Background
ONU Mujeres en Colombia en concordancia con las prioridades nacionales y los instrumentos internacionales de protección de los derechos humanos de las mujeres, principalmente la Convención sobre la Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW, por sus siglas en inglés), trabaja para lograr la igualdad sustantiva entre hombres y mujeres en todos los aspectos de la vida, enfocándose en fortalecer el liderazgo y empoderamiento político y económico de las mujeres y su derecho a una vida libre de violencias, tanto en el contexto del conflicto, como fuera de este, como bases para una paz estable y sostenible. De este modo, ONU Mujeres apoya los esfuerzos nacionales para que las mujeres sean beneficiarias y actores principales en el desarrollo sostenible y construcción de la paz, la democracia y la seguridad en Colombia.
ONU Mujeres profundiza su trabajo por medio de la implementación de acciones programáticas en regiones priorizadas del país, promoviendo conexiones nación-territorio en materia de igualdad e intercambios entre regiones. Dentro de los territorios priorizados se encuentra Cauca en el cual se vienen realizando diferentes actividades para las cuales se hace necesario fortalecer el equipo de trabajo que apoye la gestión de las diversas acciones de ONU Mujeres en territorio. En desarrollo de ese compromiso, ONU Mujeres requiere contar con una persona como “Asistente Administrativa/o” en Cauca, para la gestión eficaz de los procesos administrativos, logísticos y operativos de manera que se garantice la implementación y el logro de los resultados previstos en el marco de los programas de ONU Mujeres
Duties and Responsibilities
De conformidad con los lineamientos de ONU Mujeres Colombia y bajo la supervisión de la Oficial Territorial de Cauca, él/la Asistente Administrativo/a desempeña las siguientes funciones:
Apoyo administrativo:
- Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as, contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago.
- Mantener comunicación en relación con los temas administrativos y financieros con las consultoras, contrapartes y proveedores.
- Solicitar cotizaciones y realizar cuadros comparativos para las compras menores y procesos de adquisiciones que así lo requieran.
- Recopilar la documentación requerida para realizar PCA (Project Cooperation Agreement), Grants, Contratos Institucionales y convenios con contrapartes.
- Elaborar los formatos de PCA (Project Cooperation Agreement), Grants.
- Participar de las reuniones con el área de Operaciones para la revisión y actualización de procesos.
- Apoyar procesos para contratación de bienes, servicios y/o consultorías con personas jurídicas y naturales.
Apoyo en el seguimiento financiero:
- Apoyar en la elaboración de documentos y soportes que faciliten la gestión de los fondos del proyecto y demás programas que se requieran.
- Generar los reportes de gastos y compromisos del sistema Atlas.
- Realizar el análisis comparativo de los informes financieros con las actividades inicialmente presupuestadas de acuerdo con los formatos facilitados por el área de Operaciones.
- Revisión de informes financieros enviados por las contrapartes de acuerdo con los marcos de resultados previstos en los planes de trabajo y /o proyectos.
- Realizar capacitaciones en temas administrativos a contrapartes (apropiación de mecanismos de reporte financiero como los FACE y las rendiciones de cuentas).
- Ingreso de requisiciones en el sistema Atlas.
- Dar alertas sobre saldos de prepuesto de los proyectos al momento de hacer los pagos.
Apoyo operativo y logístico
- Elaboración de correspondencia regular y administrativa, transcribir materiales de trabajo que incluye reportes sobre documentos de proyectos; revisar y corregir material escrito preparado por colegas para garantizar el formato y redacción adecuada.
- Apoyo secretarial a las actividades del equipo.
- Apoyo en la organización de reuniones de trabajo (citas, documentación, etc.)
- Facilitar al área de Administración y finanzas la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal.
- Asegurar la entrada en el archivo general de ONU MUJERES de los documentos que se precisan para ser archivados del Programa y proyectos de las áreas.
- Apoyar en la solicitud de tiquetes y eventos a través del Centro de Servicios.
- Preparar el cálculo de viáticos y gestionar el pago ya sea de anticipos y/o reembolsos.
- Preparar los formularios de liquidación de viáticos y gastos de misión.
- Organizar en coordinación con el equipo del área la logística de eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico.
- En conjunto con la persona a cargo del evento, realizar el presupuesto estimado para dar seguimiento a los gastos.
- Elaborar memorandos de emisión de facturas y pasajes, cuando sea requerido.
Apoyo en la gestión general del centro de servicios:
- Apoyar las actividades administrativas y operativas registradas a través del centro de servicios, que comprende los módulos de: Eventos, tiquetes, vendor, micropurchasing, DSA, pagos IC, proveedores y seguridad.
- Asegurar que cada proceso cargado en el centro de servicios cuente con los documentos soportes necesarios y en conformidad a los planes de implementación determinados.
- Trámitar cada proceso registrado en el centro de servicios en los tiempos establecidos por el área de Operaciones.
Apoyo en el archivo y registro de información:
- Garantizar la actualización del archivo de acuerdo con las normas y procedimientos de ONU MUJERES.
- Apoyar en el mantenimiento de bases de datos de contactos de personas e instituciones que interese tomar en cuenta en la convocatoria de eventos.
Competencies
Valores y Principios Corporativos:
- Integridad: Demostrar coherencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, en línea con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.
- Profesionalismo: Demostrar capacidad profesional y conocimiento experto de las áreas sustantivas de trabajo.
- Respeto por la diversidad: Demuestra una apreciación de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal.
Competencias Corporativas
- Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género
- Responsabilidad
- Solución creativa de problema
- Comunicación efectiva
- Colaboración incluyente
- Compromiso con Contrapartes
- Liderazgo y ejemplo
Visitar el siguiente link para más información sobre las Competencias de la ONU Mujeres:
Required Skills and Experience
- Profesional en Administración, Economía, Ingeniería Industrial o áreas afines.
- Experiencia mínima de 4 años con responsabilidades progresivas como asistente administrativo/a. Se valorará la experiencia en Agencias del Sistema de Naciones Unidas.
- Conocimiento en paquetes de software de oficina (Word, Excel, Power point etc.) y nivel avanzado de conocimiento de paquetes de hoja de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web.
- Deseable conocimiento del territorio.
- Se valorará el manejo del sistema Atlas.