UN WOMEN Jobs - 74065- Assistant(e) Administratif(ve)

Assistant(e) Administratif(ve)

Advertised on behalf of

UN WOMEN

Location :

Bamako, MALI

Type of Contract :

FTA Local

Starting Date :

Application Deadline :

25-Aug-17 (Midnight New York, USA)

Post Level :

GS-5

Duration of Initial Contract :

1 year, renewable upon satisfactory evaluation and budget availability

Languages Required :

English

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Dans le cadre de son plan stratégique 2014-2017, le Bureau ONU Femmes Mali met en œuvre un Programme intitulé « Promotion du Genre et de l’égalité des sexes dans le contexte de conflit au Mali ». L’objectif de ce programme est d’assurer la participation des femmes à la prise de décision à tous les niveaux dans la situation actuelle du Mali, et d’appuyer la prise en compte du Genre dans la réponse humanitaire et dans la consolidation de la paix au pays.

Il comporte 5 composantes : (i) Genre et gouvernance : leadership accru des femmes et participation à la résolution du conflit ; (ii) Autonomisation économique des femmes rurales et des opératrices économiques dans le contexte de l’insécurité alimentaire et du changement climatique ; (iii) Promotion des droits des femmes/filles affectées par le conflit et lutte contre les violences basées sur le Genre/Viols ; (iv) Assistance psychosociale et économique aux femmes et filles déplacées ; (v) Prise en compte du Genre dans les programmes, politiques et budgets nationaux et dans l’action humanitaire.

Pour apporter une assistance à l’Unité des Opérations durant la mise en œuvre de ce programme, ONU Femmes Mali cherche un personnel qualifié, disposant de solides compétences dans les domaines pre-cités. Il est ouvert à cet effet un poste d’Assistant(e) Administratif/ve.

L’Assistant(e) Administratif/ve travaillera étroitement avec la Directrice des Opérations du Bureau Pays ainsi qu’avec les équipes des Opérations, de programmes/projets au niveau du Siège et Régional pour résoudre des questions complexes de finances et pour l’échange d’information.

Duties and Responsibilities

Mise en œuvre des processus administratifs et opérationnels

•Veille au respect de procédures administratives de l’Organisation (SOPs)

• Prend toutes les dispositions nécessaires pour octroyer de l’espace suffisant pour le bureau et les autres services;

•Gestion des contrats de fonctionnement du bureau (renouvellement/évaluation des contrats dans les délais, Bail, sécurité, nettoyage, internet, etc..);

•Gestion du stock des fournitures du bureau ;

•Les réapprovisionnements sont faits dans les délais;

•Réception des expéditions, formalités de dédouanement, préparation des documents pour les expéditions (réceptions/expéditions), formalités d’expédition;

•Organisation des déplacements et réservations d’hôtel;

• Appui aux membres du personnel et aux personnes à leur charge par l’établissement des demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national;

•Appui administratif à l’organisation de conférences, d’ateliers et de retraites;

•Collecte d’informations pour le DSA, les agences de voyage et autres études administratives;

•Préparation de correspondance, de faxes, de notes de service et de rapports courants

•Extraction, saisie, copie et classement de données provenant de sources diverses;

Assurer la logistique et la gestion du parc automobile

•Tenue des dossiers de l’unité administrative;

•Vérification des registres des véhicules et préparation de projets de rapports sur les antécédents et de plans d’entretien des véhicules (Gestion du parc automobile maintenance, renouvellement/rechargement carte carburant, suivi du cahier de bord des véhicules, organisation des sorties des véhicules, etc…)

•Analyser / interpréter les règles et règlements, ainsi que les politiques et procédures établies, et fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail de questions administratives.

Facilitation de la gestion et partage de connaissances

•Contribuer aux initiatives de formation sur les processus administratifs en donnant des cours de renforcements de capacités ou en organisant des cours pour le personnel du bureau pays.

•Documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en gestion administratives et de services relatifs aux ressources humaines. Diffuser de l’information auprès du personnel et des partenaires en vue de renforcer les capacités et connaissances.

•Concevoir et/ou introduire des innovations dans les pratiques administratives, opérationnelles et de gestion. Faire des contributions de qualité aux réseaux de connaissances et communautés de pratique.

Competencies

Compétences

•Très bonne capacité d’analyse et portée sur les résultats.

• Capacité de gérer les relations et de communiquer.

• Connaissance approfondie des procédures et règles administratives et des ressources humaines.

• Excellente connaissance et application des technologies informatiques et systèmes de gestion.

• Capacité à faire des inputs dans les processus de gestion, d’adaptation et de mise en place de nouveaux systèmes.

Required Skills and Experience

Education

• Niveau secondaire (BAC+ 2) au moins en Administration, gestion des Ressources humaines, droit ou tout autre diplôme équivalent dans le domaine.

Expériences

•Une expérience avérée de 5 ans au moins dans la gestion administrative ou logistiques dans une grande entreprise ou organisation internationale.