Background

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible.  El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores. 

 

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho. Y enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, otros organismos del sistema de Naciones Unidas, contrapartes, en lo relacionado con un escenario de implementación del proceso de paz en Colombia, la atención a la pandemia COVID19 y otras iniciativas importantes para el país.

Duties and Responsibilities

 De conformidad con las normas y procedimientos, el/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a desempeña las siguientes funciones:  

Gestionar las actividades financieras del Programa, centrándose en el logro de los siguientes resultados:  

  • Llevar el control financiero del estado del proyecto mediante la revisión periódica y conciliación de los gastos y compromisos vs. presupuesto, dando como resultado un informe detallado con análisis de los principales rubros y generación de alertas, si aplica.
  • Realizar seguimiento al plan de trabajo anual del proyecto y generar las alertas, de ser necesario, en lo relacionado con estado de caja, ingreso y apropiaciones de recursos, calendarios de pagos y elaboración de revisiones presupuestales, mínimo dos al año (CDR y desfase) o cuando sea requerido.
  • Elaborar periódicamente el reporte a donantes (Donor report) en línea con los convenios vigentes con organizaciones socias/contrapartes y donantes.
  • Llevar registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en el proyecto y elaborar conciliaciones mensuales del gasto. 
  • Asegurar el cumplimiento de las normas financieras del PNUD mediante la elaboración de informes contables y/o financieros, previo al visto bueno del/la Jefe de Proyecto  
  • Preparar la documentación financiera pertinente para las auditorías. 
  • Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina. 
  • Apoyar la logística en la gestión de viajes del equipo cuando así se requiera y acorde a los mecanismos que se definan.
  • Desarrollar los procesos de contratación de personal de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
  • Apoyar la realización, seguimiento y control de las subvenciones de bajo valor (SBV) que se realicen en el marco del proyecto.
  • Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de la Oficina Nacional y las oficinas a nivel nacional, enviando al archivo central la documentación requerida conforme a las normas y procedimientos del PNUD.
  • Dar acompañamiento y seguimiento a las Auditorías realizadas al Proyecto.

Desarrollar las actividades administrativas para contribuir a la gestión y ejecución eficaz del proyecto a nivel nacional y en los respectivos territorios de implementación, en línea con los procedimientos del PNUD, mediante:

  • Asistir al equipo proyecto en el desarrollo de las actividades administrativas teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto a nivel nacional y en los respectivos territorios de implementación. 
  • Gestionar los viajes del equipo, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de documentos y presentaciones, según sea requerido. 
  • Elaborar los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones realizados por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD. 
  • Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de la Oficina Nacional. 
  • Mantener actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general tanto de la oficina nacional, como en las sedes territoriales. Elaborar el inventario oficial semestral para firmas del PNUD. 
  • Llevar el registro de ausencias y vacaciones actualizado mensualmente (Monthly Leave Report) para el equipo del proyecto. 
  • Verificar y tramitar los documentos e información para cobros y pagos a terceros.
  • Adelantar los procesos de aprobación y firmas de la documentación requerida por el proyecto para su correcto funcionamiento.
  • Incluir en el sistema ATLAS, los procesos relacionados con requisiciones y pagos, así como dar seguimiento a las órdenes de compra (PO), tramitando el cierre oportuno.
  • Preparar y dar trámite a los documentos y la correspondencia necesarios en el marco del proyecto.
  • Dar trámite a los procesos de contratación, renovación y terminación de personal (NPSA e Individual Contract).
  • Tramitar y verificar el uso eficiente de los recursos de los Petty cash y cash advance (cuando aplique).
  • Dar seguimiento y alertas sobre fechas de vencimiento en lo relativo a grants, pagos, creación de proveedores y donantes, articulando con las partes responsables (si aplica).
  • Gestionar y legalizar los gastos asociados a misiones de invitados y consultores individuales (IC).
  • Apoyar la realización de eventos y reuniones.

Acuerdo Institucional

El/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a estará bajo la supervisión directa del jefe/a de Proyecto

Competencies

ORIENTACIÓN A RESULTADOS

Se esfuerza constantemente por cumplir o superar los estándares de excelencia:

  •  Amplía las soluciones y los procesos según sea necesario
  •  Planifica y organiza eficazmente su tiempo y el de los demás, por ejemplo, cumpliendo los plazos.
  •  Ofrece resultados con responsabilidad y rendición de cuentas.
  •  Cumple con los estándares de calidad esperados.
  •  Utiliza los recursos de forma responsable, supervisa, evalúa y hace un seguimiento eficaz de las tareas.
  •  Equilibra la velocidad y la precisión durante la ejecución.
  •  Hace planes de contingencia
  • Simplifica los procesos
  • Considera el impacto que tendrán sus acciones y resultados, por ejemplo, si marcarán una diferencia

 PENSAMIENTO INNOVADOR:

Busca patrones y claridad fuera, a través y más allá de las cajas y categorías, se resiste a la falsa certeza y a las opciones binarias simplistas:

  •  Abierto a riesgos calculados en nuevos procesos de negocio
  • Ofrece nuevas ideas y actualizaciones de procesos y herramientas, buscando la mejora continua
  •  Está abierto a probar enfoques nuevos e innovadores, explorando problemas desde nuevos ángulos.
  •  Desafía constructivamente la tradición
  •  Evalúa toda la información relevante y las opciones objetivamente para alcanzar cursos de acción efectivos, demuestra buen juicio
  •  Es capaz de ver las conexiones entre las cosas y cómo las áreas se interrelacionan, demuestra un pensamiento sistémico e integrado
  •  Es consciente del riesgo y consciente de los posibles bloqueadores para progresar

  APRENDIZAJE CONTINUO

Se mantiene al día de las novedades en el área profesional propia:

  • Es de mente abierta y curioso, por ejemplo, sale de su propia zona de confort para buscar nuevos desafíos
  •  Es un aprendiz proactivo y mantiene actualizados sus propios conocimientos y habilidades, por ejemplo, aprendiendo nuevas tecnologías.
  •  Busca oportunidades para compartir conocimientos propios con otros
  • Está ansioso por mejorar, pide y actúa sobre la retroalimentación
  •  Apoya a otros en su aprendizaje y desarrollo
  •  Dedica tiempo a las lecciones aprendidas, aprendiendo de la experiencia y los errores
  •  Se centra en el autodesarrollo, por ejemplo, busca oportunidades para aplicar el aprendizaje a situaciones nuevas y diferentes
  •  Busca proactivamente aprender de los demás

ADAPTARSE CON AGILIDAD:

Se adapta perfectamente a trabajar con nuevas situaciones o contextos, con nuevas personas y de diferentes maneras:

  •  Está abierto al cambio y apoya nuevas iniciativas
  • Ajusta y rediseña procesos y enfoque para adaptarse a nuevas situaciones
  •  Es capaz de adaptarse y flexionarse a sí mismo según lo exija el entorno cambiante
  • Adapta las soluciones para que sean adecuadas para su propósito en cada país y contexto, satisfaciendo las necesidades de los beneficiarios finales
  • Involucra a otros en los cambios para que se sientan parte del proceso de cambio, ayudando a integrar el cambio
  • Explica las razones detrás de los cambios
  • Sigue siendo eficaz incluso cuando se enfrenta a la ambigüedad
  • Se siente cómodo realizando múltiples tareas

 

 ACTUAR CON DETERMINACIÓN:

No se rinde ante la adversidad y los reveses, demuestra resiliencia y compostura:

  •  Es resistente y capaz de lidiar con múltiples fuentes de presión de forma simultánea, por ejemplo, donantes, gobiernos locales, etc.
  • Persevera para resolver problemas de forma independiente, pero sabe cuándo buscar aportes y apoyo de otros
  • Demuestra compostura cuando se enfrenta a la adversidad, asegurando que los entregables aún se logren
  • No toma las críticas personalmente, y asume la responsabilidad de los errores
  • Es consciente de sí mismo, capaz de ver sus propias fortalezas y debilidades
  • Tiene un estilo inicial, admite fácilmente lo que hacen y no saben de una manera genuina
  • Mantiene un alto impulso para lograr resultados durante períodos prolongados, por ejemplo, automotivado y toma la iniciativa con facilidad
  • Es valiente y decisivo, incluso con información limitada disponible, está asegurado en la propia toma de decisiones

 COMPROMISO Y PARTICIPACIÓN:

Demuestra y fomenta el trabajo en equipo y la co-creación, interna y externamente, para lograr objetivos y resultados conjuntos:

  • Actúa como facilitador e integrador, une a las personas
  • Ayuda a conectar a las personas y forjar relaciones sólidas para resolver problemas
  • Construye con éxito una buena relación y relaciones de trabajo sólidas con sus contrapartes para lograr objetivos en colaboración
  • Se involucra con otros (por ejemplo, autoridades locales, socios institucionales) para construir y mantener coaliciones y apoya la creación de socios
  • Comprende las perspectivas de los demás, las tiene en cuenta al interactuar con los socios y considerar los intereses de los beneficiarios.
  • Demuestra empatía por los sentimientos de los demás, cuando trabaja con colegas, partes interesadas externas y beneficiarios
  • Está abierto y dispuesto a compartir y trabajar en colaboración con sus colegas, con el fin de aumentar las oportunidades de fertilización cruzada y ser una ONU
  • Fomenta el trabajo en equipo y fomenta un ambiente de equipo positivo y amigable

HABILITA LA DIVERSIDAD Y LA INCLUSIÓN

 Trata a todos los individuos con respeto, considera las implicaciones éticas y responde con sensibilidad a todas las diferencias entre las personas:

  •  Es muy consciente de las sensibilidades que pueden existir en términos de diversidad e inclusión, entiende que es multifacética y las tiene en cuenta en sus respuestas, por ejemplo, raza, género, diferencias culturales, etc.
  • Promueve y respeta activamente la diversidad en todos los aspectos, reflejando el amplio espectro de comunidades que el PNUD está apoyando.
  •  Facilita las conversaciones desde una postura honesta y tolerante, en un intento por cerrar brechas y generar confianza con colegas, socios y partes interesadas.
  • Trabaja cómodamente en un entorno multicultural, defendiendo la diversidad de talentos
  • Actúa ante cualquier forma de discriminación
  • Es consciente de los propios sesgos inconscientes y los monitorea regularmente
  • Respeta y celebra el entorno diverso en el que trabajan, toma medidas para garantizar un entorno de trabajo inclusivo para todos
  • Dedica tiempo a comprender las perspectivas de una variedad de otros y las considera en toda su toma de decisiones, por ejemplo, diferentes perspectivas culturales.
  • Adopta un enfoque ético en todo momento, y siempre está considerando cómo pueden hacer lo correcto.

Habilidades y competencias deseables

  • Manejo de Excel avanzado.

Idiomas(s) requeridos (a nivel laboral)

  • Fluidez en español hablado y escrito.

Required Skills and Experience

Educación académica mínima requerida

Título de Bachiller o Título Profesional en alguna de las siguientes áreas:

  • Administración de empresas
  • Finanzas
  • Economía
  • Ingeniería industrial
  • Contaduría Pública

Años mínimos de Experiencia laboral relevante

Para bachilleres 6 años de experiencia en:

  • Gestión administrativa y financiera de proyectos;
  • Manejo de instrumentos y procedimientos administrativos y financieros, preferiblemente en organizaciones de tercer sector.
  • Manejo de instrumentos de planificación presupuestaria, reportes financieros y monitoreo del presupuesto y auditorías.
  • Gestión integral de Recursos Humanos: nómina, contratación, ingresos, retiros.

Para profesionales 3 años de experiencia relevante en:

  • Gestión administrativa y financiera de proyectos;
  • Manejo de instrumentos y procedimientos administrativos y financieros, preferiblemente en organizaciones de tercer sector.
  • Manejo de instrumentos de planificación presupuestaria, reportes financieros y monitoreo del presupuesto y auditorías.
  • Gestión integral de Recursos Humanos: nómina, contratación, ingresos, retiros.

Información importante para los solicitantes
Todos los puestos de las categorías NPSA (National Personnel Services Agreement) están sujetos a contratación local.

Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado, el cual podrá encontrar en el siguiente link: http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/P11_Personal_history_form-es.docx El formato debe ser subido en el espacio denominado "Attach CV" que aparecerá en la segunda página del formulario de aplicación.

Bajo ningún pretexto se considerarán aplicaciones que no incluyan el formato P11 anteriormente mencionado firmado. Si usted sube su hoja de vida en otro formato su aplicación no podrá ser tenida en cuenta.

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.