Background
Objetivo de la Pasantía
Bajo la supervisión directa de la Asociada de Programas de Naturaleza Clima y Energía y Gobernabilidad y Desarrollo Humano del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo en Costa Rica), las personas pasantes en Administración y Adquisiciones para Programas apoyaran la implementación de programas del PNUD en Costa Rica. Su trabajo estará orientado por el Marco de Asistencia de las Naciones Unidas para el Desarrollo (MANUD), Documento de país (CDP), Estrategia General y Estrategias de Programas de la Oficina de PNUD en Costa Rica.
Duties and Responsibilities
Tareas y responsabilidades
Las personas pasantes tendrán un papel clave a nivel de colaboración en:
- Brindar asistencia a la persona Asociada de Programas de Naturaleza Clima y Energía y Gobernabilidad y Desarrollo Humano, Oficiales de Programa y Gerencia de PNUD en apego a las normas y procedimientos del PNUD.
- Apoyar a las personas Oficiales de Programa y Gerencia de PNUD en la formulación, y gestión presupuestaria anual y multianual de proyectos.
- Participar y colaborar en la elaboración de los Planes Anuales de Trabajo (AWPs por sus siglas en inglés), reuniones de CLEP; reuniones interagenciales, planes de adquisiciones, planificación de movilizaciones bimestrales, reportes Combinados de Gastos (CDR por sus siglas en inglés), reportes de cumplimiento, y demás informes, según lo solicitado por los donantes, el Comité de Gestión y el Comité Directivo, entre otros, basados en la planificación integral realizada, en concordancia con Documentos de Proyectos aprobados.
- Apoyar en la gestión de procesos de enmiendas de contratos del personal de los Proyectos.
- Apoyar en la gestión de procesos de pagos a consultores y proveedores del PNUD.
- Colaborar con la logística, coordinación y ejecución de las actividades programadas por los proyectos, tales como talleres, reuniones, etc.
- Apoyar con el seguimiento para el efectivo cierre de los proyectos.
- Apoyar al personal de la Unidad de Gestión de Proyectos, en la realización de los procesos de adquisiciones, contratos, compras de bienes y servicios, etc. bajo los procedimientos del PNUD.
- Solicitar cotizaciones, elaborar cuadros de microcompras y órdenes de compra según las necesidades de cada proyecto.
- Apoyar en la gestión de los procesos de contratación directa.
- Realizar seguimiento a planes de adquisiciones bimensuales y anuales de los proyectos, en conjunto con el Asistente de Adquisiciones PNUD.
- Apoyar el procesamiento de la adquisición de bienes y servicios. Incluyendo la tramitación de solicitudes de cotizaciones, solicitudes de proceso de evaluación de ofertas, elaboración de informes, solicitudes de orden de contrato/ órdenes de compra/ LTAs, enmiendas, y solicitudes de pagos iniciales, intermedio y finales de servicios y obras, entre otros.
- Consolidar información general sobre el avance de las adquisiciones de proyectos e identificar insumos para los reportes mensuales, trimestrales y anuales.
- Implementar sistema de control interno que asegure que los contratos y órdenes de compras estén vigentes y que los pagos intermedios se realicen dentro de los marcos de tiempo estipulados en el contrato.
- Participar en reuniones sobre temas de adquisiciones y contrataciones a las que sea convocado(a).
- Apoyar en la gestión y organización de capacitaciones relativas al tema de adquisiciones, y contribuir a la formación de redes de conocimiento y comunidades de práctica.
- Contribuir con el mantenimiento del archivo físico de pagos gestionados de cada Proyecto, para futuras verificaciones de auditoría;
- Apoyar con la elaboración de requisiciones, de órdenes de compra de servicios de Proyectos.
- Colaborar en otras labores atinentes a sus competencias, según sea requerido.
- Impulsar en el desarrollo de sus tareas y responsabilidades, la promoción de los Derechos Humanos, la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres y las niñas, así como la búsqueda del cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible y la agenda 2030.
Competencies
Competencias Corporativas:
- Lograr Resultados: Demostrar un enfoque en el logro de resultados de calidad e impacto
- Pensar de forma innovadora: Mirar más allá de los enfoques convencionales y los métodos establecidos.
- Aprender continuamente: Buscar activamente oportunidades de aprendizaje y autodesarrollo profesional y personal.
- Adaptarse con Agilidad: Ser flexible en gestionar el cambio y adoptar nuevas ideas, enfoques y formas de trabajar.
- Actuar con Determinación: Perseguir todo con motivación y empeño.
- Participar y Asociarse: Actuar de una manera que demuestre empatía e inteligencia emocional, mostrando consideración por las necesidades y sentimientos de los demás
- Facilitar la Diversidad y la Inclusión: Tratar a todas las personas con respeto, considerar las implicaciones éticas y responder con sensibilidad a todas las diferencias entre las personas
Competencias Personales:
- Habilidad de comunicación
- Trabajo en equipo
- Planificación y organización
- Adaptabilidad y flexibilidad para el logro de resultados
- Seguir lineamientos y procedimientos en general
- Capacidad para preparar informes escritos
- Responsabilidad
- Creatividad
- Iniciativa
- Conocimiento tecnológico
- Habilidad para trabajar bajo estrés, saber establecer prioridades y manejar múltiples tareas/proyectos dentro de plazos ajustados
- Habilidades organizacionales efectivas y capacidad de manejar un volumen de trabajo alto de una forma eficiente y oportuna.
- Actitud proactiva y dinámica hacía el trabajo.
- Habilidad y vocación de servicio para trabajar con poblaciones en heterogeneidad social y situación de vulnerabilidad
Required Skills and Experience
Formación Académica
La persona pasante deberá contar con estudios universitarios en administración, contabilidad, finanzas, ingeniería industrial, desarrollo sostenible, bibliotecología, archivo, informática, sociología y otras afines.
Aplicantes al programa de pasantías del PNUD, deben cumplir con uno de los siguientes requisitos al momento de la solicitud de pasantía:
- (a)Estar matriculado(a) en un programa de postgrado (maestría o superior)
- (b)Estar matriculado(a) en el último año académico de un primer programa universitario (Bachiller universitario), en alguna de las áreas mencionadas en el apartado que encabeza esta sección.
- Recientemente graduado(a) con un título universitario (como se define en (a) y (b) arriba) y, si se selecciona, debe iniciar la pasantía dentro del lapso de un año a partir de la graduación.
- Estar inscrito(a) en un programa de prácticas profesionales de posgrado y realizar las prácticas como parte de este programa.
Experiencia
- Al menos 1 año de experiencia relevante a las tareas aquí indicadas.
- Dominio de Microsoft Office ( Excel, PPT, Word)
- Deseable conocimiento sobre Derechos Humanos, igualdad de género, empoderamiento de las mujeres y las niñas, y sobre la agenda 2030 para el desarrollo sostenible.
Idiomas requeridos
- Nivel avanzado del idioma español. Escritura, Lectura y Conversación.
- Nivel intermedio del idioma inglés. Escritura, Lectura y Conversación.
Condiciones de la Pasantía
- Los(as) pasantes pueden recibir un estipendio por mes de acuerdo con las disposiciones de la política de pasantías del PNUD con las que los solicitantes deben familiarizarse antes de firmar el formulario de acuerdo de pasantías de Naciones Unidas.
- La pasantía es a tiempo completo, de manera híbrida, virtual y presencial , para desarrollar las actividades y alcanzar los resultados esperados. Se espera que los(as) pasantes trabajen a tiempo completo, pero se permite flexibilidad para los programas educativos.
- Contempla una duración de 6 meses, sujetos a desempeño del/la pasante, verificable contra presentación de informe mensual de resultados y evaluación por parte del Supervisor.
- Es requerido que las(os) pasantes utilicen su propia computadora portátil, ya que la oficina no puede proporcionarles una.
- Los/as pasantes son responsables de contar con un seguro de vida y médico adecuado durante la duración de su pasantía en el PNUD y deben presentar un certificado médico de buena salud antes de comenzar la pasantía. El PNUD no reembolsará el seguro médico del Pasante.
- Cualquier costo derivado de accidentes y enfermedades incurridos durante una asignación de prácticas será responsabilidad del Pasante.
- El PNUD no acepta ninguna responsabilidad por la pérdida o daño a los efectos personales que puedan ocurrir durante la pasantía.
- Los(as) pasantes no son elegibles para solicitar o ser nombrados para cualquier puesto en el PNUD durante el período de la pasantía.
- No hay expectativas de empleo después de la pasantía.
Aplicación:
- La aplicación debe realizarse en línea, remitiendo carta de interés y currículum actualizado. Por favor, agrupe todos sus documentos en un único PDF ya que el sistema solo permite cargar un documento como máximo.
- Las personas que resulten seleccionadas para la pasantía deberán presentar los siguientes documentos, en el plazo de una semana posterior a la selección:
- Carta de su universidad que confirma la inscripción actual y la fecha de graduación;
- Carta de recomendación de un(a) profesor(a);
- Copia de su récord escolar;
- Copia de cedula de identidad y/o pasaporte
- Formulario de solicitud de pasantía completo del PNUD
- Acuerdo de pasantía firmado por el PNUD
- Certificado médico de buena salud
- Comprobante de seguro médico
La fecha límite para aplicar es el viernes 06 de mayo del 2022.
Solamente se contactará a las personas seleccionados para evaluaciones adicionales y/o entrevistas.
La Oficina de PNUD Costa Rica en su compromiso intrínseco con la igualdad y la no discriminación, aspira a fortalecer una cultura organizacional pluralista, inclusiva, diversa, respetuosa de las diferencias y sin dejar a nadie atrás.
Por esto invita a participar en los procesos de contratación a personas indígenas, afrodescendientes, con discapacidad, migrantes, LGTBIQ+, entre otras personas, grupos y poblaciones históricamente excluidas. Especialmente se insta a las mujeres en esta diversidad a presentar sus postulaciones.
El PNUD rechaza la violencia contra las mujeres, así como el hostigamiento sexual y la explotación sexual en cualquier de sus formas, por lo que las personas colaboradoras deben mostrar una conducta integra al respecto.