Background

Sous la supervision directe du Chef de Bureau OCHA, l’Associé Exécutif du Chef de Bureau assurera le fonctionnement efficace et efficiente du secrétariat en garantissant toute confidentialité dans tous les aspects de l’exercice de ses fonctions, la tenue des procédures protocolaires et des privilèges, la gestion de la circulation de l’information et le suivi des échéances et des engagements pris ainsi que la consolidation du calendrier du Chef de bureau.

Il / Elle sera chargé d’exécuter les tâches ci-après :

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clées:

• Gestion du Cabinet du Chef de Bureau;
• Gestion du protocole et des privilèges;
• Gestion de la Communication et de la circulation de l’information du Bureau du Chef de Bureau.

Gestion du Cabinet du Chef de Bureau:

• Assurer la gestion du flux d'information en identifiant les sujets prioritaires qui doivent être abordées lors des rencontres du Chef de Bureau OCHA;
• Assurer l’identification des documents prioritaires et assurer un dispatching suivant l'urgence, la confidentialité et l'importance et préparer une note de lecture l'attention du Chef de Bureau et/ou des différents Chefs d'Unité;
• Assurer la préparation des réunions, missions de terrain etc. et proposer les points de discussion, en prenant en compte les informations pertinentes et en établissant des contacts (internes et externes) OCHA sur les sujets aborder;
• Veiller la gestion du calendrier du Chef de Bureau notamment sur les horaires quotidiens pour optimiser la gestion du temps, notamment par la préparation des rendez-vous, réunions, allocutions, conférences, interviews, etc…
• Assurer un back up du Reporting Officer dans l'élaboration du rapport interne hebdomadaire partager avec le Siège;
• Assurer la rédaction des correspondances et faire le suivi des recommandations;
• Faire la mise jour de la liste informatisée des noms, adresses et numéros téléphoniques des partenaires, membres du gouvernement, du corps diplomatiques, les agences et missions des Nations Unies, les ONGs, etc...;
• Effectuer les formalités de voyage du superviseur et maintenir une liaison constante avec les autres sections du bureau pour assurer une continuation normale des activités du bureau pendant son absence.

Gestion du protocole et des privilèges pour le bureau pour l’atteinte des résultants suivants:

Initier et assurer la préparation des conférences, séminaires, retraites, réunions, etc. interne et externes en synergie avec l'unité Administration, il s'agira de:

• Identifier les besoins afférents l'évènement, et proposer un budget prévisionnel;
• Assurer le lead dans le lancement du processus compétitif afin d'identifier le lieu, faire les réservations après validation;
• Veiller la conformité de la proposition de l'hôtel retenu, donner toutes les informations utiles aux participants, enregistrer les participants;
• Fournir une assistance logistique lors de l'événement;
• Initier pour le compte du bureau les missions et déploiement: rechercher les meilleurs routings, préparer et soumettre la signature les ordres de mission, assister l'élaboration des dossiers de demande et renouvellement des visas du personnel international et autres visiteurs, etc...;
• S'assurer que le salon d'honneur de l'aéroport est réservé pour les invites de marques et les personnalités diplomatiques de haut rang leur arrivée et départ.

Gestion de la Communication et de la circulation de l’information du Bureau du Chef de Bureau:

• Assurer une bonne cohérence des mécanismes de coordination avec les Agences du Système des Nations Unies, les partenaires nationaux et internationaux;
• Assurer et faire office de point focal pour la circulation de l’information sur le ‘Delivery as One’. Appui à la préparation des rapports réguliers sur les activités et les opérations du SNU;
• Mettre en place un mécanisme de partage des informations sur les activités programmatiques du Chef de Bureau;
• Assurer la liaison avec le personnel, les partenaires nationaux et internationaux afin d’effectuer un suivi des actions prioritaires, effectuer les recherches nécessaires permettant une prise de décision adéquates;
• Assurer la préparation stratégique des missions de haut niveau et des évènements spéciaux en collaboration étroite avec les unités, les agences et les partenaires nationaux concernés;
• Exercer d’autres fonctions selon les besoins.

Competencies

Valeurs Intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l'ONU;
• Favoriser la vision, la mission, et les buts stratégiques d’UNOCHA;
• Capacité d'exercer dans un environnement ne tenant pas compte de la différence culturelle, de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité;
• Établir des bonnes relations avec les partenaires et produit des réponses rapides et adéquates;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d'initiative développé.

Compétences Fonctionnelles:

Aptitudes opérationnelles:

• Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles;
• Capacité à établir des priorités et à anticiper;
• Prudence et courtoisie;
• Aptitude établir des bonnes relations avec les partenaires et produire des réponses rapides et adéquates.

Professionnalisme:

• Les activités du Bureau pays OCHA-Chad concernent les affaires humanitaires sérieuses dans des circonstances critiques;
• Une attitude fortement professionnelle est exigée à tout moment, de même qu’une capacité de travailler sous pression et une volonté de voyager, même dans des zones reculées. Possède la capacité de travailler de façon calme, avec compétence et engagement; honore ses engagements, respecte les délais et atteint ses résultats.

Confidentialité:

Répond et gère les informations confidentielles et sensibles avec tact et diplomatie. Respecte la nature confidentielle des informations tenues à son niveau et assure une discrétion pleine et entière sur le plan de sécurité.

Communication:

• Bonne capacité de communication orale et écrite, en s’adaptant à différents publics;
• Ecoute attentivement les autres et interprète leurs messages correctement et donne des réponses appropriées.

Orientation client:

• L’une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes à fournir un service fiable et efficace. Le contact facile, la courtoisie et le sens du tact sont primordiaux.

Planification et Organisation:

• Développe des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies convenues;
• Identifie les activités et tâches prioritaires;
• Modifie les priorités selon les besoins;
• Prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche en tenant compte des risques et des imprévus dans la planification;
• Suit l’exécution des plans et actions si nécessaires et utilise le temps efficacement.

Required Skills and Experience

Education:

• Etudes secondaires avec formation spécialisée en Secrétariat, Communication ou Administration en général.

Expérience:

• Au moins 7 années d’expériences professionnelles dans le domaine du secrétariatde haut niveau;
• Fréquents contacts internes et externes,notamment avec des personnalités de haut rang, les diplomates, les Chefs d’agences,le Secrétariat des Nations Unies et le Siège;
• Avoir de l’expérience dans le domaine de l’administration, logistique et/ou dans la coordination terrain et la réponse humanitaire serait un atout;
• Maîtrise des logiciels bureautiques(Word,Excel…);
• Bonne connaissance des logiciels ainsi que des applications interne au Secrétariat des Nations Unies tels que Lotus Note, Outlook, etc.

Langue:

• Parfaite maîtrise du français écrit et parlé;
• Très bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé;
• La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.