Background

El Departamento de Salvaguardia y Seguridad de las Naciones Unidas – UNDSS, se encarga de apoyar a las organizaciones del Sistema de Gestión de Seguridad de las Naciones Unidas (UNSMS – UN Security Management System, por sus siglas en Inglés), a través de los servicios brindados, la asesoría y el acompañamiento del personal de la oficina, para facilitarles el desarrollo de las actividades que les permiten cumplir con su mandato dentro de las medidas de seguridad necesarias que promueven la integridad del personal, los bienes de la organización y la implementación de los variados programas.

Igualmente, tiene convenios bilaterales con Representaciones Diplomáticas y Organizaciones Internacionales no Gubernamentales, para brindar asesoría y apoyo específico en temas de seguridad.

Para cumplir con esta tarea UNDSS Colombia ha venido consolidando una estructura que permita darle un manejo integral a la seguridad a través del fortalecimiento de diferentes áreas, entre ellas, entrenamiento, operaciones, comunicaciones y análisis de la Información.

El Sistema de Naciones Unidas opera en Colombia en un contexto de seguridad extremadamente volátil que requiere acción atenta e inmediata de parte de UNDSS y de la alta dirección del Sistema de Naciones Unidas en el país. Igualmente, UNDSS tiene convenios bilaterales con Representaciones Diplomáticas y Organizaciones Internacionales, para brindar asesoría y apoyo específico de seguridad.

Para llevar a cabo las diferentes tareas y con el correcto funcionamiento de las actividades del Departamento de Seguridad y Salvaguardia de las Naciones Unidas en el País y sus Regiones, es pertinente la contratación de un(a) practicante para apoyar las funciones definidas en este documento

Duties and Responsibilities

Descripción de Responsabilidades

1. Apoyar la elaboración de los carnés de identificación para los funcionarios, dependientes y visitantes del Sistema de Naciones Unidas en Colombia y de la tarjeta de información de contacto.

2. Asistir en el manejo del inventario de suministros de carnetización tales como, tarjetas, cintas, cordones, etc.

3. Cooperar en la validación de la información de los funcionarios del Sistema de Naciones Unidas con relación a los cursos obligatorios para el programa de Identificación y la producción de los diferentes tipos de carnés solicitados llevando el registro de los cursos obligatorios de seguridad (BSAFE, Básico y Avanzado).

4. Colaborar en la actualización de directorios internos según le sea requerido. Mantener actualizada la base de datos de los funcionarios de UNDSS.

5. Asistir en los procesos administrativos, realización de cotizaciones, cuadros comparativos y órdenes de servicio/compra para proveedores.

6. Brindar sugerencias y apoyar el desarrollo de los productos de información (presentaciones, informes y comunicados).

7. Asistir, colaborar y trabajar con las solicitudes realizadas por el personal de UNDSS Colombia con coordinación previa de su supervisor/a.

8. Apoyar en la realización de reuniones y eventos interagenciales y otros foros.

9. Realizar otras tareas técnicas, operativas y/o administrativas asignadas por su supervisor/a directo/a.

 

Competencies

Innovación

  • Busca el cumplimiento y la perfección
  • Evalúa el trabajo con una mirada crítica
  • Piensa con respecto a los problemas y asuntos actuales
  • Participa en la planificación práctica de los procesos de trabajo o resolución de problemas

Comunicación

  • Explica el proceso a los clientes
  • Escucha activamente e interpreta los mensajes correctamente
  • Entiende las instrucciones de la tarea y las aplica como se le indica
  • Pide claridad y orientación si la necesita
  • Aborda las interacciones de forma organizada
  • Prefiere trabajar de manera independiente pero ayuda si es necesario
  • Su interacción con los colegas es más pasiva que activa
  • Responde a las invitaciones pero no inicia el contacto
  • Responde a las solicitudes de los clientes internos o externos dentro de los plazos de tiempo definidos

Entrega de Resultados

  • Multiplica los procesos de manera confiable
  • Cumple las metas y cronogramas de los resultados del equipo
  • Entiende las responsabilidades y cumple las expectativas
  • Se esfuerza por completar las tareas asignadas conforme a las reglas
  • Pone de manifiesto la intención de llevar a cabo las tareas asignadas
  • Hace lo que se le pide; resuelve los problemas según sea necesario.

COMPETENCIAS FUNCIONALES:

Gestión del Conocimiento y Aprendizaje:

  • Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de UNDSS.
  • Promueve la gestión del conocimiento en UNDSS y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.

  •  Promueve el aprendizaje organizacional y el intercambio de conocimientos:

  • Genera nuevas ideas y enfoques, investiga las mejores prácticas y propone nuevas formas más eficaces de hacer las cosas
  • Documenta y analiza estrategias innovadoras y nuevos enfoques

Eficacia Operacional:

  • Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
  • Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos
  • Habilidad para el desarrollo de procesos de apoyo operacional y administrativo

Orientación al cliente:

  • Investiga las posibles soluciones a las necesidades y los informes de los clientes internos y externos y reporta de vuelta de forma concisa y adecuada.
  • Organiza y prioriza el cronograma de trabajo para satisfacer las necesidades del cliente y los plazos definidos.
  • Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con los clientes internos y externos

Required Skills and Experience

Educación:

Los (Las) aplicantes a Pasante de UNDSS Bogotá deben cumplir, en el momento de la solicitud, uno de los siguientes requisitos:

  1. Estar matriculado en un programa de posgrado en Ciencias Económicas y Administrativas, Contaduría, Ingeniería de Sistemas e Informática (segundo grado universitario o equivalente); o
  2. Estar matriculado en el último año académico de la carrera profesional en Ciencias Económicas y Administrativas, Contaduría, Ingeniería de Sistemas o Informática.   
  3. Tener un título universitario (como se define en (1) y (2) arriba) y, de ser seleccionado(a), deberá comenzar la pasantía dentro de un año de la fecha de su graduación.

Experiencia y Conocimientos

Manejo de Microsoft Office 2013 o superior para construcción de informes y gráficos en Excel, presentaciones en PowerPoint y documentos en Word.

Idiomas

Español con efectividad en redacción y alta habilidad de expresión.

Deseable: Conocimiento Técnico del idioma inglés.

Observaciones

  • No son elegibles para aplicar hijos(as) o hermanos(as)/medio hermanos(as) de funcionarios(as) del PNUD/UNDSS o de sus cónyuges. Pueden ser considerados aplicantes con otras relaciones familiares siempre y cuando no vayan a ser asignados(as) a la misma unidad de trabajo del funcionario(a) o ubicados bajo su supervisión directa o indirecta.
  • Pasantes no pueden aplicar o ser nombrados para posición alguna durante su pasantía, la cual no puede ser acortada para permitirle aplicar a cargos dentro del PNUD/UNDSS.
  • Las pasantías en el PNUD no son remuneradas.
  • El PNUD cubrirá los costos en que incurra el(la) pasante en viajes oficiales a solicitud de la organización en el desarrollo de las actividades propias de la pasantía, incluyendo el subsidio diario de subsistencia, si aplica.
  • Los (las) pasantes son responsables de contar con un seguro médico adecuado durante el periodo de la pasantía y deben proveer un certificado de buena salud al inicio de la misma.
  • Para aplicantes internacionales el seguro médico debe incluir cubrimiento en caso de lesión o enfermedad que cubra transporte al país de origen o residencia

NOTAS:

  • Durante el proceso de selección se tendrá en cuenta la participación de hombres y mujeres, la diversidad cultural y de condición de discapacidad.
  • La práctica profesional en el Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas, no es remunerable.
  • El propósito de la práctica profesional no conlleva a compromisos futuros de contratación con el Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas, por lo que no ha de tomarse como expectativa alguna en este sentido durante y/o al terminar la pasantía y/o práctica.

Importante

Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://sas.undp.org/Documents/P11_Personal_history_form-es.docx

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad