Background

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD - trabaja en más de 170 países y territorios, para ayudar a desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, con el fin de mantener los resultados del desarrollo.

 

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia y aporta al logro del Marco de Cooperación del Sistema de las Naciones Unidas (UNDAF por sus siglas en inglés), que para el periodo 2015-2019 se concentra en los retos de la construcción de la paz y el desarrollo sostenible, con el propósito de contribuir a la transición del conflicto armado hacia un escenario de paz, bienestar y desarrollo.

 

El actual Plan Estratégico del PNUD para el periodo 2018-2021, establece como visión para la organización el ayudar a los países a lograr el desarrollo sostenible mediante la erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, la aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible y la creación de resiliencia ante la crisis y las perturbaciones. Lo anterior, como respuesta al panorama cambiante del desarrollo y la evolución de las necesidades de los Asociados al PNUD. Para el 2021, se aspira que el PNUD consolide: 1) El Fortalecimiento de su relevancia como asociado digno de confianza en un panorama de desarrollo complejo y cambiante, firmemente comprometido con su mandato de erradicar la pobreza; 2) Ser más ágil, innovador y emprendedor: un referente intelectual que logre asumir y gestionar los riesgos; 3) Ser más eficaz y eficiente en la utilización de los recursos para obtener resultados. De igual manera, se persigue consolidar los siguientes progresos: 1)La erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, y el mantenimiento de las personas al margen de la pobreza; 2) La aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible, en particular mediante soluciones innovadoras que tengan efectos multiplicadores en todos los Objetivos de Desarrollo Sostenible; 3) La creación de resiliencia ante crisis y perturbaciones, a fin de salvaguardar los logros alcanzados en materia de desarrollo. El PNUD se plantea fortalecer el compromiso de trabajar en colaboración con los Gobiernos, la sociedad civil y el sector privado, con el objeto de responder a las necesidades que se plantea el país.

 

Adicionalmente, el nuevo Documento Programa País (CPD por sus siglas en inglés) del PNUD 2015-2019 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición como país de renta media-alta con la membresía de la OCDE. El CPD propone tres prioridades de trabajo: 1) Construcción de paz y transformación pacífica de conflictividades; 2) Crecimiento inclusivo y sostenible; y 3) Gobernabilidad inclusiva para el desarrollo urbano y rural.

 

En ese marco, la Oficina del PNUD Colombia con presencia en 25 territorios trabaja en alianza con el Gobierno - a nivel nacional y local – el sector privado y organizaciones sociales en priorizar acciones que permitan transformar las condiciones de vida de las poblaciones más vulnerables. Actualmente enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, a otras Agencias del sistema de Naciones Unidas y a otras contrapartes, en asuntos que tienen que ver con un escenario de posconflicto en Colombia y otras iniciativas importantes para el país.

 

A nivel programático la oficina en Colombia está organizada en dos Clústeres y cuatro Portafolios que trabajan de manera articulada en diferentes iniciativas de desarrollo: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y, el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática y Construcción de Paz.

 

La Oficina del PNUD Colombia enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, a otras Agencias del sistema de Naciones Unidas y a otras contrapartes, en asuntos que tienen que ver con un eventual escenario de posconflicto en Colombia y otras iniciativas importantes para el país.

 

En este contexto, y buscaremos una continuidad en los esfuerzos realizados en la última década en una alianza con instituciones locales y nacionales, y organizaciones de la sociedad civil para avanzar hacia la paz sostenible y duradera, el PNUD, a través del Portafolio de Paz, Desarrollo y Reconciliación, busca apoyo en el país y ayuda en el conflicto.

Duties and Responsibilities

Correspondencia y trámite

  • Apoyar al equipo en el flujo de la información interna y externa y realizar labores de secretariado general centrándose en el logro de los siguientes objetivos:
  • Recibe, registra, clasifica, archiva y distribuye oportunamente la correspondencia que llega.
  • Relaciona y archiva copia de la documentación enviada tanto a la sede principal de PNUD para trámites como a actores externos (instituciones, agencia de cooperación, organizaciones, etc.)
  • Redacta cartas, correos, comunicaciones de manera clara, precisa y oportuna con impecable calidad ortográfica y de estilo.
  • Mantiene actualizado el archive físico y digital de los documentos.
  • Verifica que el archivo de pago esté ordenado consecutivamente, actualizado permanentemente y con los soportes correspondientes.
  • Verifica que el archivo de las autorizaciones de viaje esté ordenado consecutivamente, actualizado permanentemente y con los soportes correspondientes.
  • Cuenta con un archivo ordenado del documento final de legalizaciones de anticipos, nómina y otros que sean requeridos.
  • Garantiza que el original de la correspondencia remitida y/o recibida sea incorporado en el archivo oficial del PNUD.

 

Asistente de coordinación

  • Apoya las tareas de coordinación interna y externa centrándose en el logro de los siguientes objetivos:
  • Elabora y actualiza, conjuntamente con el Coordinador la agenda de la coordinación y la planificación mensual de actividades.
  • Apoya en la elaboración de presentaciones, carpetas, documentos y material de las reuniones de Comités Estratégicos, Programaticos, donantes así como otras reuniones estratégicas requeridos (misiones, eventos, etc)
  • Apoya en la logística y desarrollo de las reuniones mencionadas.
  • Actualiza el archivo de las Actas del Comité Programático, Estratégico, Donantes y otras requeridas por la coordinación.
  • Apoya a la coordinación en la realización de trámites internos, viajes, reportes y Gestión de autorizaciones.
  • Prepara el borrador de comunicaciones, correos y cartas de manera clara, precisa y oportuna con impecable calidad ortográfica y de estilo.
  • Gestiona comunicaciones (internas y externas) específicas de acuerdo a las indicaciones y requerimientos.
  • Gestiona las firmas de la coordinación.

 

Otras tareas operativas

 

  • Apoyar al equipo administrativo y financiero en la Gestión de las propuestas en el cumplimiento estricto y a tiempo de los procedimientos institucionales, centrándose en los siguientes objetivos:
  • Apoya en la solicitud de cotizaciones, arreglos y seguimiento a la facturación.
  • Apoya en la sede principal del PNUD en el desarrollo de tareas operativas tales como consulta del archive oficial del PNUD, tramite de firmas etc.
  • Apoya en la Gestión y trámite de autorizaciones de viaje, reservas y emisión y distribución de tiquetes.
  • Gestiona y realiza las funciones relacionadas en el Sistema ATLAS de acuerdo a las indicaciones dadas.
  • Realiza inventario y pedidos de implementos de papelería y aseo para la oficina.
  • Saca fotocopias y escaneado de documentos que sean requeridos.
  • Realiza desplazamientos diarios a la sede principal de PNUD para la entrega de los documentos para trámites operativos y administrativos y gestiones oportunas.
  • Realiza eventuales desplazamientos para entregar correspondencia a donantes, instituciones, organizaciones etc.
  • Realizar la función de Leave Monitor, para así realizar seguimiento de asistencia de equipo, llevando control de vacaciones, incapacidades, etc.
  • Desempeña otras funciones relacionadas con el cargo según requerimiento del Coordinador.

 

Resultados esperados:

  • Agilizar los trámites y diligenciar la correspondia con éxito.
  • Ser un apoyo para el equipo y a la coordinación.
  • Sistematizar y facilitar el archivo y documentación.
  • Apoyar al equipo en las tareas operativas del área.
  • El desarrollo de las capacidades a través del entrenamiento, la tutoría y la capacitación formal en el puesto de trabajo, cuando se trabaje con (incluyendo la supervisión) el personal nacional o contra-partes (no-) gubernamentales, entre ellos Socios de Implementación (Implementing Partners IPs); • La perspectiva de edad, genero y diversidad se aplica de forma sistemática, integrada y documen-tada en todas las actividades a lo largo de la asignación • Un balance final sobre los logros alcanzado a través del voluntariado para el desarrollo durante la asignación, como la presentación de informes sobre el número de voluntarios movilizados, las actividades en las que han participado y las capacidades desarrolladas.

Competencies

 

  • Responsabilidad
  • Confianza
  • Orientación al cliente
  • Comunicación
  • Integridad
  • Planeación y organización
  • Conciencia Tecnológica
  • Trabajo en grupo

Área de Experiencia:

  • Finanzas, contabilidad y auditoría
  • Administración y asistencia administrativa
  • Otros temas relacionados de finanzas, economía y administración

Required Skills and Experience

  • Bachillerato Técnico / Diploma vocacional o experiencia relevante como auxiliar de contaduría, auxiliar administrativo o afines.
  • Deseable experiencia laboral mínima de dos (2) años en áreas relacionadas.
  • Conocimientos demostrados en el uso de herramientas informáticas, computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.)
  • Conocimiento intermedio/alto en paquetes de base de datos, así como en el manejo de los sistemas administrativos en Internet.
  • Conocimiento en gestión documental y archivo.
  • Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja.

 

Condiciones de servicio para Voluntarios nacionales de las Naciones Unidas:

Contrato de 6 meses; con siguientes extensiones del contrato sujetas a la disponibilidad de fondos, la necesidad operacional y el rendimiento satisfactorio. Sin embargo, no hay ninguna expectativa de renovación de la asignación.

Un subsidio, VLA (Volunteer Living Allowance) será proporcionado mensualmente para cubrir los costos de alojamiento, vivienda y gastos normales de subsistencia. Los seguros de vida, salud e invalidez permanente están incluidos (el seguro de salud para un máximo de tres personas a cargo), así como la repatriación final (si es aplicable) y un subsidio de reinstalación por un servicio satisfactorio.

 

Condiciones de Vida:

La ciudad de Bogotá de acuerdo al SRA reciente, elaborado por UNDSS, se encuentra con un nivel de riesgo “bajo” para vivir y trabajar. Presenta unas condiciones de vida favorables y seguras para todos los funcionarios. La ciudad presenta los problemas de seguridad asociados al crecimiento de toda ciudad capital sin que representen una exposición permanente de riesgo para funcionarios, ya sean nacionales o extranjeros. A su ingreso, todos los UNV reciben un briefing de seguridad por parte de la oficina de seguridad del PNUD, en el cual se les informa acerca del entorno de seguridad de la Duty Station, las medidas de seguridad a tener en cuenta y se les apoya con la consecución de su lugar de vivienda. De igual manera, tienen derecho a un subsidio de mejoras de seguridad residencial (MORSS) y tienen acceso a capacitaciones de seguridad (algunas obligatorias y otras recomendadas).

Si bien Colombia presenta diferentes niveles de seguridad (oscilan entre bajo a substancial), cada uno de estos se encuentra definido claramente para la realización de misiones, así como respaldado a través de SRA donde se exponen las medidas de mitigación que se pueden requerir y las que establece el MORSS. 

 

El programa de Voluntarios de las Naciones Unidas es un programa de igualdad de oportunidades, que acepta solicitudes de profesionales cualificados. Estamos comprometidos a lograr la diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

 

Importante

Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado (Bajo ningún motivo se considerarán apliaciones que no adjunten de manera correcta el un archivo CV). Pueden encontrar el formato P11 en http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/P11_Personal_history_form-es.docx