Antecedentes

Le bureau du PNUD au Tchad s’est engagé dans la mise en œuvre de son nouveau Programme cadre de coopération avec la République du Tchad pour le cycle 2017 – 2021, articulé autour des quatre piliers, à savoir la croissance inclusive, la gouvernance, le développement durable et le capital humain. 

Dans ce contexte, le bureau doit assurer de manière rigoureuse la gestion financière des nouveaux partenariats de financement à caractère critique, notamment dans le cadre du projet de « Réhabilitation et Restauration des Ecosystèmes du Lac-Tchad »  avec la République du Tchad à travers le Ministère de l’Environnement et de la Pêche, sous financement de la République Française.

Ce projet traduit l’engagement du Gouvernement de la République de France dans le cadre de la COP21 pour soutenir la restauration et la réhabilitation des écosystèmes du Lac Tchad. Il est le fruit de consultations entre les différentes institutions nationales et internationales, puis des concertations conduites sur le terrain. 

Les axes du projet se concentrent sur: i)  Le reboisement pour une gestion forestière qui contribue à la restauration du couvert végétal des zones dégradées sur une superficie de 4 000 ha, avec la participation active des communautés villageoises en s’appuyant en particulier sur les femmes et  les jeunes  ; ii)  L’amélioration de l’adaptation des systèmes agricoles à la variabilité climatique à travers entres autres, l’adoption de bonnes pratiques faisant fond sur des variétés agricoles résilientes (semences paysannes/biologiques); iii) La réalisation d’une série d’initiatives locales à valeur socio-économique et environnementale. Celles-ci seront destinées à soutenir tant des organisations de femmes dans le cadre de projets d’entrepreneuriaux, que des actions communautaires pour réduire la pression sur les ressources ligneuses (énergies alternatives…). 

Le projet ciblera à la fois les services techniques déconcentrés, les organisations communautaires à la base et les unités de production familiales à travers une approche qui repose sur le renforcement de leurs capacités en accordant une attention particulière à l’appropriation par ces entités de toutes les activités, des logiques et des résultats pendant la phase opérationnelle. 

La zone d’intervention du projet sera principalement la région de Lac Tchad, et de manière spécifique les localités de LIWA, TATAFEROM, MELEA avec la possibilité d’étendre certaines actions pilotes à des localités voisines.

C’est dans le cadre que le bureau recrute un/une Associé Administratif et financier suivant ces termes de références.

Deberes y responsabilidades

Sous la supervision directe du project manager, et en étroite collaboration avec les Opérations et le Programme du bureau, l’Associé Administratif et financier assumera les taches suivantes :  

Principales fonctions :

• Appui administratif et à la gestion financières du projet ;
• Appui à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan d’achat du projet 
• Appui à la gestion du matériel et équipements du projet

Fonctions spécifiques : 

Appui administratif et à la gestion financières du projet;

• Suivre l’exécution du budget et vérifier le niveau des dépenses et engagement conformément aux plans d’activités du projet ; 
• S’assurer que les documents de support des paiements sont complets avant leur transmission aux Finances pour finalisation ;
• Préparer les demandes de paiement pour les avances consenties aux missions, partenaires dans le cadre de la mise en œuvre du Projet;
• Préparer les réquisitions relatives aux missions et aux acquisitions et en assurer le suivi;
• S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations quotidiennes et périodiques ; 
• Préparer les correspondances de routine et appuyer le coordonnateur du projet dans mise en forme finale des documents et correspondances ;
• Organiser les réunions périodiques, participer également aux réunions thématiques/techniques et s’assurer que la documentation est complète et la distribuer à temps. Prendre des notes, rédiger les minutes ou les comptes rendus synthétiques et assurer le suivi des recommandations ;
• Classer et archiver les documents administratifs et financiers ;
• Assurer la gestion des absences du personnel du projet ;

Appui administratif et à la gestion financières du projet;

• Analyser les besoins en achats de biens et services
• Préparer le plan d’achats annuel et en assurer le suivi
• Initier les achats de biens et services et s’assurer que les biens et services livrés sont conformes aux besoins

Appui administratif et à la gestion financières du projet;

• S’assurer de l’entretien régulier des moyens de déplacement et procéder à la vérification de l’enregistrement des déplacements ;
• Tenir à jour l’inventaire des équipements, des fournitures de bureau et du carburant
• S’assurer de l’étiquetage des équipements.

Les résultats clés ont un impact sur les opérations financières, le succès des activités, la mise en œuvre du plan d’achat ainsi que la gestion des équipements du projet.

Competencias

Compétences fonctionnelles

Partage et Maintien des informations 

• Démontre la capacité à développer et à maintenir de bonnes relations avec les collègues et les partenaires
• Prépare et fournit les rapports financiers des ressources utilisées sur demande du superviseur dans l’optique de renforcer le partenariat ;
• Veille au renforcement des capacités en suivi et gestion financière ;
• Est apte à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

Compétences professionnelles/Expertises techniques

Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures

• Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste ;
• Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation en rapport avec la gestion des ressources financières et les applique de façon constante dans le travail ;
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage ;
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien ;
• Est apte à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail ;
• Possède une bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances  et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité ;
• Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier ;
• Est apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité ;
• A de bonnes capacités à développer ses compétences personnelles et professionnelles.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion

• Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion ;  
• Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.

Orientation vers le Client

Entretien de bonnes relations avec les clients

• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et pour satisfaire les délais ;
• Fait des rapports aux clients internes et externes d`une manière correcte et en temps opportun ;
• Répond rapidement aux besoins des clients.   

Promotion de la recevabilité et de la gestion basée sur les résultats

Collecte et diffusion des informations

• Met en place et entretient les bases de données ;
• Assure la préparation à temps des informations pour l`élaboration des différents rapports financiers.

Compétences générales

• Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité ;
• Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement ;
• L’auto développement, la prise d’initiative ;
• Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;
• une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité;
• une bonne capacité interpersonnelle ;
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle.

Habilidades y experiencia requeridas

Education: 

• Diplôme d'études secondaires ou techniques en Comptabilité, en Finances ou tout autre domaine apparenté. 

Expérience:

• Minimum de 6 années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l’administration et des finances
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, Power Point etc.), et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de bases de données.
• Expérience des systèmes de gestion sur Internet 
• Connaissance du logiciel ATLAS serait un atout.

Langues Requises:

• Parfaite maitrise du français;
• Bonne connaissance de l'anglais.