Antecedentes

Les unités de terrain des VNU sont principalement responsablesde la mobilisation et du placement des Volontaires des Nations Unies dans les agences, fonds et programmes des Nations Unies axés sur la paix, le développement et les besoins humanitaires. Les unités de terrain des VNU représentent et positionnent les VNU dans leurs pays respectifs et rapprochent les services et les solutions des VNU de ses partenaires, des gouvernements, des entités des Nations Unies, de la société civile et du secteur privé.

Sous la supervision de l’analyste de programme, le stagiaire apporte un appui aux différentes tâches administratives et opérationnelles de l’unité VNU.

Deberes y responsabilidades

• Tenir à jour les dossiers des volontaires et gerer les base de donnée ;
• Organiser les réunions et déplacement et rédiger les comptes rendus ;
• Fournir le soutien nécessaire aux Volontaires des Nations Unies à leur arrivée, ouvrir des comptes bancaires et remplir les formulaires requis pour obtenir des visas, des permis de résidence, etc. ;
• Accueillir les visiteurs ;
• Gérer les courriers ;
• Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, classement et archivage) et transmet les informations (e-mail, notes…) ;
• Prise en charge le suivi complet de dossiers (contrat, de la structure, évaluation des besoins ...) ;
• Assister à la gestion administrative et comptable d’une structure ;
• Exécuter toutes autres taches demandées par l’Analyste au Programme.

Competencias

Compétences et Critères de Sélection

Compétences de base

Innovation - Capacité à faire fonctionner des idées nouvelles et utiles

• Analyser des documents techniques complexes (y compris des données) et formuler des recommandations concises et pertinentes

Leadership - Capacité de persuader les autres à nous suivre

• Identifie de manière proactive les nouvelles opportunités et les nouveaux défis.

Gestion des Hommes - Capacité d'améliorer la performance et la satisfaction

• Prend en charge les responsabilités.

Communication - Aptitude à écouter, adapter, persuader et transformer

• Comprend, explique et partage les informations sur les tâches assignées avec précision et clarté

Exécution - Capacité à faire avancer les choses tout en faisant preuve de discernement

• Respecte les objectifs et les délais de livraison des produits ou des services.

Technique/Fonctionnel

Gestion de l’Administration - Capacité à gérer les activités quotidiennes des bureaux (y compris, mais sans s'y limiter, la gestion des voyages, la gestion des installations et des actifs, la maintenance des politiques et des procédures) pour répondre aux besoins opérationnels 

• Exécuter et apprendre: effectuer des tâches définies.

Efficacité Opérationnelle - Aptitude à identifier et à exécuter les opportunités d'amélioration de l'efficacité opérationnelle

• Exécuter et apprendre: Effectue efficacement des tâches définies et approfondit la connaissance du domaine de travail.

Assurance Qualité - Capacité à mener des activités administratives et procédurales pour garantir que les exigences et les objectifs de qualité sont remplis

• Exécuter et apprendre : Effectue efficacement des tâches définies et approfondit la connaissance du domaine de travail.

Gestion des relations - Aptitude à engager et à encourager des partenariats stratégiques avec d'autres parties, coordination inter institutions et établir des relations de travail productives

• Assistance technique: Effectue des tâches définies efficacement et approfondit la connaissance du domaine de travail.

Gestion de Projets - Capacité à planifier, organiser, motiver et gérer les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques

• Exécuter et apprendre: Effectue efficacement des tâches définies et approfondit la connaissance du domaine de travail.

Gestion des connaissances - Aptitude à saisir, développer, partager et utiliser efficacement les informations et les connaissances

• Exécuter et apprendre: Effectue efficacement des tâches définies et approfondit la connaissance du domaine de travail.

Habilidades y experiencia requeridas

Education / Formation :

• Le/ La Stagiaire doit être inscrite à l’université (programmes d’études supérieures/ 2ème diplôme universitaire ou équivalent) en management, droit, administration ou tout autre domaine de développement ;
• Ou être inscrite à la dernière année universitaire d’un premier diplôme universitaire (licence ou équivalent) dans les mêmes catégories d’études ;
• Ou avoir obtenu un diplôme universitaire (tel que défini ci-dessus) moins d’un an avant le début du stage.

Expérience :

• Relevante experience serait un atout.

Langues Requises :

• Parfaite maîtrise de la langue française;
• Maîtrise de l'anglais est atout.

Conditions:

•  Le PNUD ne me paiera pas pour mon stage et que tous les frais qui y sont liés doivent être pris en charge par moi ou l’institution qui me parraine;
•  Le PNUD n'est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours de mon stage et que je dois, par conséquent, fournir une preuve de mon inscription à un régime d'assurance-santé;
• Il n'y a pas d'espoir d’emploi à la fin de mon stage;
• Le PNUD ne traite pas avec les autorités de l'immigration et que, par conséquent, je suis moi-même responsable d'obtenir les visas nécessaires. Le PNUD ne peut me soutenir que par la fourniture de la lettre d'invitation pour l'obtention des visas, si nécessaire.

 Le candidat selectionné doit s'engager à respecter les obligations suivantes en ce qui concerne le programme de stage:

•  Se conduire d'une manière compatible avec ses responsabilités en tant que titulaire d'un stage au PNUD;
• Garder confidentiel tous les renseignements non publiés que le bureau  communiquera au cours de son stage, et de ne pas publier les rapports ou documents de travail sur la base des informations obtenues au cours de ce stage, sauf avec l'autorisation du PNUD;
•  Fournir un avis écrit en cas de maladie ou autres circonstances inévitables qui pourraient l'empêcher de remplir ses obligations;
• Préparer un court rapport sur sa mission à la fin de  stage et de le soumettre au Département concerné.
• Faire un entretien de sortie avant la date d'expiration de son stage.