Background

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD - trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, con el fin de mantener resultados de desarrollo.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia y aporta al logro del Marco de Cooperación del Sistema de las Naciones Unidas (UNDAF por sus siglas en inglés), que para el periodo 2015-2019 se concentra en los retos de la construcción de la paz y el desarrollo sostenible, con el propósito de contribuir a la transición del conflicto armado hacia un escenario de paz, bienestar y desarrollo.

El actual Plan Estratégico del PNUD para el periodo 2018-2021, establece como visión para la organización el ayudar a los países a lograr el desarrollo sostenible mediante la erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, la aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible y la creación de resiliencia ante la crisis y las perturbaciones. Lo anterior, como respuesta al panorama cambiante del desarrollo y la evolución de las necesidades de los Asociados al PNUD. Para el 2021, se aspira que el PNUD consolide: 1) El Fortalecimiento de su relevancia como asociado digno de confianza en un panorama de desarrollo complejo y cambiante, firmemente comprometido con su mandato de erradicar la pobreza; 2) Ser más ágil, innovador y emprendedor: un referente intelectual que logre asumir y gestionar los riesgos; 3) Ser más eficaz y eficiente en la utilización de los recursos para obtener resultados.

De igual manera, se persigue consolidar los siguientes progresos: 1)La erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, y el mantenimiento de las personas al margen de la pobreza; 2) La aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible, en particular mediante soluciones innovadoras que tengan efectos multiplicadores en todos los Objetivos de Desarrollo Sostenible; 3) La creación de resiliencia ante crisis y perturbaciones, a fin de salvaguardar los logros alcanzados en materia de desarrollo. El PNUD se plantea fortalecer el compromiso de trabajar en colaboración con los Gobiernos, la sociedad civil y el sector privado, con el objeto de responder a las necesidades que se plantea el país. Adicionalmente, el nuevo Documento Programa País (CPD por sus siglas en inglés) del PNUD 2015-2019 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición como país de renta media-alta con la membresía de la OCDE. El CPD propone tres prioridades de trabajo: 1) Construcción de paz y transformación pacífica de conflictividades; 2) Crecimiento inclusivo y sostenible; y 3) Gobernabilidad inclusiva para el desarrollo urbano y rural. En ese marco, la Oficina del PNUD Colombia con presencia en 25 territorios trabaja en alianza con el Gobierno - a nivel nacional y local – el sector privado y organizaciones sociales en priorizar acciones que permitan transformar las condiciones de vida de las poblaciones más vulnerables. Actualmente enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, a otras Agencias del sistema de Naciones Unidas y a otras contrapartes, en asuntos que tienen que ver con un escenario de posconflicto en Colombia y otras iniciativas importantes para el país. A nivel programático la oficina en Colombia está organizada en dos Clústeres y cuatro Portafolios que trabajan de manera articulada en diferentes iniciativas de desarrollo: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y, el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática y Construcción de Paz

A nivel mundial, la Minería Artesanal (o de Subsistencia) y a Pequeña Escala (ASGM, por su sigla en inglés) es la mayor fuente de liberaciones de mercurio al ambiente (35%). El mercurio se transporta largas distancias, contribuyendo a la contaminación global debido a mercurio y contaminado los ecosistemas y pesquerías en el mundo. La exposición a mercurio puede causar serios problemas a la salud, y es una amenaza particularmente pata el desarrollo del feto y los niños en edad temprana. Por ello, retirar el mercurio del sector ASGM es de gran importancia, sin embargo, este sector tiene una importante fuente de trabajos y medios de sustento. El sector ASGM cuenta con el 17-20% de la producción anual de oro a nivel mundial con 15 millones de personas directamente participando de las actividades de ASGM y otros 100 millones de personas dependiendo del sector para su subsistencia.

El objetivo del proyecto es eliminar o evitar el uso del mercurio en el sector de Minería Artesanal -o de Subsistencia- y a Pequeña Escala (ASGM) por medio de: i) El fortalecimiento de las instituciones  y el marco regulatorio y de políticas para el sector ASGM libre de mercurio, ii) Incrementar el acceso de comunidades mineras a financiamiento para facilitar la adquisición de tecnologías de procesamiento libres de mercurio; iii) Incrementar la capacidad de las comunidades mineras para el sector ASGM libre de mercurio a través del suministro de asistencia técnica, transferencia de tecnología y apoyo a la formalización; y, iv) Sensibilización y divulgación  de las mejores prácticas y las lecciones aprendidas para la descontinuación del uso de mercurio en el sector ASGM.

El proyecto apoyará 11 municipios en los departamentos de Antioquia, Cauca y sur de Bolívar con presencia del sector ASGM en Colombia para eliminar/evitar el uso de mercurio por al menos 4 toneladas métricas por año, lo que durante el tiempo de realización del proyecto resultaría en la prevención/eliminación de 20 toneladas de mercurio.

Por lo anterior, se busca contratar un(a) profesional responsable para realizar la labor de asistente administrativo y financiero del proyecto “Gestión Integrada del Mercurio en el Sector ASGM de Colombia”,

Duties and Responsibilities

Funciones:

Bajo la dirección y supervisión del coordinador de proyecto, el/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a presta apoyo a las gestiones administrativas y financieras que garantizan una alta calidad de trabajo, asegura la prestación de servicios precisos, oportunos y debidamente registrados/ documentados. El/La Asistente administrativo/a promueve un enfoque orientado al cliente, la calidad y los resultados consistentes con las normas y regulaciones del PNUD.

El/ la Asistente Administrativo/a y Financiero/a desempeña las siguientes funciones:

 Proporciona apoyo administrativo, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Apoyar al Coordinador del Proyecto y al equipo en la gestión diaria y supervisión de las actividades del proyecto relacionado con su planeación, preparación, revisión y ejecución.
• Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros.
• Conocer a profundidad la normativa del PNUD y coordinar la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos, etc).
• Apoyar la gestión de viajes del equipo cuando así se requiera y acorde a los mecanismos que se definan. Desarrollar los procesos de contratación de personal de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
• Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de la Oficina Nacional y oficinas Territoriales, enviando al archivo central en Bogotá la documentación requerida conforme a las normas y procedimientos del PNUD.
• Dar acompañamiento y seguimiento a las Auditorías realizadas al Proyecto.

Proporciona apoyo financiero, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Apoyar al equipo del proyecto para que la documentación técnica y financiera de los convenios con organizaciones socias/contrapartes y donantes se encuentre completa y en el archivo general.
• Realizar ajuste al presupuesto con referencia a estado de cajas y COAs para los contratos, seguimiento a presupuestos, ingreso de recursos; seguimiento a apropiaciones presupuestales, estados de caja, seguimiento a calendarios de pagos. Elaborar revisiones presupuestales cuando sea requerido.
• Realizar seguimiento a las PO generadas por el proyecto, tramitando el cierre oportuno.
• Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina.
• Realizar seguimiento operativo al proyecto y los contratos derivados del mismo (incluyendo seguimiento a productos y tiempos de entrega establecidos en las contrataciones del proyecto).
• Elaborar los planes de adquisiciones y desarrollar procesos de compras de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.

Asegura la adecuada gestión de información:

• Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales de los consultores, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo del proyecto.
• Asegurar que toda la documentación del proyecto (reportes de progreso, consultoría y otros reportes técnicos, minutas de reuniones, etc.) son mantenidas propiamente en copias impresas y electrónicas con una disponibilidad eficiente y lista, para cuando sea requerido por el  PB, TAC, PNUD, consultores del proyecto y otro personal PMU;

• Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión en territorio y los pagos de nómina del equipo de consultores
• Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados.
• Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD.
• Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos.
• Asistir al Coordinador de proyecto M&E en asuntos relacionados al M&E y conocimiento de la gestión de recursos

Impacto de Resultados

Los resultados clave tienen un impacto en la ejecución de los servicios administrativos y financieros del proyecto, la gestión y presentación de información administrativa y financiera con un enfoque orientado al cliente mejora la capacidad del PNUD para administrar de manera eficaz y eficiente los recursos del proyecto.

Competencies

Competencias Organizacionales:

Liderazgo: Actitud inclusiva en la toma de decisiones

• Busca y reconoce los aportes individuales.

• Motiva el diálogo y actúa en consecuencia con los aportes de los equipos.
• Anticipa y resuelve los conflictos.
• Acoge la diversidad de opiniones y las considera oportunidades de mejoramiento
• Reconoce el crédito a los otros
• Determina los recursos, métodos, socios, información y soluciones apropiados

Innovación: Analiza y recomienda 

• Analiza materiales técnicos complejos (incluida información) y realiza recomendaciones concisas y pertinentes
• Aporta a la producción confiable de servicios y transferencias de conocimientos
• Identifica y aborda los posibles desafíos de manera rápida y desarrolla planes de acción
• Considera oportunidades específicas de mejora inmediata en su propio campo

Gestión del talento: Busca oportunidades para aprender y compartir 

• Manifiesta conductas como trabajar en equipo, compartir conocimiento y mantener las relaciones
• Identifica obstáculos que puedan afectar la realización de las tareas y busca orientación de los supervisores para tratar los asuntos.
• Con base en la retroalimentación formal e informal recibida, adopta medidas para abordar áreas de mejora y crecimiento.
• Incentiva el compromiso del equipo
• Produce ideas y enfoques nuevos asociados a su función
• Distingue objetivamente las personas con alto desempeño de aquellas con escaso desempeño.
• Expresa su aliento a aquellos que se esfuerzan por desarrollarse o que muestran mejoras

Comunicación: Escucha a fin de desarrollar sensibilidad hacia las necesidades del cliente

• Respeta las diferencias de opinión

• Encuentra elementos en común para resolver problemas
• Se gana la confianza de colegas, socios y clientes
• Presenta a las demás ideas conceptuales complejas en términos prácticos
• Adapta las comunicaciones a cada público específico
• Construye redes informales interna y externamente y las considera parte del proceso de construcción de valor
• Desarrolla la comprensión detallada de las necesidades, problemas y prioridades del   cliente mediante la solicitud permanente de su retroalimentación
• Conoce cómo se desempeña el equipo respecto a las expectativas del cliente
• Reconoce y recompensa logros

Entrega de resultados: Adapta e implementa 

• Asume la responsabilidad para enfrentar situaciones críticas
• Demuestra compromiso hacia los clientes y calidad
• Trabaja según las metas acordadas, enfrentando los desafíos de manera constructiva
• Responde por la implementación de proyectos o resultados del equipo
• Asume responsabilidades y se esfuerza por planificar metas, superar obstáculos, contratiempos e incertidumbres
• Actúa siempre de manera cumplida y utiliza los recursos con responsabilidad.

Competencias Funcionales:

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y APRENDIZAJE

• Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas
• Promueve la gestión del conocimiento y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.

ORIENTACIÓN AL CLIENTE

• Establecimiento de relaciones efectivas con clientes
• Investiga las posibles soluciones a las necesidades y los informes de los clientes internos y externos y reporta de vuelta de forma concisa y adecuada
• Organiza y prioriza el cronograma de trabajo para satisfacer las necesidades del cliente y los plazos definidos
• Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con los clientes internos y externos

ORIENTACIÓN A RESULTADO Y EFICACIA OPERACIONAL 

• Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.
• Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
• Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos.
• Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint.

Required Skills and Experience

Educación:

• Profesional en Ciencias económicas y administrativas, ingeniera industrial, administración de empresas o finanzas.

Experiencia:

• Mínimo 4 años de experiencia en gestión administrativa y financiera, y en proyectos de cooperación internacional preferiblemente en el sistema de naciones unidas.

Conocimiento:

• Requerido: Conocimientos en manejo de programas Word, Excel y Power Point
• Conocimiento en elaboración de planes operativos, planes de adquisiciones y Herramientas de monitoreo.
• Deseable: conocimiento en procesos en Naciones Unidas
• Dominio del inglés.

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*Para conocer las escalas salariales vigentes diríjase a: http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/convocatorias/escala%20salarial%202018.pdf

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Importante:

Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/P11_Personal_history_form-es.docx

Bajo ningún pretexto se considerarán aplicaciones que no inlcuyan el formato P11 anteriormente mencionado firmado. Si usted sube su hoja de vida en otro formato su aplicación no podrá ser tenida en cuenta. Una vez usted registre su aplicación podrá subir el adjunto requerido.

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.