Stagiaire aux Services Généraux


Location : Conakry, GUINEA
Application Deadline :25-Jan-19 (Midnight New York, USA)
Time left :2d 21h 50m
Type of Contract :Internship
Post Level :Intern
Languages Required :
French  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
04-Mar-2019
Duration of Initial Contract :6 mois
Expected Duration of Assignment :6 mois


Background

Sous la supervision directe du Spécialiste à l’Administration et la supervision directe de l'Associé a la Logistique, le/la Stagiaire à la Logistique vient en appui à la  gestion et le suivi des dossiers l'Unité Logistique du Bureau.

Le Stagiaire à la Logistique favorise une approche collaborative, axée sur le client, axée sur la qualité et les résultats au sein de l'unité et des Opératons.

Il/ elle travaille en étroite collaboration avec les équipes des opérations, des programmes et des projets du bureau, pour assurer avec succès sa mission.


Duties and Responsibilities

Gestion des biens et Equipements

  • Participer aux travaux d’inventaire des biens et Equipements du bureau et projets DIM ;
  • ransmettre la liste les biens en mauvais état et manquants au superviseur ; 
  • Transmettre la liste des équipements ne disposant pas de TAGs .
  • Assurer la documentation des transferts d’équipements à l’interne et à l’externe conformément aux procédures ; 
  • Transmettre au Superviseur les demandes de bon de sortie pour approbation ; 

 Gestion des dossiers et traitements des requêtes : 

  • Assurer l’établissement des requêtes de paiements conformément aux procédures ; 
  • Faire le suivi des dossiers jusqu’à la transmission aux Finances pour paiement conformément aux procédures. 

 Gestion des F10 : 

  • Assurer la mise à jour du fichier F10 ;
  • Assurer la collecte des F10 auprès des collègues qui reviennent des missions ;  

 Gestion carburant mission  

  • Vérification des pièces justificatives de carburant de mission présentées par les chefs de mission;    
  • Faire l’état des carburants justifiés ainsi que l’écart éventuel algébrique, en référence au carburant budget payé par les Finances ; 

Gestion des memos et Ordres de mission

  • Enregistrer les memos par ordre d’arrivée et les transmettre à l’Associé Services Généraux , dans le registre de courier ‘Arrivée’ 
  • Faire les ordres de mission et Travel Authorization ; o

Classement des dossiers

  • Faire un bon classement des dossiers par nature.

 


Competencies

Compétences et facteurs de réussite essentiels

  • Aptitude à effectuer diverses tâches et à gérer un volume de travail important, éventuellement en cas de contraintes de temps ;
  • Capacité d’adaptation et d’intégration rapide ;
  • Excellentes compétences dans l'utilisation des outils informatiques et logiciels (Microsoft Word, Excel) ; 
  • Capacité d'examiner les données, d'identifier et de proposer une solution ;
  • Excellente expression écrite et verbale ;
  • Esprit d’équipe et partage d’information
  • Partage de connaissances ;
  • Disponibilité et détermination constante à servir ;
  • Bonne conduite.


Required Skills and Experience

Education:

  • Etudiant en dernière année de Licence en Economie, Gestion, Comptabilité , Logistique ou Administration ou tout autre domaine connexe.

Experience:

  • Aptitude à travailler avec des logiciels informatiques et bureautique (MS Word, Excel).

Langue:

  • Maitrise du Français;
  • La connaissance de l’anglais sera un atout.

Conditions particulières:

  • Le PNUD ne me paiera pas pour mon stage et que tous les frais qui y sont liés doivent être pris en charge par moi ou l’institution qui me parraine ;
  • Le PNUD n'est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours de mon stage et que je dois, par conséquent, fournir une preuve de mon inscription à un régime d'assurance-santé ;
  • Il n'y a pas d'espoir d’emploi à la fin de mon stage ;
  • Le PNUD ne traite pas avec les autorités de l'immigration et que, par conséquent, je suis moi-même responsable d'obtenir les visas nécessaires. Le PNUD ne peut me soutenir que par la fourniture de la lettre d'invitation pour l'obtention des visas, si nécessaire.


UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


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