Historique

Sous la supervision directe du Spécialiste en Planification et S&E, l’Assistant Administratif et financier assurera, dans le respect des procédures en vigueur, la qualité des services financiers et administratifs fournis.

Il/elle aura à travailler en étroite collaboration avec les opérations, les projets et les autres programmes du pays afin de résoudre des problèmes complexes de gestion budgétaires et pour échanges d’informations.

Devoirs et responsabilités

Résumé des fonctions clefs

• Appuie la gestion comptable et administrative;
• Appuie la gestion budgétaire et le fonctionnement d’un système optimal de recouvrement des couts;
• Fournit un appui à la gestion et à la mise en œuvre de l’UNDAF/Cadre Opérationnel intérimaire;
• Veille à l’acquisition et au partage des connaissances entre collègues.

Fournit un appui comptable et administratif axé sur l’atteinte des résultats suivants

• Assure l’organisation logistique et opérationnelle des conférences, ateliers et retraites (y compris la préparation de la documentation, etc.);
• Assure le suivi de tous les paiements et remboursements;
• Assure un contrôle approprié des pièces relatives aux paiements, prépare les pièces justificatives ainsi que les rapports financiers et établit les différents types de vouchers (PO et non PO);
• Procède aux transactions en assurant leur enregistrement et leur postage correct dans Atlas en conformité avec le système de contrôle interne des dépenses;
• Porte en temps opportun les actions correctives sur les données erronées dans Atlas;
• Compile les données utiles aux audits externes et internes;
• Fournit des éléments utiles aux rapports y compris ceux des bailleurs;
• Apporte un appui à une gestion efficace des équipements et assure la tenue des inventaires;
• Assure l’archivage des documents administratif et comptable.

Fournit un appui à la gestion budgétaire et au fonctionnement d’un système optimal de recouvrement des couts avec un accent sur les résultats suivants

• Assure le suivi financier des projets;
• Procède à la vérification des CDR (rapport combiné de dépenses tiré du système de gestion du PNUD);
• Fournit les informations utiles lors des audits et assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations qui en découlent;
• Met en œuvre les mécanismes de contrôle pour la mise en œuvre des projets à travers la préparation, le suivi et les révisions des budgets;
• Prépare les rapports financiers;
• Assiste le recouvrement des couts dans Atlas, l’élaboration et la mise en œuvre d’un système de suivi des recouvrements des couts.

Fournit un appui à la gestion et à la mise en œuvre de l’UNDAF/Cadre Opérationnel intérimaire principalement pour l’atteinte des résultats suivants

• Assure le classement et la mise à disposition de toute la documentation à l’ensemble de l’équipe pays, en étroite collaboration avec l’expert en gestion des connaissances;
• Appuie la documentation des réunions clés (préparation de comptes rendus, etc.);
• Contribue à la mobilisation des ressources en fournissant les informations nécessaires à la préparation des différents accords de financement.

Facilite au sein du bureau pays l’acquisition et le partage des connaissances axé sur l’atteinte des résultats suivants

• Participe à l’organisation des formations du staff sur les questions programmatiques et opérationnelles;
• Synthétise les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière financière;
• Contribue efficacement aux réseaux de connaissance.

Compétences

Responsabilité globale et travail d’équipe

• Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Participe effectivement dans un environnement base sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active.

Aptitude interactives

• Etablit des normes et objectifs de performance et assume les responsabilités y afférentes.

Partenariat et Mise en Réseau

• Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.

Orientation sur les Résultats

• Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.

Innovation et Discernement

• Contribue des idées et les approches novatrices et pratiques pour faire face à des situation complexes;
• S’efforcer de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

Communication

• Démontrer de bonnes aptitudes de communication écrite et orale.

Connaissance du travail et Expertise

• Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique;
• Utilise la technologie de l’information comme outil et comme ressource;
• Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.

Qualifications et expériences requises

Education:

• Avoir au moins le Baccalaureat.

Experience:

• Avoir au moins 6 ans d’expérience pertinente au niveau national ou international dans les domaines de l'Administration, Comptabilité, Gestion ou Finances;
• Avoir la maîtrise de l’informatique et tout particulièrement les logiciels de Bureau, de bases de données et des systèmes de gestion sur internet.

Langue:

• Maîtrise du français et bonne connaissance l’Anglais;
• Maîtrise de l’arabe serait un atout.