Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Le Bureau coordonne une réponse humanitaire efficace et fondée sur des principes et veille à ce que les secours atteignent rapidement les populations dans le besoin. Le Fonds Humanitaire de la RDC géré par le Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) est un mécanisme commun de financements regroupant plusieurs pays donateurs, créé en 2006 pour allouer des fonds aux interventions les plus urgentes permettant de sauver des vies en RDC. Combinant souplesse et orientation stratégique, le Fonds garantit l’allocation et le décaissement des ressources en temps voulu afin de permettre une réponse humanitaire flexible et efficace. Le Fonds contribue aussi au renforcement du leadership du Coordonnateur Humanitaire et des mécanismes de coordination humanitaire.

Ce poste est initialement basé à Kinshasa mais il peut, à l’avenir, être transféré dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation.

Sous la tutelle du Chef de Bureau OCHA RDC, la direction de la cheffe de l'Unité de Financement Humanitaire (UFH) en RDC et la supervision directe du Chargé des Finances, le Chargé des Finances Assistant apporte son appui à la mise en œuvre globale du cadre de redevabilité du FH RDC, et travaille en étroite collaboration avec ses collègues du Programme et du Suivi et Rapportage au sein de l'Unité des Financements, ainsi que le personnel de coordination du cluster pour aider à la mise en œuvre du cadre de redevabilité du FH RDC, avec une attention particulière sur la conformité et les vérifications financières.  

Ce poste est initialement basé à Kinshasa mais il peut, à l’avenir, être transféré dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation.

Dans l’exercice de ses fonctions, il doit être digne de confiance et faire preuve d’une grande discrétion, faisant preuve d’un sens élevé de responsabilité

Duties and Responsibilities

Fournir un soutien dans les processus d'allocation et de gestion financière du Fonds Humanitaire de la RDC (FH RDC):

• Examiner et conseiller sur la validation des budgets du projet et des accords de subvention ;
• Examiner et conseiller sur les modifications budgétaires ou les demandes d’extension sans frais ;
• Suivi régulier avec les partenaires de mise en œuvre pour obtenir des rapports financiers ;
• Examen des rapports financiers intermédiaires et finaux et des documents justificatifs pour assurer  la conformité avec les accords, les budgets et les accords de subventions ;
• Assurer le suivi du décaissement des fonds et du remboursement des soldes des partenaires ;
• Examen des accords de subvention et des documents justificatifs pour en assurer l'exactitude, la cohérence, le caractère raisonnable et le respect du Règlement financier et du règlement de gestion financière de l'ONU et des directives pour la mise en commun des fonds mis en commun par pays (CBPF) ;
• Recevoir et examiner les rapports d'audit des contractants et s'assurer que les enregistrements du projet sont mis à jour si nécessaire.

Fournir un appui dans la mise en œuvre des aspects financiers du cadre de redevabilité du FH RDC

• Effectuer des contrôles financiers ponctuels conformément aux modalités opérationnelles du FH ;   
• Faciliter et fournir un soutien lors des audits, au niveau du projet et des fonds, sur demande,  notamment en ce qui concerne la passation des marchés des fournisseurs, le processus de planification et le suivi des constatations d'audit essentielles ;
• Assurer la liaison avec les partenaires, le personnel l’UFH et d'autres tierces parties lors de la vérification des pièces justificatives des dépenses lors des contrôles sur place, de l'examen des rapports financiers, des évaluations de la capacité et des audits ;
• Aider à la soumission et à la restitution de la documentation financière des partenaires pour les contrôles inopinés dans les bureaux extérieurs d’OCHA.

Fournir un appui à la mise en œuvre du plan de suivi dans le cadre de redevabilité du FH RDC:

• Contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre de plan de suivi conformément aux modalités de financement des allocations ;
• Participer à la planification et au suivi effectif du projet sur le terrain avec d'autres membres du  personnel de terrain de l’UFH ;
• Participer à la demande et à l'examen des informations / documents soumis par les partenaires en matière de diligence raisonnable et à la mise à jour du statut correspondant dans le Grant Management System (GMS) ;
• Participer à la mise à jour des calendriers de suivi du projet, des résultats et des recommandations dans le GMS.

Faciliter la création et le partage des connaissances sur les finances, le suivi et l'évaluation au sein d'OCHA RDC, des clusters et des partenaires d'exécution du FH RDC:

• Identifier et synthétiser les meilleures pratiques en matière de financement, de suivi et d'évaluation, les leçons apprises et les recommandations à intégrer aux efforts de gestion des fonds et à canaliser vers les processus de prise de décision ;
• Promouvoir la sensibilisation sur les directives du FH RDC, les manuels opérationnels, les clauses dans les accords avec les partenaires et les meilleures pratiques ;
• Planifier et participer aux formations destinées aux partenaires de mise en œuvre et aux autres parties prenantes

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu ; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

- La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports.

Required Skills and Experience

Education :    Justifier d’un diplôme de fin d’études universitaires ‘second cycle), préférablement en sciences sociales, économiques, de gestion, comptabilité, commerce, administration publique ou des affaires, ou tout autre domaine pertinent.

Un diplôme universitaire de fin du premier cycle, assorti d’une expérience professionnelle appropriée, peut être considéré comme critère d’éligibilité (un équivalent acceptable).

Diplôme / certificat de formation professionnelle dans les domaines de la comptabilité, de la gestion financière, des contrôles financiers ou de l’audit (expert-comptable agréé, auditeur interne agréé, examinateur agréé en fraude, comptable agréé ou équivalent).

Expérience :    Expérience professionnelle avérée dans la gestion de projets en aide humanitaire et/ou la coopération au développement avec une préférence pour une expérience avec le système des Nations Unies et ONG Internationales.

Expérience pertinente acquise au niveau national ou international dans la prestation de services de conseil en gestion et une expérience pratique de la finance, de la comptabilité ou de l'audit.

Une bonne connaissance des systèmes de contrôle interne et une expérience des outils de comptabilité et d'audit constituent un atout.

Une expérience de l'utilisation des ordinateurs, des systèmes d'information comptable, des progiciels Microsoft Office et des systèmes de gestion Web est requise.

Une expérience antérieure avec le système des Nations- Unies ou ONGs Internationales dans le domaine est un atout majeur.

Connaissances linguistiques

• Maîtrise parfaite du français écrit et parlé ;
• Bonne connaissance professionnelle de l’Anglais ;
• Avoir une bonne connaissance des langues locales ;

Pour postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien « https://jobs.undp.org/cj_view_job.cfm?job_id=108043», un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

• Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
• Un formulaire P11 à jour (signé et daté) ;
• Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
• Les attestations d’emploi / expériences professionnelles ;
• Les copies des diplômes ;
• Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.) ;
• Copies des deux dernières évaluations.

A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences  et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer.  Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA applique une politique de tolérance zéro contre les cas d’exploitation sexuelle, abus sexuels et du harcèlement sexuel.

Selon la Circulaire du Secrétaire général  ST/SGB/2003/13, l’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « abus sexuel » toute atteinte sexuelle commise avec force, contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, la menace d’une telle atteinte constituant aussi l’abus sexuel. Le « harcèlement sexuel » implique toute avance sexuelle non souhaitée, toute demande de faveur sexuelle, toute conduite verbale ou physique ou tout geste de nature sexuelle, ou tout autre comportement de nature sexuelle auquel on pourrait raisonnablement s'attendre ou sembler choquer ou humilier. Le harcèlement sexuel peut se produire lorsqu'il interfère avec le travail, devient une condition d'emploi ou crée un environnement intimidant, hostile ou offensant.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement