Background

ous la supervision globale du Ressources Management Specialist, la supervision directe du Finances Analyst , l’Associé(e) aux Finances exécute les services financiers du bureau en assurant l'utilisation efficace et transparente des ressources financières et l'intégrité des services financiers.
L'Associé(e) aux Finances promeut une approche orientée vers le client compatible avec les règles et les procédures du PNUD. L'Associé(e) aux Finances travaille en collaboration étroite avec le personnel des opérations, du programme et des équipes des projets et avec le personnel du siège pour la résolution des problèmes complexes liés aux finances.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés:

• La gestion et la mise en œuvre de stratégies opérationnelles;
• La gestion des budgets et le système de recouvrement des coûts;
• Appui en comptabilité et administration;
• Gestion du cash du bureau;
• Facilitation du développement et partage des connaissances.

Assure la gestion et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, adapte les procédures en se focalisant sur les résultats suivants:

• Pleine conformité des activités financières, du système d’enregistrement et de rapportage financier et l’audit avec les règles, les procédures, la politique et les stratégies des Nations Unies et du PNUD;
• Mise en œuvre efficace du contrôle interne, conception et fonctionnement appropriés des systèmes de gestion des ressources financières;
• Configuration du business plan du bureau et élaboration/établissement de procédures opérationnelles standards dans le domaine des finances;
• Mise en œuvre des accords de partage des coûts et de fonds fiduciaire, élaboration des conditions de contribution au sein du bureau aux efforts de mobilisation de ressources;
• Elaboration de proposition et mise en œuvre de la stratégie de réduction des coûts en consultations avec la direction du bureau.

Assure l’administration des budgets et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts en se focalisant sur les résultats suivants:

• Préparation et révision du budget administratif du bureau, suivi avec le siège des autorisations des dépenses (ASL);
• Etablissement de critères pour la contribution des agences au budget des services communs, préparation et révision du budget des SC et suivi des remboursements dans les délais;
• Mise en œuvre du mécanisme de contrôle pour les projets à travers un suivi des budgets, le statut des budgets, maintien du grand livre;
• Présentation d’informations pour la planification des ressources financières du bureau, de rapports contenant des analyses de la situation financière;
• Préparation dans les délais des factures pour le recouvrement des coûts, élaboration et mise en œuvre du système d’enregistrement des ressources et le suivi du recouvrement des coûts.

Fournit un appui comptable et administratif en se focalisant sur les résultats suivants:

• Contrôle approprié des documents de support pour les paiements, revue des rapports financiers des projets NEX;
• Maintenance du système de contrôle interne des dépenses qui garantissent le traitement efficace des paiements des factures, du payroll, les réquisitions de voyages, les MPO et autres transactions;
• Corrections dans les délais des erreurs de paiement (erreurs budgétaires, paiements non approuvés…);
• Maintenance du compte des Créances recouvrables des projets et suivi des contributions des partenaires;
• Remboursement à temps de la TVA et paiement du GLOC.

Assure la gestion de cash du bureau en se focalisant sur les résultats suivants:

•  Revue dans les délais de la position en cash du compte local en vue de s'assurer de la disponibilité des fonds pour les déboursements;
•  Revue quotidienne du rapport de banque du compte «zéro-balance" en vue de suivre le niveau de « imprest », identification et l'enregistrement des contributions;
• Remplace l'Analyste aux Opérations en tant que premier contact avec les banques locales dans la gestion de routine en matière de négociation de taux de change, le renflouement du compte. Sur décision du RR, l'Associé(e) aux Finances peut faire partie du PANEL des signataires sur les comptes bancaires;
• Transaction et initiative d'opposition aux paiements sur les systèmes d'opération de banque d'Internet;
• Approbation et soumission mensuelle à la trésorerie du rapport sur le taux de change;
• Préparation à temps de la réconciliation bancaire;
• Sélection des transferts bancaires;
• Assume le rôle du gestionnaire du "Pay cycle » dans l'Atlas;
• Préparation du cashflow mensuel prévu pour l'utilisation par l'Analyste aux Opérations;
• Liaison avec les agences des N.U. pour obtenir l'estimation de leur besoin en cash;
• Remplace le caissier pour le remboursement effectué sur le terrain ;
• Création des transferts bancaires et réconciliations bancaires.

Assure la facilitation du développement et le partage des connaissances en se focalisant sur l’accomplissement des résultats suivants:    

• Organise des formations pour le personnel des opérations et des projets sur les finances;
• Résume les leçons apprises et les meilleures pratiques en finance;
• Contribution effective au réseau des connaissances et à la communauté des pratiques.

 Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité générale du bureau en matière de gestion des ressources financières et le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles.
L’analyse précise et la présentation des informations financières renforcent la crédibilité du bureau en matière d’utilisation des ressources en processus de gestion financière appropriée.

Competencies

Compétences Fondamentales:

• Démontre l’intégrité en modélisant les valeurs de l’ONU et des standards moraux;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Faire preuve d’une sensibilité et d’adaptation aux milieux multiculturels, au genre, à la religion, à la race, à l’âge et à la nationalité.

Compétences Liées à la Fonction:

Connaissance en management et formation:

• Promouvoir une culture d’apprentissage et de partage de connaissance dans le bureau;
• Connaissance approfondie des problèmes de développement;
• Capacité à assurer une plaidoirie et à conseiller;
• Travaille activement vers un apprentissage personnel continu et un développement dans un ou plusieurs domaines de pratiques, agit conformément au plan de formation et met en application les compétences nouvellement acquises;

Développement et Efficacité Opérationnelle:

• Capacité de diriger une planification stratégique, une gestion axée sur les résultats et de rapportage;
• Capacité à conduire une formulation, une mise en œuvre, un suivi-évaluation des programmes et projets et de mobilisation de ressources;
• Compétences affirmées en TIC;
• Capacité à diriger la mise en œuvre de nouveaux systèmes et d’agir sur le changement des comportements et des attitudes du personnel.

Gestion et direction:

•  Centré sur l’impact et le besoin du client et répond positivement aux ré-informations;
•  Approches permanentes de travail avec énergie et une attitude positive et constructive;
•  Démontre une compétence confirmée en communication verbale et écrite.

Required Skills and Experience

Education: 

• Education secondaire avec spécialisation en comptabilité et en finance;
• Diplôme universitaire en gestion ou en administration publique serait souhaitable.

Expérience: 

• 6 ans d’expérience de responsabilité en finance au niveau national ou international;
• Expérience dans l’usage de PC et dans les logiciels tels que MS Word, Excel, etc.. et connaissance approfondie des tableaux et des paquets de base de données, et traitement de systèmes de gestion de site web.

Language: 

• Maîtrise du Français;
• Connaissance pratique de l’Anglais.