Background

Sous la Supervision directe du Conseiller aux Opérations, le spécialiste des achats est responsable de la conduite des processus d’Achat dans le cadre de la phase II du programme d’Urgence de développement communautaire (PUDC) exécuté par le Gouvernement du Sénégal et la prestation effective des services d'approvisionnement afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix dans les marchés avec le volume important d'approvisionnement. Le spécialiste des achats gère les processus d'approvisionnement du PUDC et fournit des solutions à un large éventail de questions complexes liées à l'approvisionnement. Le spécialiste de l'approvisionnement favorise une approche collaborative, axée sur le client, de qualité et axée sur les résultats dans l'unité.
Le spécialiste des achats supervise et dirige le personnel de soutien et professionnel de l'unité d'approvisionnement. Le spécialiste des achats travaille en étroite collaboration avec les opérations, Programme et des équipes de projet du PUDC et des représentants du gouvernement pour fournir avec succès des services d'approvisionnement.

Duties and Responsibilities

Résumé des principales fonctions :

•  Élaboration et mise en œuvre de stratégies opérationnelles ; 
• Une gestion efficace des processus des Marchés publics ; 
• Élaboration, introduction et mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement et des outils d'approvisionnement électronique ;
• Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances.

Assurer l'élaboration et la mise en œuvre de stratégies opérationnelles axées sur la réalisation des résultats suivants :

• La pleine conformité des processus d'achats avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD ; elaboration d'un contrôle interne efficace, d'une conception et d'un fonctionnement appropriés d'un système de gestion des achats axé sur les clients ;
• Co-approvisionnement processus opérationnels cartographie et élaboration/établissement de procédures d'exploitation normalisées internes (SOP) dans l'approvisionnement, le contrôle des workflows dans l'unité d'approvisionnement, l'harmonisation des workflows au bureau ;
•  Élaboration et mise en œuvre de stratégies d'économie et de réduction des coûts ;
• Conceptualisation, élaboration et mise en œuvre de la stratégie contractuelle dans le PUDC, y compris les processus d'adjudication et d'évaluation, l'évaluation des entrepreneurs, l'évaluation et la négociation des offres et l’évaluation des risques ;
• Conceptualisation, élaboration et mise en œuvre d'achats stratégiques dans le PUDC, y compris la stratégie d'approvisionnement, la sélection et l'évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité, la gestion des relations avec les clients, l'introduction et la promotion des achats électroniques, mesure du rendement .

Assure une gestion efficace des processus d’achats du PUDC axé sur la réalisation des résultats suivants :

• La préparation opportune et appropriée des plans d'achats pour le bureau et les projets, l'établissement des délais et le suivi de leur mise en œuvre ;
•  Établissement et mise en œuvre d'un système de surveillance et d’un contrôle adéquat des processus d'approvisionnement, la réception et l'évaluation de devis, d'offres ou de propositions, la négociation de certaines conditions de contrats en entier avec le respect des règles et règlements du PNUD ;
• La certification des communications au Comité des marchés, des biens et des achats (PAC) et du Comité consultatif sur les achats (ACP);
•  Gestion de la mise en œuvre du système de suivi des processus d'approvisionnement et mécanismes pour éliminer les insuffisances dans les achats.

Assure l'élaboration, l'introduction et la mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement et des outils d'approvisionnement électronique axés sur la réalisation des résultats suivants :

• Élaboration et gestion des listes de fournisseurs, élaboration de la sélection et de l'évaluation des fournisseurs, mécanismes de mesure de la qualité et du rendement ;
•  Gestion du système d'approvisionnement électronique.

Assurer la facilitation du renforcement des connaissances et le partage des connaissances dans le co axé sur la réalisation des résultats suivants :

•  Organisation de la formation du personnel des opérations/projets sur les marchés publics ;
• Organisation de formations pour le personnel du gouvernement sur les achats au besoin ;
•  Synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques en matière d’approvisionnement ;
•  De solides contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur l'efficacité globale de l’unité d’appui dans la gestion des achats et sur la réussite de l'établissement et de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. Approche stratégique pour l'acquisition, la mise en place et la mise en œuvre du système de surveillance et de contrôle, livraison opportune et appropriée des services, introduction de l'approvisionnement électronique assurer la satisfaction du client et la livraison en temps opportun des services.

Competencies

Bâtir des partenariats stratégiques :

Identifier et établir des partenariats

•  Affiche l'initiative, fixe des extrants stimulants pour lui-même et accepte de nouvelles affectations de travail ;
• Prend la responsabilité d'atteindre les résultats convenus dans les délais fixés et s'efforce jusqu'à ce que les extrants réussis soient atteints.

Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances :

Développement Outils Et Mécanismes

• Fait le cas des idées novatrices qui documentent les succès et les construisent dans la conception de nouvelles approches ;
• Recense les nouvelles approches et stratégies qui favorisent l'utilisation d'outils et de mécanismes ;
• Élabore et/ou participe à l'élaboration d'outils et de mécanismes, y compris l'identification de nouvelles approches pour promouvoir l'apprentissage individuel et organisationnel et le partage des connaissances à l'aide de méthodologies formelles et informelles.

Connaissance de l'emploi/ expertise technique :

Connaissance approfondie de la matière

• Comprend des aspects plus avancés du domaine primaire de spécialisation, ainsi que les notions fondamentales des disciplines connexes ;
• Il sert de consultant interne dans le domaine de l'expertise et partage les connaissances avec le personnel ;
•  Continue de rechercher des méthodes et des systèmes nouveaux et améliorés pour l'accomplissement des travaux de l’unité ;
• Se tient au courant des nouveaux développements dans le domaine de la discipline professionnelle et de la connaissance de l'emploi et cherche à se développer professionnellement ;
• Démontre une connaissance approfondie de la technologie de l'information et l'applique dans les affectations de travail;
• Promouvoir le changement organisationnel et le développement .

Aider les individus à faire face au changement:

•  Fournir des conseils et du coaching aux collègues qui s'occupent du changement aide à l'élaboration de politiques, de communications et de stratégies de changement ;
• Effectue une analyse de travail appropriée et aide à la refonte afin d'établir des normes claires pour la mise en œuvre.

Conception et mise en œuvre du système de gestion :

•  Fait des recommandations concernant la conception ou l'exploitation de systèmes ou programmes dans les unités organisationnelles ;
• Identifie et recommande des mesures correctives pour résoudre les problèmes de conception ou de mise en œuvre des systèmes.

Orientation client :

Contribuer à avoir des résultats positifs pour le client

• Anticipe les besoins des clients ;
• Travaille à la création d'un environnement propice à une relation harmonieuse entre les clients et le fournisseur de services ;
• Démontre la compréhension du point de vue du client ;
• Tient le client informé des problèmes ou des retards dans la prestation de services ;
• Utilise la discrétion et la souplesse dans l'interprétation des règles afin de répondre aux besoins des clients et d'atteindre plus efficacement les objectifs organisationnels ;
• Sollicite des commentaires sur la prestation de services et la qualité.

Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats :

Contribution à l'élaboration de normes et de politiques

•  Fournit des intrants à l'élaboration de normes organisationnelles pour la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats.

Compétences de base :

• Promouvoir l'éthique et l'intégrité, créer des précédents organisationnels ;
• Appui à l'édification et perspicacité politique ;
• Renforcer la compétence du personnel, créer un environnement de créativité et d’innovation ;
• Bâtir et promouvoir des équipes efficaces ;
• Création et promotion d'un environnement propice à une communication ouverte ;
• Créer une organisation émotionnellement intelligente ;
• Tirer parti des conflits dans l'intérêt du PNUD et établir des normes ;
• Partager les connaissances dans l'ensemble de l'organisation et bâtir une culture de partage et d'apprentissage des connaissances ;
• Promouvoir l'apprentissage et la gestion/partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel ;
• Équitable et décision transparente faire prise de risque calculée.

Required Skills and Experience

Education: 

• Maîtrise ou équivalent en administration des affaires, administration publique, finance, gestion, économie ou domaine connexe ;
• Au moins niveau 2 du programme de certification des achats du PNUD.

Experience:

• 5 ans d'expérience pertinente au niveau national et international en matière de gestion des achats ;
• L’expérience dans la mise en œuvre des programmes d’Urgence serait un atout;
•  Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, Etc) et la connaissance avancée des systèmes de gestion basés sur le Web.

Langue

• La maîtrise du Français est obligatoire ;
• La connaissance de l'Anglais est souhaitable et
• La connaissance de la langue nationale du lieu d'affectation est un atout.

Les candidatures feminines sont vivement recommandées.