global y regional, integrando los elementos particulares que se consideran necesarios para un mayor nivel de efectividad de acuerdo con el contexto del país. En particular ONU Mujeres Colombia, se ha propuesto, en los Elementos para su Estrategia 2014-2017, contribuir a fortalecer el empoderamiento político y económico de las mujeres y su derecho a una vida libre de violencia, tanto en el contexto del conflicto, así como en la vida cotidiana, como bases para una paz estable y sostenible, de tal formo que no solo se restituyan los derechos de las víctimas, sino que contribuya también a transformar estructuralmente la dinámica de la exclusión y patriarcado en la sociedad, para que las mujeres sean beneficiarias y actores principales en el desarrollo y construcción de la paz, la democracia y la Seguridad en Colombia. Con este enfoque, ONU Mujeres en Colombia trabaja en los ámbitos de empoderamiento político, empoderamiento económico, violencias basadas en género, paz y seguridad. Para ello, la Oficina País pone en marcha cuatro estrategias transversales: a) La gestión del conocimiento, seguimiento y evaluación; b) Innovación y comunicación para la transformación cultural, c) La coordinación de las Naciones Unidas y d) Apoyo a procesos intergubernamentales.

Bajo este contexto, el programa “WFP Colombian Pacific Region” (97142), requiere llevar a cabo seguimiento en temas administrativos, financieros, operativos, logísticos entre otros, para lo cual se hace necesaria la contratación de un/a Asistente Administrativo/a para el apoyo en los procesos y actividades programadas, garantizando el éxito y los buenos resultados en las acciones propuestas

Deberes y responsabilidades

De conformidad con los lineamientos de ONU Mujeres Colombia y bajo la supervisión del/la Oficial de Operaciones, el/la Asistente Administrativo/a del Programa desempeña las siguientes funciones:

1. Apoyo administrativo, que incluye, las siguientes funciones:

• Recopilar los documentos necesarios para las contrataciones y realizar los pagos a los/as consultores/as, contrapartes y proveedores, elaborar las respectivas solicitudes de pago.
• Mantener comunicación en relación con los temas administrativos y financieros con los/as consultores/as, contrapartes y proveedores.
• Solicitar cotizaciones y realizar las respectivas comparaciones para las compras menores y procesos de adquisiciones que así lo requieran.
• Recopilar la documentación requerida para realizar PCA (Project Corporation Agreement), Grants, Contratos Institucionales y Convenios con contrapartes.
• Preparar los Comités PCA´s cuando sea requerido: citar a los miembros del Comité, preparar de la documentación requerida y realizar la Secretaría Técnica.
• Participar de las reuniones con el área de Operaciones para la revisión y actualización de procesos.
• En estrecha relación con el área de Operaciones, es responsable de los procesos para contratación de bienes, servicios y/o consultorías con personas naturales y/o jurídicas.

2. Apoyo en el seguimiento financiero, que incluye, las siguientes funciones:

• Apoyar en la elaboración de documentos y soportes que faciliten la gestión de los fondos del programa.
• Generar los reportes de gastos y compromisos del Sistema Operativo Atlas y mantener actualizado el plan de implementación de acuerdo a la ejecución presupuestal del Programa.
• Realizar el análisis comparativo de informes financieros con las actividades inicialmente presupuestadas de acuerdo a los formatos facilitados por el área de Operaciones.
• Apoyar en la elaboración de reportes a la contraparte, según las normas y procedimientos de ONU Mujeres y el donante.
• Revisión de informes financieros enviados por las contrapartes de acuerdo a los marcos de resultados previstos en los planes de trabajo y/o proyectos.
• Preparar las revisiones presupuestales iniciales, generales, de desfase y mandatorias para ser revisadas por la Asociada de Finanzas, y realizar el respectivo seguimiento.
• Ingreso de requisiciones en el Sistema Operativo Atlas.
• Apoyar a la contraparte beneficiarias de PCA´s en la apropiación de los mecanismos de reporte financiero (formato FACE) y redención de cuentas.

3. Apoyo operativo y logístico, que incluye, las siguientes funciones:

• Organizar la logística de los eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico.
• Apoyar en las notas informativas, cartas y comunicaciones relacionadas con las actividades públicas y su correspondiente difusión.
• Apoyo en las misiones del personal de ONU Mujeres, que incluye, cotización y reserva de tiquetes; preparación y liquidación de los viáticos; apoyo en la elaboración de agentas, entre otros.
• Apoyo en las demás actividades que le sean delegadas por el/la Oficial de Operaciones

Impacto de Resultados

Los principales resultados impactan en la gestión eficaz de los procesos administrativos, operativos y financieros que garanticen la implementación y el logro de los resultados previstos establecidos en la Estrategia País de ONUM.

Competencias

Competencias Corporativas:

• Muestra compromiso con la misión, la visión y los valores de Naciones Unidas.
• Muestra sensibilidad y adaptabilidad para trabajar con enfoque diferencial.
• Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en

distintos niveles de diferentes culturas.

• Habilidad para trabajar en equipo, y colaboración en su área de responsabilidades.
• Capacidad de analizar sus competencias frente a los resultados del Programa.

Competencias Funcionales:

Gestión del Conocimiento y Aprendizaje

• Muestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de ONU Mujeres.
• Promueve la gestión del conocimiento en ONU Mujeres y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.
• Promoción y aplicación de los derechos humanos y enfoque de género en sus áreas de responsabilidad.

Liderazgo y Auto Gestión

• Habilidad y experiencia reconocida en trabajo con instituciones gubernamentales, comunidades, organizaciones sociales y entidades internacionales.
• Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
• Muestra una actitud positiva y constructiva.
• Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
• Demuestra apertura al cambio y habilidad para manejar situaciones complejas.
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Fija metas y estándares claros, y ejecutando sus responsabilidades acordes con esto.

Orientación a Resultado y Eficacia Operacional

• Capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas, relacionadas con la gestión de los resultados.
• Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
• Habilidad para formular y manejar presupuestos.

Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint

Habilidades y experiencia requeridas

Educación:

• Profesional en Administración, Administración Pública, Economía, Ciencias Sociales o carreras afines

Experiencia

• Experiencia mínima de tres (3) años con responsabilidades progresivas como Asistente Administrativo/a en organizaciones de desarrollo y en apoyo logístico a proyectos. Dentro de los tres años se requiere un (1) año de experiencia dentro del Sistema de Naciones Unidas

Conocimiento

• Conocimiento en herramientas de Oficina (Excel, Word y PowerPoint) y nivel avanzado de hojas de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistema basados en plataformas Web.
• Se valorará el manejo del Sistema Operativo Atlas

Idiomas

• Conocimiento del idioma inglés hablado y escrito (deseable)

Importante

Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/P11_Personal_history_form-es.docx

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.