Background

Bajo la orientación y supervisión directa de la Asociada de Adquisiciones, el Asistente administrativo brinda servicios logísticos y de apoyo a la oficina en el país con respecto a viajes y registro de documentos, transporte, eventos del PNUD, servicios generales, despacho de aduanas, inventario y control de activos.  El asistente administrativo promueve un enfoque centrado en los clientes, la calidad y los resultados en la unidad.

El asistente administrativo coordina a los conductores y supervisa la recepción y servicios de limpieza.

Duties and Responsibilities

  1. Garantizar un soporte administrativo eficiente
  2. Provisión de servicios de viaje y logística para la oficina 
  3. Gestión y control de activos e inventario
  4. Asegurar la administración de los servicios de correo y valija diplomática
  5. Garantiza la gestión adecuada de documentos
  6. Facilitación de construcción de conocimiento e intercambio de conocimiento

 

1. Garantizar un soporte administrativo eficiente, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Cumplimiento total de las actividades administrativas con las reglas, regulaciones, políticas y estrategias de UN / PNUD; implementación del control interno efectivo.
  • Procesos de negocios de la Oficina de país identificados CO y elaboración del contenido de los Procedimientos Operativos Estándar (POE) internos aplicables a esta área, en consulta con el supervisor directo.

 

2. Asegurar la provisión de servicios de viaje y logística para la oficina, la Coordinación de las Naciones Unidas y el personal internacional, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Organización de Eventos. Arreglos para Conferencias y retiros. Apoyo en la preparación de workshops tours de estudio, seminarios y reuniones.
  • Proporcionar asesoramiento a los miembros del personal sobre los arreglos y servicios requeridos para las reuniones y garantizar el cumplimiento de los acuerdos de protocolo, con el gobierno y las reglas del protocolo de la ONU.
  • Supervisar y coordinar el trabajo de la recepción, conductores mensajeros y personal de limpieza y autorizar las horas extras si es necesario.
  • Asegurar el funcionamiento apropiado y eficiente de los equipos de oficina y locales.
  • Coordinación del servicio de mantenimiento de la oficina y equipos, asegurando el correspondiente seguimiento de contrato.
  • Coordinar el servicio de transporte asegurando el mantenimiento de la flota de vehículos, control de consumo de combustible y repuestos. Mantener actualizado el registro de vehículos oficiales y preparar los reportes mensuales.
  • Mantener actualizados todos los archivos pertinentes.
  • Realizar el seguimiento de todos los embarques de salida y llegada para el PNUD, otras agencias y proyectos.
  • Organizar los arreglos de viajes y misiones, asegurando el cumplimiento de las reglas y regulaciones de la ONU/PNUD, y proveer consejos apropiados a los viajeros.
  • Procesar las solicitudes de viajes incluyendo la Autorización de Viaje (TA) compra de pasajes, cálculo del DSA, preparación de la Orden de Compra (PO) en ATLAS, reserva de hoteles, procesamiento del F-10.
  • Llevar a cabo la encuesta de DSA y la encuesta de instalaciones para Conferencias.
  • Realizar todos los arreglos para la obtención de visas, vacunación, reservas de hoteles, alquiler de autos. Realizar el seguimiento correspondiente.
  • Solicitar los reembolsos y reclamos por cancelaciones de viajes y realizar el seguimiento correspondiente.
  • Revisión de la facturación de la Agencia de Viajes. 

 

3. Garantizar la administración y gestión de los activos e inventario, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Responsable de que todos los detalles relevantes de los activos fijos se ingresen en el módulo de activos Atlas, los activos se etiqueten y el movimiento de activos se supervise.
  • Asegurar que la información de transacciones de activos pertenecientes a: adquisiciones, ajustes, deterioro, transferencias, enajenaciones, arrendamientos, mejoras de arrendamientos, activos intangibles e información relacionada con proyectos de construcción se inicien, carguen y comuniquen al GSSC a través de DMS
  • Encargado de la gestión cotidiana de los artículos del inventario que se encuentran bajo el control del PNUD y que se encuentran en diversos lugares de almacenamiento del PNUD.
  • Coordinar el envío de informes de control de activos e inventarios y certificaciones de inventario a la División de BOM / OFRM / Cuentas.

 

4. Proporcionar apoyo efectivo en la administración de los servicios de correo y valija diplomática, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Revisión de la facturación de los servicios de valija diplomática.
  • Coordinación de los servicios de valija diplomática con otras agencias.
  • Responsable de la coordinación de la valija de llegada y salida, asegurando el cumplimiento de las regulaciones de recepción y despacho.
  • Total, cumplimiento de las reglas y regulaciones locales y de la ONU para la nacionalización de bienes importados. Realizar todos los arreglos para el despacho de aduanas.

 

5. Garantizar la correcta gestión de documentos y procesos de registro, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Mantenimiento adecuado de la base de datos electrónica de toda la correspondencia entrante y saliente
  • Llevar a cabo la búsqueda de documentos.
  • Establecer prioridades y criterios para la gestión de documentos de acuerdo a su contenido y propósito.
  • Despacho y control de la correspondencia oficial.
  • Registro y distribución oportuna de comunicaciones y documentos entrantes y salientes.
  • Archivo regular de documentos de forma apropiada, siguiendo las regulaciones del Sistema de archivo del PNUD, incluyendo carpetas centrales y archivos.
  • Gestión de archivos desarrollando limpiezas periódicas de acuerdo a las reglas y regulaciones financieras y administrativas.
  • Preparación, envío y seguimiento de tramites de aduana de bienes importados por el PNUD y la Coordinación ONU.

 

6. Apoyar el desarrollo de conocimiento e intercambio de conocimientos en la oficina de país, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Participación en capacitaciones para programa, operaciones y personal de proyectos, en temas y procedimientos aplicables a esta área.
  • Contribución sólida a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.

 

IMPACTO DE LOS RESULTADOS

Los resultados clave tienen un impacto en la eficiencia general de la oficina en el país en la administración, los servicios generales y la logística y el éxito en la implementación de estrategias operativas. El análisis preciso, la entrada de datos y la presentación de la información, los procesos transparentes bien organizados y el enfoque orientado al cliente garantizan la satisfacción del cliente y la entrega oportuna de los programas / proyectos del PNUD.

Competencies

Competencias Funcionales

  • Construcción de Alianzas Estratégicas
  • Promoción del aprendizaje y Gestión del conocimiento
  • Conocimiento técnico del área de trabajo.
  • Promover el cambio organizacional y el desarrollo
  • Diseño e implementación de Sistemas de gestión
  • Orientación al cliente y el logro de resultados

 

Competencias Core

  • Demostrar y salvaguardar altos valores éticos y de integridad
  • Demostrar conocimiento corporativo y buen juicio
  • Responsable de su propio desarrollo, proactivo
  • Crea sinergias a través del trabajo en equipo
  • Comunicación efectiva y manejo de conflictos
  • Capacidad de decisión basado en procesos transparentes
  • Aprender y compartir conocimiento y fomentar el aprendizaje de los demás.

Required Skills and Experience

Educación

  • Secundaria Completa. Grado universitario en administración, contabilidad, derecho, gestión pública o afines.

 

Experiencia

  • Mínimo 8 años de experiencia en labores similares.
  • Experiencia en el uso de equipos informáticos y conocimiento a nivel de usuario de Office. Experiencia en uso de ERPs deseable.

 

Requerimiento de Idiomas

  • Ingles intermedio como mínimo.

 

IMPORTANTE

Toda postulación debe adjuntar el formato de Antecedentes Personales (P11 - PNUD), el mismo que puede ser descargado de nuestra página web: http://www.pe.undp.org/content/peru/es/home/operations/jobs.html

Tenga en cuenta el que sistema sólo le permitirá adjuntar un (01) documento, por lo que debe incluir en un (01) solo archivo escaneado - en formato PDF - el P11 firmado y su CV.

Considere que la vacante cierra bajo horario de New York (2 horas antes de la medianoche en Perú).

 

El PNUD sólo se contactará con las personas pre-seleccionadas.