Background

Le contexte humanitaire au Tchad est caractérisé par les conséquences de la crise du sahel qui affecte des millions de personnes vulnérables, ainsi que les conséquences des conflits dans les pays voisins à l’Est et au Sud avec la crise des retournés des zones de conflit dans ces pays. Le pays a également connu ces dernières années, des inondations, des épidémies et la situation alimentaire et nutritionnelle reste critique. Pour renforcer la section Administration du bureau OCHA afin de répondre aux nombreuses sollicitations du bureau OCHA de N’Djamena et les sous bureau, OCHA Tchad a créé ce poste.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision du Chef de section de l’Administration et Finance, l’Associé à l’Administration exécutera les tâches suivantes:

• Assurer la collecte les besoins des sous bureaux de Baga Sola/Abeche/Mao/Sarh/Gore pour en faire le traitement et préparer la documentation nécessaire, les paiements et assurer la transmission et le suivi au service compétents ( OCHA et/ou PNUD);
• Faire le suivi des dossiers et paiements en instance pour le compte du bureau de Ndjamena et des sous bureaux de Baga Sola/Abeche/Mao/Sarh/Gore;
• Assurer le classement des documents administratifs et comptables;
• Assurer une assistance au personnel des sous bureaux de Baga Sola/Abeche/Mao/Sarh/Gore dans les requêtes émises (visa de séjour, logement, déplacement, divers besoins de matériel de travail, requêtes de routine);
• Effectuer le suivi administratif des dossiers de paiement (voyages, mission, fournitures de bureau, transport, …);
• Effectuer le suivi des remboursements des réclamations des sous bureaux;
• Assurer le suivi des convocations aux réunions, de la mise en place de la salle de réunion;
• Assurer l’organisation d’évènements (reunions, ateliers, retraite, etc..); et appuyer à la préparation des documents de travail (photocopie, scan, préparation des packages);
• Assurer le processus d’achats pour le compte de tous les sous bureaux suivants les règles et procedures en vigueur;
• S’acquitter de toute autre tâche jugée nécessaire par la hiérarchie.

Competencies

Valeurs Intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l'ONU;
• Favoriser la vision, la mission, et les buts stratégiques d’UNOCHA;
• Etre capable de travailler avec un minimum de supervision;
• Ouverture au changement et aptitude à gérer des situations complexes;
• Approche positive et constructive et dynamisme face au travail;
• Établir des bonnes relations avec les partenaires et produit des réponses rapides et adéquates;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d'initiative développé;

Gestion de la connaissance

• Favorise la gestion de la connaissance à et un environnement d’apprentissage dans le Bureau par sa propre conduite et son comportement;
• Aptitude à continuer à renforcer ses capacités et à assurer son développement personnel dans un ou plusieurs domaines de pratiques;
• Aptitude à contribuer au renforcement des capacités de l’équipe sous sa supervision.

Compétences Fonctionnelles:

Aptitudes Opérationnelles:

• Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles;
• Capacité à établir des priorités et à anticiper;
• Prudence, courtoisie et discrétion;
• Aptitude établir des bonnes relations avec les partenaires/collègues et produire des réponses rapides et adéquates;
• Avoir une aptitude avérée dans l’analyse, la créativité, la planification et l’organisation;
• Capacité à mener la planification stratégique, la gestion axée sur les résultats et les rapports;
• Bonne connaissance des outils de gestion axée sur les résultats;
• Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles;
• Bonnes compétences en Informatique;
• Connaissance de SAP - Umoja serait un atout

Professionnalisme:

• Capacité à faire preuve de discernement dans le contexte des tâches assignées, le travail sous pression, à l’occasion des grands événements;
• Fierté de son travail, fait preuve de compétence professionnelle, est conscient et efficace dans le respect des engagements, pour des motifs professionnel plutôt que personnels;
• Persévérer face aux obstacles et aux difficultés et garder son calme dans les situations stressantes.

Communication:

• Parle et écrit avec clarté et efficacité ; est à l’écoute des autres; 
• Interprète correctement les messages des autres et réagit de façon appropriée; 
• Pose des questions pour obtenir des éclaircissements sur les sujets pertinentes.

Planification et Organisation:

• Développe des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies convenues;
• Identifie les activités et taches prioritaires et modifie les priorités selon les besoins; 
• Suit l’exécution des plans et actions si nécessaires et utilise le temps efficacement.

Orientation client:

• L'une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes à fournir un service fiable et efficace. Le contact facile, la courtoisie et le sens du tact sont primordiaux.

Esprit d'équipe:

• Le poste requiert une collaboration avec ses collègues afin d'atteindre les objectifs fixés et être à l'aise dans un environnement multiculturel.

Required Skills and Experience

Education:                                                

• Diplôme de niveau secondaire. Formation dans le domaine de l’administration, comptabilité, Finance ou tout domaine en rapport avec la fonction. Licence en gestion, comptabilité, Administration serait un atout mais pas une exigence.

Expérience:

• 6 années d’expérience professionnelle dans un poste similairedans une Agence humanitaire, une ONG ou toute organisation internationale;
• Démontrer une bonne connaissance d’un système de gestion intégré(SAP, UMOJA…);
• Connaissance des questions administratives est un avantage;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, Internet).

Langues Requises:          

• Bonne maitrise du français;
• Bonne connaissance de l’anglais serait un atout.