Antecedentes

Les élections présidentielle et législatives de 2013 ont permis la relance du processus démocratique remis en cause par les événements de mars 2012. La communauté internationale à travers le Projet d’Appui au Processus Electoral a soutenu le Mali dans l’organisation d’élections crédibles, inclusives et apaisées. Ces élections avaient pour objectifs le rétablissement de la démocratie et le renforcement de la paix, la stabilité politique et sociale. Lesdites élections se sont donc déroulées à la grande satisfaction de la communauté internationale et du peuple malien. C’est dans ce contexte que les Nations Unies ont été saisies par une requête du Gouvernement du Mali en date du 1er décembre 2016 sollicitant la poursuite de l’assistance électorale des Nations Unies pour le prochain cycle électoral 2018 - 2019, une mission d’évaluation des Nations Unies en matière de besoins électoraux (Needs Assessment Mission / NAM) a séjourné à Bamako en Avril 2017 et les rencontres que les Experts ont eues avec les différents acteurs du processus électoral du Mali ainsi qu’avec les partenaires au développement, ont conduit le Gouvernement et les Nations Unies à la formulation du nouveau Projet d’Appui au Cycle Electoral (PACE). Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), la MINUSMA et les Partenaires Techniques et Financiers (PTF) participant au présent projet visent à apporter une assistance au renforcement des capacités techniques et opérationnelles des principaux acteurs impliqués dans le processus électoral. Il s’agit notamment des institutions nationales en charge de l’organisation et de la gestion des élections (le Ministère de l’Administration Territoriale et de la Décentralisation (MATD), la Délégation Générale aux Élections (DGE) et la Commission Électorale Nationale Indépendante (CENI) ) qui sont les principaux bénéficiaires de l´assistance électorale, mais aussi le Gouvernement et les institutions publiques, les partis politiques, les Organisations de la Société Civile (OSC), les femmes et les jeunes, les groupes sous-représentés ou marginalisés, les médias et les institutions de formation électorale. Les actions proposées par le projet ont comme finalité de favoriser une bonne gouvernance démocratique et permettre la consolidation de la paix à travers des élections crédibles, transparentes, apaisées, inclusives et participatives répondant aux standards internationaux. Afin de permettre à l'Unité de Gestion du Projet d'appuyer efficacement les OGE pour la mission qui leur incombe, le PNUD recrute une ou un Assistant (e ) en Administration et Finances.

Deberes y responsabilidades

  • Sous l’autorité et la supervision du Conseiller Technique Principal, l’Assistant en Administration des Finances est responsable de la gestion financière et administrative du Programme. Ses tâches peuvent se diviser en deux groupes distincts i.e. les tâches reliées à la gestion du programme et celles d’assister le Gestionnaire dans? l’administration des projets mis en œuvre? par les partenaires;
  • Les taches en rapport avec la gestion du programme incluent la logistique, le personnel et sa formation, les achats de biens et services, le paiement des factures et le contrôle budgétaire? ainsi que l’entretien du cadre physique et toutes autres taches nécessaires à la bonne marche du programme.

Les tâches principales qui lui incombent sont les suivantes :
Gestion du personnel et administration :

  • Préparer les fiches de présence et déterminer les congés du staff;
  • Collaborer avec l’unité de suivi et évaluation et l’unité de développement des projets et les appuyer dans l’exécution de leurs taches ;
  • Assister le CTP sur les questions administratives, participer aux réunions? et faire des recommandations sur les mesures à prendre sur le suivi du programme.

Finances :

  • Appuyer à l’effort de mobilisation des ressources;
  • Procéder à des révisions budgétaires et rephasage des fonds;
  • Participer? à la préparation des rapports financiers d’étapes? et? rapports de fin de projets soumis aux bailleurs de fonds;
  • Assurer le bon fonctionnement des? systèmes de gestion financière et des projets, et mettre en place un système capable de fournir les rapports et détails exigés par le PNUD et par les donateurs;
  • S’assurer de la recevabilité des rapports soumis par les partenaires? et préparer les??? demandes de paiement des avances requises.

Passation de marchés et logistique:

  • Préparer les DOA à publier pour la passation de marché;
  • Rédiger les contrats de sous-traitance avec les partenaires;
  • Responsable pour l’achat des actifs non consomptibles (véhicules, motos, ordinateurs) qui sont utilisés?? dans l ‘exécution des projets;
  • Informer les partenaires sur? les questions administratives, modalités et procédures de coopération avec le PNUD;
  • Exécuter, à la demande du CTP, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du projet et de l’UGP.
     

Competencias

Compétences personnelles:

  • Démontrer son engagement envers la mission du PNUD, la vision et les valeurs sur les manifestations culturelles,le sexe, la réligion, la race, la nationalité etc.

Compétences fonctionelles:

Gestion des connaissances et apprentissage

  • Partage des connaissances et experience;
  • Travailler activement à l'apprentissage personnel continu et le développement dans un ou plusieurs domaines de pratique, agit sur le plan d'apprentissage et applique les compétences nouvellement acquises.

Le developpement et l'efficacité opérationnelle:

  • Capacité à exécuter une variété de taches standar en matière de gestion des ressources financières, y compris le dépistage et la documentation de collecte, traitement de données financières, de dépots, la fourniture d'informations;
  • Bonne connaissance des règles et règlements financiers, comptables et des procédures du PNUD;
  • Fortes connaissances de l'outil informatique;
  • Aptitude à travailler aux procédures de restructuration, la mise en oeuvre de nouveaux systèmes.

Leadership et l'autonomie de gestion:

  • Résultat accès sur le client, réagit et met l'accent positif aux commentaires;
  • Démontre une forte concentration et une attitude positive sur les approches logistiques de travail.
  • Reste calme, au controle et de bonne humeur meme sous pression;
  • La formation et la certification du PNUD dans le domaine de l'administration en géneral.

Habilidades y experiencia requeridas

Education:

  • Etre titulaire d'un diplôme universitaire en gestion, en comptabilité ou tout autre domaine pertinent au suivi financier et administratif.
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique (MS-Office : Windows, Word, Excel...)

Expérience:

  • Avoir une experience de 3 ans dans le domaine de la gestion Administratif et financière.
  • Parfaite connaissance d’Atlas et maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion, finances et acquisition des biens et services;
  • Expérience avérée en matière de gestion d’un projet sous la modalité "Basket Fund".

Langues:

  • Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu’orale, est indispensable;
  • Une connaissance de l’Anglais est aussi un atout.