Background

ONU Mujeres es la organización de las Naciones Unidas dedicada a promover la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. Como defensora mundial de mujeres y niñas, ONU Mujeres fue establecida para acelerar el progreso que conllevará a mejorar las condiciones de vida de las mujeres y para responder a las necesidades que enfrentan en el mundo.

ONU Mujeres apoya a los Estados Miembros de las Naciones Unidas en el establecimiento de normas internacionales para lograr la igualdad de género y trabaja con los gobiernos y la sociedad civil en la creación de leyes, políticas, programas y servicios necesarios para garantizar que se implementen los estándares con eficacia y que redunden en verdadero beneficio de las mujeres y las niñas en todo el mundo. Trabaja mundialmente para que los Objetivos de Desarrollo Sostenible sean una realidad para las mujeres y las niñas, y promueve la participación de las mujeres en igualdad de condiciones en todos los ámbitos de la vida. La Entidad se centra en cinco áreas prioritarias:

Asimismo, ONU Mujeres coordina y promueve el trabajo del sistema de las Naciones Unidas en pos de la igualdad de género y en todos los debates y acuerdos relativos a la Agenda 2030. La Entidad trabaja para lograr un mundo más inclusivo con la igualdad de género como elemento fundamental de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

Duties and Responsibilities

Objetivo

Bajo la supervisión directa de la Representante de País de ONU Mujeres Guatemala, la persona seleccionada, es responsable de proporcionar apoyo administrativo a la Representante en total confidencialidad en todos los aspectos de la asignación, asegura el cumplimiento de los procesos a su cargo, manejo adecuado de protocolo, gestión de flujo de información y seguimiento eficiente a los compromisos establecidos.   

Además, trabajará en estrecha colaboración con todo el personal de Programas y Operaciones de la oficina de país, Agencias del Sistema de Naciones Unidas, contrapartes de Gobierno y organizaciones socias, para garantizar un flujo eficaz de la información, asegura las acciones requeridas sobre los acuerdos e instrucciones recibidas y coordina adecuadamente la agenda de la Representante.

 

Resumen de funciones/resultados clave

  1. Proporcionar apoyo ejecutivo secretarial a la Representante de ONU Mujeres en el país
  2. Proporcionar un apoyo eficaz en materia de comunicación y gestión de la información a la Oficina del Representante de ONU Mujeres en el país.
  3. Prestar apoyo a las actividades de Representación
  4. Proveer apoyo administrativo al área
  5. Contribuir a la creación y el intercambio de conocimientos

 

Proporcionar apoyo ejecutivo secretarial a la Representante de ONU Mujeres en el país

  • Proveer apoyo administrativo y secretarial a la Representante de País, asegurando el eficiente funcionamiento de la oficina de la Representante. 
  • Gestionar el calendario, la agenda de citas y reuniones de la Representante de ONU Mujeres en el país;
  • Apoyar a la Representante de País en la preparación y actualización de su Plan de Misiones; preparar los travel request correspondientes a cada viaje y dar seguimiento a la emisión de boletos aéreos cuando corresponda y desembolsos a viáticos; realizar los arreglos de viaje de la Representante, incluyendo los arreglos de alojamiento, traslados, y otros aspectos de logística relevantes, tomando en cuenta las políticas de ONU Mujeres y las reglas de protocolo;
  • Gestionar las llamadas de Representación de forma adecuada y eficiente, manteniendo la confidencialidad en las comunicaciones;
  • Revisar y filtrar documentos que pasan para autorización de la Representante, asegurando se cuente con el proceso que respalda la solicitud, en cumplimiento de las políticas;
  • Mantener la lista de contactos de la Oficina de País actualizada;
  • Proporcionar apoyo administrativo para reuniones, eventos y/o talleres;
  • Organizar y asistir a reuniones, preparar actas y minutas según sea requerido;
  • Reunir material informativo y apoyar en la preparación de presentaciones en PowerPoint para la Representante para reuniones, misiones y otros eventos clave.

Proporcionar un apoyo eficaz en materia de comunicación y gestión de la información a la Oficina del Representante de ONU Mujeres en el país.

  • Facilitar el flujo de información y comunicación entre la Oficina de la Representante de ONU Mujeres en el país y otras unidades dentro o fuera de ONU Mujeres;
  • Revisar, priorizar y dirigir la correspondencia hacia y desde la Oficina del Representante; tomar medidas proactivas de seguimiento y mantener informada a la Representante;
  • Responder y/o dirigir las consultas a las unidades apropiadas para una acción/respuesta oportuna;
  • Redactar correspondencia rutinaria y circulares requeridas;
  • Mantener y organizar archivos actualizados para facilitar el acceso y la recuperación. Garantizar la custodia del material confidencial.

Prestar apoyo a las actividades de Representación.

  • Facilitar la interacción de la Representante en el país con diversos socios externos mediante la comunicación escrita, verbal y electrónica, a través de relaciones de colaboración y proactivas con homólogos y colegas de las oficinas asociadas;
  • Recibir a funcionarios, visitantes e invitadas/os a reuniones de Representación; 
  • Garantizar las cuestiones protocolarias, coordinar los preparativos logísticos relacionados con las visitas.

 Proveer apoyo administrativo al área

  • Llevar el control y archivo de los acuerdos, memorándums de entendimiento, documento de control interno, y cualquier otro documento de gestión, que sea firmado por Representación;
  • Apoyar en la coordinación logística de eventos de la oficina según sea requerido;
  • Revisar los documentos requeridos para trámites de pago, realizando las solicitudes de pago requeridas de los procesos de Representación, dando seguimiento hasta el cierre de gestión/pago al proveedor;
  • Realizar las requisiciones que sean solicitadas en el sistema financiero de ONU Mujeres y trasladarlas para aprobación;
  • Actuar como enlace entre Representación, programa y Operaciones en los temas administrativos-financieros y de logística relevantes para el área de Representación;
  • Lleva el control de las salas de reuniones en ONU Mujeres y coordina la reserva de las mismas;
  • Apoya en la gestión adecuada del vehículo oficial, manteniendo comunicación activa con el piloto para asegurar los traslados de la Representante en tiempo.  Realiza el seguimiento a las bitácora, asegurando el registro y validación.   
  • Cualquier otra actividad o función que sea requerida según las necesidades del área y que se encuentre en el marco y nivel de responsabilidad del puesto.

Contribuir a la creación y el intercambio de conocimientos

  • Proporcionar apoyo administrativo para una gestión y un intercambio de conocimientos eficaces dentro de la oficina y en otras oficinas/sedes centrales, de actividades a su cargo;
  • Adquirir y compartir conocimientos relacionado con el apoyo administrativo y operativo.

 

Competencies

Competencias

Valores fundamentales:

  • Integridad
  • Profesionalismo
  • Sensibilidad cultural y diversidad de valores

Competencias principales:

  • Conciencia y sensibilidad con respecto a las cuestiones de género;
  • Responsabilidad;
  • Solución creativa de problemas;
  • Comunicación efectiva;
  • Colaboración inclusiva;
  • Participación de los interesados;
  • Predicar con el ejemplo.

https://www.unwomen.org/en/about-us/employment/application-process#_Values  

Competencias funcionales:

  • Alta habilidad para realizar diversas y múltiples tareas.
  • Alta orientación al servicio hacia clientes y socias externas e internas.
  • Habilidad para procesar información, identificar y ajustar discrepancias.
  • Habilidad para analizar y sintetizar información
  • Habilidad para manejo de trabajo bajo presión.
  • Habilidad para planificar, organizar y establecer prioridades
  • Habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.
  • Habilidad para manejar situaciones con diplomacia y tacto, y tener un comportamiento consistente hacia los demás.

Required Skills and Experience

Requisitos para aplicar

Esta vacante está dirigida a personas nacionales o con residencia legal en Guatemala.

Educación

  • Estudios universitarios intermedios (mínimo 3 años de licenciatura) en Administración de Empresas, Ciencias Sociales o carrera afín a las funciones del puesto.

Experiencia

  • Mínimo 5 años de experiencia progresiva a nivel de asistencia administrativa, asistencia ejecutiva de alto nivel, apoyo logístico a nivel local o internacional.
  • Experiencia deseable en manejo de protocolo.
  • 1 año de experiencia requerida en Agencias del Sistema de Naciones Unidas y/o en Cooperación Internacional.

Otras habilidades y Conocimientos

  • Dominio oral y escrito del idioma español.
  • Dominio a nivel medio, oral y escrito, del idioma inglés. 
  • Manejo intermedio o avanzado de los paquetes de software Microsoft Office (Word, Excel y Power Point)

 

Documentos a ser presentados para la postulación

Para poder postularse deberá registrarse desde esta página, haciendo clic en el botón de "apply now".

  1. UN Women Personal History Form (P11) firmado, que se puede encontrar en el link: https://www.unwomen.org/sites/default/files/Headquarters/Attachments/Sections/About%20Us/Employment/UN-Women-P11-Personal-History-Form.doc
  2. Identificación personal (DPI) - opcional
  3. Copia de Credenciales académicas - opcional
  4. CV - opcional

Tomar nota que el sistema solo permite adjuntar un (1) solo archivo en formato PDF. Se comparte una guía opcional, la cual puede utilizar para realizar este paso.  https://www.wikihow.com/Merge-PDF-Files 

NOTAS IMPORTANTES.

  • ONU Mujeres no asume responsabilidad y solo describe una de las tantas formas de comprimir los documentos relativos a la aplicación.  Usted podrá utilizar la que considere prudente. 
  • Las aplicaciones recibidas incompletas o fuera de la fecha de cierre no serán consideradas. 
  • Solo aquellas candidaturas que clasifiquen en la lista corta (al menos las/s tres con mayor puntuación) serán contactadas para entrevista (si aplica).

Tomar nota que de ser seleccionado/a, deberá presentar la constancia de haber realizado los siguientes cursos durante los primeros 2 meses del contrato: 

  1. Yo se Género  https://trainingcentre.unwomen.org/course/description.php?id=2
  2. BSAFE https://training.dss.un.org/course/detail/19948
  3. UN Women Information Security Course
  4. Ética e Integridad
  5. Prevención del abuso y explotación sexual
  6. Prevención del fraude y corrupción
  7. Prevención del acoso y abuso de autoridad
  8. Inclusión de la discapacidad: construir una Naciones Unidas inclusiva y accesible

 

Diversidad e Inclusión

En ONU Mujeres asumimos el compromiso de crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres contrata, emplea, capacita, compensa y promueve sin discriminar por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada en la ley. Todos los empleos se deciden en función de las aptitudes, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización. 

Si necesita algún tipo de adaptación razonable para participar en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su candidatura. 

ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero frente a las conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, que incluyen la explotación y abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.  Las candidatas/os seleccionadas/os deberán respetar las políticas y los procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta exigidas al personal de la organización, por lo que se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. La verificación de antecedentes incluirá la comprobación de las credenciales académicas y el historial de empleo. Es posible que las candidatas/os seleccionadas/os deban proporcionar información adicional para realizar una verificación de antecedentes.