Background

En julio de 2010, la Asamblea General de las Naciones Unidas creó ONU Mujeres, la Entidad de la ONU para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de la Mujer. Al hacerlo, los Estados Miembros de la ONU dieron un paso histórico en la aceleración de los objetivos de la Organización en materia de igualdad de género y de empoderamiento de las mujeres. Las principales funciones de ONU Mujeres son: 1) Dar apoyo a las entidades intergubernamentales como la Comisión de la Condición Jurídica y Social de la Mujer en su formulación de políticas y estándares y normas mundiales sobre igualdad de género. 2) Dar asistencia a los Estados Miembros para implementar esos estándares, brindando, cuando sea necesario, el apoyo técnico y financiero adecuado para ayudar a los países que lo soliciten, así como para establecer alianzas eficaces con la sociedad civil; y 3) promover la coordinación y la rendición de cuentas de la ONU sobre sus compromisos en materia de igualdad de género, incluyendo el monitoreo continuo de los progresos dentro del sistema. Verificar con recursos humanos que sea el estándar.

Las acciones y programas de ONU Mujeres en Colombia se enmarcan en la estrategia de ONU Mujeres en los niveles regional y global, integrando los elementos particulares que se consideran necesarios para un mayor nivel de eficacia de acuerdo con el contexto, las necesidades e intereses de las mujeres y situación de igualdad de género en el país. Con base en un análisis de la situación de género en el país y de los compromisos adquiridos por el Estado colombiano en sus políticas públicas, ONU Mujeres Colombia contribuye a fortalecer el liderazgo y empoderamiento político y económico de las mujeres y su derecho a una vida libre de violencia como bases para una paz estable y sostenible. De este modo, ONU Mujeres aspira a apoyar a Colombia tanto a que se restituyan los derechos de las víctimas, como a transformar estructuralmente la dinámica de la exclusión y patriarcado en la sociedad, para que las mujeres sean beneficiarias y actores principales en el desarrollo y construcción de la paz, la democracia y la seguridad en Colombia. Bajo este enfoque, ONU Mujeres en Colombia trabaja en los ámbitos de empoderamiento político, empoderamiento económico, prevención y eliminación de las violencias basadas en género, paz y seguridad. Para ello la oficina en el país pone en marcha cuatro estrategias transversales: a) Planeación, monitoreo y evaluación; b) Innovación y comunicación para la transformación cultural, c) la coordinación de las Naciones Unidas y d) apoyo a procesos intergubernamentales.

Dichos ámbitos y estrategias se ejecutan a través de programas diseñados y ejecutados en conjunto con otras agencias de la cooperación internacional, entidades del Gobierno nacional y co-partes de la sociedad civil. Bajo este marco de resultados y a través de su rol de liderazgo y coordinación interinstitucional, ONU Mujeres apoya a agencias del sistema de Naciones Unidas en el fomento de la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres en sus operaciones de carácter humanitario. De la misma manera, suministra soporte técnico al Estado para implementar políticas y compromisos relativos a la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres en la acción humanitaria. Así mismo, apoya las voces, las acciones y la capacidad de las organizaciones de mujeres de la sociedad civil y las redes nacionales de mujeres en los esfuerzos humanitarios.

Duties and Responsibilities

De conformidad con los lineamientos de ONU MUJERES COLOMBIA y bajo la supervisión de él/la Profesional de Finanzas y Administración de los programas, el/la Asistente Administrativo/a desempeña las siguientes funciones: 

Apoyo administrativo que incluye, entre otros:

• Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as, contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago.
• Mantener comunicación en relación con los temas administrativos y financieros con las consultoras, contrapartes y proveedores.
• Solicitar cotizaciones y realizar cuadros comparativos para las compras menores y procesos de adquisiciones que así lo requieran.
• Recopilar la documentación requerida para realizar PCA (Project Cooperation Agreement), Grants, Contratos Institucionales y convenios con contrapartes.
• Elaborar los formatos de PCA (Project Cooperation Agreement), Grants.
• Preparación de los comités PAC, cuando sea necesario: citación de los miembros, preparación de la documentación requerida y secretaría técnica.
• Participar de las reuniones con el área de Operaciones para la revisión y actualización de procesos.
• Apoyar procesos para contratación de bienes, servicios y/o consultorías con personas jurídicas y naturales.

Apoyo en el seguimiento financiero, que incluye, entre otros:

• Hacer seguimiento y mantener actualizado los planes de implementación a cargo.
• Apoyar en la elaboración de documentos y soportes que faciliten la gestión de los fondos de los Programas.
• Generar los reportes de gastos y compromisos del sistema Atlas.
• Realizar el análisis comparativo de los informes financieros con las actividades inicialmente presupuestadas de acuerdo con los formatos facilitados por el área de Operaciones
• Apoyar en la elaboración de reportes al donante, de acuerdo con las normas y procedimientos de ONU Mujeres y/o del donante.
• Revisión de informes financieros enviados por las contrapartes de acuerdo con los marcos de resultados previstos en los planes de trabajo y /o proyectos.
• Realizar capacitaciones de diversos temas administrativos a contrapartes en diferentes zonas donde ONU Mujeres lleve a cabo sus programas (apropiación de mecanismos de reporte financiero como los FACE y las rendiciones de cuentas).
• Apoyar en la preparación de las revisiones presupuestales iniciales, generales, de desfase y mandatorias.
• Ingreso de requisiciones en el sistema Atlas.
• Dar alertas sobre saldos de prepuesto de los proyectos al momento de hacer los pagos.

Apoyo operativo, según lo requiera el área de Operaciones, que incluye entre otros:

• Participar en reuniones con el área de Operaciones para la revisión y actualización de procesos.
• Elaboración de correspondencia regular y administrativa, transcribir materiales de trabajo que incluye reportes sobre documentos de proyectos; revisar y corregir material escrito preparado por colegas para garantizar el formato y redacción adecuada.
• Apoyo en la organización de reuniones de trabajo (citas, documentación, etc.)
• Apoyar en la elaboración de notas informativas, cartas y comunicaciones relacionadas con las actividades públicas y su correspondiente difusión.
• Facilitar al área de Administración y finanzas la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal.
• Apoyar la preparación de las revisiones presupuestales iniciales, generales, de desfase y mandatorias.
• Garantizar la actualización del archivo del Programa de acuerdo con las normas y procedimientos de ONU MUJERES.
• Asegurar la entrada en el archivo general de ONU MUJERES de los documentos que se precisan para ser archivados del Programa.

 Apoyo logístico, según lo requiera el área de Operaciones, que incluye entre otros:

• Apoyar en la solicitud de tiquetes y eventos a través del Centro de Servicios.
• Preparar el cálculo de viáticos y gestionar el pago ya sea de anticipos y/o reembolsos.
• Preparar los formularios de liquidación de viáticos y gastos de misión.
• Organizar en coordinación con el equipo del área la logística de eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico.
• En conjunto con la persona a cargo del evento, realizar el presupuesto estimado para dar seguimiento a los gastos (que no sobrepasen los fondos disponibles). 
• Apoyar en la actualización y/o elaboración de la base de datos de las personas que participarán en el evento.
• Apoyar en la elaboración de agendas.

Apoyo en la gestión general del centro de servicios, que incluye, entre otros:

• Apoyar las actividades administrativas y operativas registradas a través del centro de servicios, que comprende los módulos de: Eventos, tiquetes, vendor, micropurchasing, DSA, pagos IC, proveedores y seguridad.
• Asesorar sobre el funcionamiento de cada uno de los módulos, a las/los usuarias/os, a nivel nacional y territorial.
• Asegurar que cada proceso cargado en el centro de servicios cuente con los documentos soportes necesarios y en conformidad a los planes de implementación determinados.
• Tramitar cada proceso registrado en el centro de servicios en los tiempos establecidos por el área de Operaciones, y asegurar el debido cierre.
• Garantizar el soporte eficiente y trazable a las tareas requeridas desde programa para el cumplimiento del mandato de ONU-Mujeres en Colombia.

Apoyo en el archivo y registro de información, que incluye, entre otros:

• Facilitar al área de Operaciones la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal.
• Asegurar la entrada de los documentos que precisan ser incluidos en el archivo general de ONU MUJERES.
• Garantizar la actualización del archivo de acuerdo con las normas y procedimientos de ONU MUJERES.

Competencies

Competencias Corporativas:

 •Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores del Sistema de Naciones Unidas y de ONU Mujeres.

•Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas.

•Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidad.

•Capacidad de priorizar las tareas de acuerdo con su importancia.

•Capacidad de analizar sus competencias frente a los resultados del Programa.

Competencias Funcionales:

Gestión del Conocimiento y Aprendizaje

•Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de ONU MUJERES.

•Promoción y aplicación de los derechos humanos y enfoque de género en sus áreas de responsabilidad

 Liderazgo y Auto Gestión

•Habilidad y experiencia reconocida en trabajo con instituciones gubernamentales, comunidades, organizaciones sociales y entidades internacionales.

•Amplio conocimiento del entorno en donde realizará su trabajo.

•Aptitudes para responder oportunamente a las exigencias de entornos complejos.

•Capacidad de trabajo en equipo.

•Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.

•Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.

•Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita.

•Demuestra una actitud positiva y constructiva.

•Fija metas y estándares claros, ejecutando sus responsabilidades acordes con esto.

Orientación a Resultado y Eficacia Operacional

•Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.

•Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.

•Habilidad para formular y manejar presupuestos.

•Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint. Manejo de un software de manejo de programas e un valor añadido.

Required Skills and Experience

Profesional en Administración, Ingeniería Industrial, Economía, Ciencias Sociales o carreras afines.

Experiencia mínima de 4 años con responsabilidades progresivas como asistente administrativo/a. Se valorará la experiencia en Organismos Internacionales.

Conocimiento en paquetes de software (Word, Excel, etc.) y nivel avanzado de conocimiento de paquetes de hoja de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web.

Se valorará el manejo del sistema Atlas.

Ingles deseable.