Antecedentes

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Ce poste est initialement à Kinshasa mais peut, à l’avenir, être transféré dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation.

Sous la tutelle du chef de section Administration et Finances et la supervision directe du Chargé de la logistique Assistant, l’Assistant (e) à la logistique est chargé de l’exécution transparente et efficace des services et des processus des ressources humaines au niveau du Bureau OCHA/RDC, pour les projets de son portefeuille. Il est aussi chargé de promouvoir une approche de collaboration axée sur le client, et de faciliter le maintien d’un bon niveau du moral du personnel. Il collabore étroitement avec les bureaux de terrain en vue de résoudre des problèmes complexes de la logistique et afin d’échanger des informations.

Deberes y responsabilidades

  • Identification et enregistrement de nouveau matériel dans le Système UMOJA;
    Suivi des mouvements des équipements dans UMOJA;
  • Contrôle physique des équipements au moins une fois l'an dans tous les Bureaux, Sous- Bureaux et Antennes ;
  • Mettre à jour le fichier d'inventaires Non IPSAS et la base des données UMOJA;
  • Conduire des missions de contrôle de matériel inventorié dans les différents bureaux et Antennes;
  • Proposer les listes de matériel à déclasser et initier les « case reports » à soumettre au Siège pour  certification;
  • Préparation et constitution des dossiers de déclassement à soumettre au CAP/PNUD;
  • Faire le suivi avec le PNUD/CAP pour assurer un processus de déclassement de matériels jusqu’à son retrait effectif des Inventaires OCHA-DRC.Expédition et réception de frets national et international;
  • Préparation des colis (matériel et fournitures, emballage, colisage, pesage, marquage et  étiquetage) à l’expédition;
  • Etablissement des documents de frets (Packing List et Waybill);
  • Prendre contact et faire le choix  du  transporteur  pour expédier les colis;
  • Superviser le chargement des colis (matériel et fournitures);
  • Faire le check-in et le déballage des colis internationaux ;
  • Vérifier la conformité du contenu aux document d'expédition envoyés par e-mail;
  • Faire le rapport de réception aux expéditeurs.Préparation et suivi des réquisitions d’achats soumises au PNUD:
  • Réceptionner les demandes exprimées par les différentes Sections, Unités de Kinshasa et les bureaux des provinces ;
  • Préparer les réquisitions dans Atlas conformément aux règles et règlements en vigueur ;
  • Préparer le draft de mémorandum de transmission de la réquisition au Directeur des opérations du PNUD pour approbation et instructions à l’Unité Achat;
  • Analyser, Préparer, soumettre et suivre les demandes d'enregistrement des fournisseurs dans UMOJA et UNGM :
  • Sensibiliser les fournisseurs potentiels à se faire enrôler dans les nouvelles Plateformes UMOJA et UNGM ;
  • Obtenir des fournisseurs les documents requis pour faciliter leur enregistrement dans le système ;
  • Analyser la conformité des documents d’enregistrement et les documents bancaires pour leur enrichissement ;
  • Remplir le formulaire selon les exigences de UMOJA pour la création des "Business Partner", "Land Lord "et "Third Party "puis l'envoyer à UMOJA MDM pour création ;
  • Agir et interagir avec les collègues de Brindisi pour attribution de numéros "Business Partner", "Land Lord" et avec le Bureau de New York pour attribution de numéro «  Third Party » ;
  • Envoyer le Relevé d'Identité Bancaire et le Fund Transfert Request Form aux collègues de Genève, pour insertion des coordonnées bancaires du fournisseur dans UMOJA après avoir compléter minutieusement ;
  • Créer une base de données pour tous les fournisseurs enregistrés dans les deux systèmes (UMOJA & UNGM) de gestion des fournisseurs.
  • Appui au service de transport:
  • Superviser le prélèvement de carburant à la pompe pour l’approvisionnement des véhicules OCHA-Kinshasa ;
  • Suivi avec le dispatch du classement de documents des véhicules tels que les autorisations de conduire pour le staff International, les factures les bons de commandes, etc ;
  • Vérifier les inventaires des pièces détachées des véhicules dans le stock.

Competencias

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu ; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

Habilidades y experiencia requeridas

Education : Même si un Diplôme de fin d’études secondaires est requis, justifier d'une formation supplementaire ou détenir d’un diplôme universitaires dans le domaine de gestion Administrative et/ou financière ou dans un domaine apparenté comme l’Administration publique, Gestion des Affaires, Droit, économie ou Sciences commerciales est vivement souhaitée.

Expérience : Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq ans dans le domaine de la gestion Administrative et Logistique/ financière. Une expérience dans le Système des Nations Unies ainsi que la maîtrise du logiciel « ATLAS » /ou « Umoja » serait un atout considérable.

Langues : Maîtrise parfaite du français écrit et parlé;

  • Bonne connaissance professionnelle de l’anglais.

Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le site: jobs.undp.org , un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences  et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer.  Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.